La flexibilidad que aporta una tarjeta de gastos empresariales es una de las principales ventajas de este tipo de instrumento de pago. Muchas organizaciones y empresas han decidido implementar tarjetas de débito o crédito con el objetivo de que se puedan utilizar en el día a día para satisfacer las necesidades de la empresa, o bien para utilizarla como tarjeta para viajes empresariales.
¿Qué otras ventajas supone disponer de una tarjeta de gastos en tu empresa? ¿Quiénes deberían tenerla y qué tipo de gastos podrían realizarse a través de ésta para asegurar el cumplimiento de tu política de compliance? Vamos a analizar todos estos aspectos, que no siempre están claros en muchas organizaciones.
¿Cuál es la función de una tarjeta de gastos empresariales?
Las tarjetas de gastos empresariales son una opción muy habitual para facilitar las operaciones que requieren el pago con tarjeta de débito o crédito. Se trata de un tipo de tarjeta que permite facilitar la gestión de gastos corporativos, ya que el personal puede utilizarla para realizar determinadas compras de suministros o realizar el pago de servicios.
Sin las tarjetas empresariales, muchas operaciones serían mucho más difíciles de llevar a cabo, ya que se requeriría realizar el pago en el momento de la compra y es muy probable que el personal no siempre esté dispuesto a anticipar el dinero para que posteriormente se le reembolse en la nómina. Además, es imprescindible ajustarse a la política de gastos corporativos y asegurar el cumplimiento de la normativa laboral en esta materia.
¿Cuáles son los beneficios de las tarjetas de gastos empresariales?
Utilizar una tarjeta de gastos de viaje permite una serie de ventajas que pueden ayudar a tu empresa a optimizar las operaciones, maximizar la transparencia y el control sobre los gastos, evitar el fraude y cumplir con la política de viajes corporativos.
Estos son los principales beneficios que podría obtener tu empresa si implantas una tarjeta de gastos para viajes corporativos.
Gestión de gastos simplificados
El proceso sería mucho más sencillo, ya que todas las operaciones aparecerían en la tarjeta bancaria, y las operaciones quedarían reflejadas en un software.
Conciliación automática de gastos
Los gastos de viaje y las operaciones bancarias asociadas a estos se podrían contabilizar automáticamente y realizar la conciliación bancaria entre gastos y movimientos, lo que ahorraría mucho tiempo a las personas de tu equipo.
Límites personalizados para cada tarjeta
Se pueden establecer unos límites de gasto para cada período de tiempo de manera flexible, de modo que se pueda tener el control sobre los gastos totales de cada viaje corporativo.
Optimización de recursos
Al realizar un mayor control de las operaciones bancarias, se pueden optimizar los recursos, ya que el límite estaría marcado por el presupuesto.
Reducción de riesgos de fraude
Puesto que las personas involucradas en los viajes corporativos deben realizar las compras a través de la tarjeta de la empresa, es mucho más difícil que puedan incurrir en un intento de fraude y cargar a la empresa gastos ajenos a las condiciones de la política de viajes de la empresa.
Integración con herramientas de gestión
La integración de las tarjetas bancarias con las herramientas de gestión facilita la supervisión y aprobación de los gastos, permite actuar con celeridad ante cualquier incidencia y ayuda a asegurar un flujo de datos ágil y eficaz entre los distintos departamentos involucrados, desde el área de contabilidad que debe contabilizar los gastos de viaje hasta el área de Recursos Humanos.
Cumplimiento normativo
Las tarjetas bancarias de empresa son una herramienta de gran ayuda para garantizar el cumplimiento normativo en los gastos de viaje.
Gracias a éstas podrás tener un mayor control y transparencia en las operaciones, así como realizar un seguimiento eficaz de la trazabilidad de las transacciones para garantizar el cumplimiento normativo y poder desgravar las deducciones que correspondan, con las facturas y tickets que justifiquen las operaciones.
Mayor responsabilidad y productividad por parte de las personas empleadas
Crear tarjetas de empresa para tu equipo es una manera de darles confianza, responsabilidad y autonomía, ya que estos tendrán una mayor flexibilidad a la hora de realizar las operaciones necesarias para lograr los objetivos que se les han marcado, y reducir así los trámites, la burocracia y las largas esperas a la hora de solicitar transacciones.
¿De qué manera un software de gestión de viajes puede ayudar a controlar las tarjetas de empresa?
Un software de gestión de viajes puede ser una herramienta de gran utilidad para controlar y optimizar el uso de las tarjetas de empresa. A través de este tipo de solución, es posible centralizar, automatizar y supervisar todos los gastos vinculados a los viajes corporativos.
Esto permitiría en primer lugar mejorar la organización de los viajes de negocio, estableciendo un presupuesto límite a partir del cual ya no se pueda utilizar la tarjeta, de manera que la organización pueda mantener los gastos bajo control y asegurar la rentabilidad del viaje.
Por otra parte, el hecho de que las operaciones se paguen con tarjeta bancaria hace que todo resulte mucho más transparente y haya un mayor control de los gastos de viaje que si se utilizara efectivo, donde es mucho más difícil verificar a qué se ha destinado el presupuesto y si ha habido intentos de fraude.
El software de gestión de viajes corporativos permite también realizar un seguimiento y análisis de los gastos de viaje, comparar si las operaciones realizadas se corresponden con la política de viajes corporativos y si se cumplen los límites en aspectos como hospedaje o transporte.
Por otra parte, este tipo de software de gestión facilita la gestión de los reembolsos, ya que se integra con el sistema de nómina, de manera que permite automatizar el cálculo de los gastos reembolsables para cada persona empleada. Además, también se integra con la solución de gestión contable, lo que facilita la contabilización automática de las facturas de gasto y las operaciones bancarias.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer de primera mano la solución ZTravel, para la gestión de tus gastos de viaje, de manera que puedas centralizar la planificación y gestión de viajes en una herramienta y controlar las operaciones para optimizar el gasto y maximizar la rentabilidad y el bienestar de tu personal.
