Los viajes de negocios son una parte esencial de las operaciones de una empresa, pero su gestión financiera puede ser todo un desafío. Controlar los gastos durante estos viajes es fundamental para mantener las finanzas de la empresa bajo control y evitar gastos innecesarios.
Un aspecto que hay que tener en cuenta es que mejorar el control de los medios de pago en los viajes corporativos puede ayudar a una mejor administración de los recursos, mayor transparencia, menor riesgo de fraude y una maximización de la eficiencia operativa.
A lo largo de este artículo te mostraremos diversas estrategias y herramientas que pueden ayudarte a gestionar de manera más efectiva los pagos en los viajes de negocios. Acompáñanos para descubrir cómo mejorar la gestión financiera de tus viajes corporativos con la ayuda de un software de control de gastos.
¿Por qué es importante mantener un control de los pagos realizados en viajes de negocios?
El control de los pagos realizados durante los viajes de negocios es esencial para asegurar que los gastos se gestionen de manera eficiente y dentro del presupuesto establecido.
Mantener un registro adecuado es clave para evitar que haya gastos excesivos o no autorizados en la empresa. Además, facilita el proceso de reembolso, la conciliación de cuentas y la auditoría financiera.
Ten en cuenta además que es de vital importancia hacer un buen control de los pagos si quieres poder mejorar la toma de decisiones sobre la gestión de viajes y maximizar el retorno de la inversión en cada desplazamiento.
¿Qué tipos de medios de pago en viajes de negocio existen?
Con la evolución de la tecnología, las empresas tienen a su disposición una amplia gama de medios de pago para gestionar los gastos durante los viajes de negocios. Estos métodos, entre los que se encuentran las Smart Cards, el Open Banking y la facturación electrónica, son fórmulas cómodas, seguras y precisas para tener el gasto bajo control.
A continuación, te mostramos algunos de los medios de pago más utilizados.
Smart Cards
Las Smart Cards son tarjetas inteligentes que permiten realizar pagos de manera rápida y segura. Están diseñadas con un chip que garantiza la protección de la información durante las transacciones, que se pueden llevar a cabo de manera segura.
Las Smart Cards permiten, además, la integración con sistemas de gestión financiera, lo que facilita el seguimiento y la conciliación de gastos.
Ventajas de las Smart Cards en viajes de negocio
Las Smart Cards ofrecen múltiples ventajas para las empresas en sus viajes de negocios, entre las que cabe destacar las siguientes:
- Facilidad de uso
- Seguridad en las transacciones
- Reducción del riesgo de fraude
Al contar con un sistema integrado, las Smart Cards permiten un control detallado de todos los gastos. Además, se generan informes automáticos que ayudan a simplificar la contabilidad y los procesos de auditoría.
Open Banking
El Open Banking es una tendencia muy habitual en las empresas y consiste en la integración de diferentes servicios financieros a través de plataformas abiertas.
Mediante APIs, las empresas pueden conectar sus cuentas bancarias con aplicaciones de terceros, lo que permite hacer un seguimiento de los pagos en tiempo real. Estas aplicaciones permiten ver, por ejemplo, la naturaleza de los distintos pagos vinculados a los viajes de negocios, de manera que puedas visualizar claramente a qué corresponde cada partida, desde la prima del seguro de viajes para empresas hasta los gastos de pernoctaciones, transporte y alimentación en los que se haya incurrido.
¿Cómo beneficia a las empresas en viajes de negocio?
El Open Banking permite a las empresas una serie de ventajas, por lo que es uno de los medios de pago en viajes de negocio que hay que tener en cuenta. Entre otras ventajas, te permite:
- Tener un control más efectivo de los pagos, ya que proporciona acceso directo a datos bancarios.
- Facilitar la conciliación de gastos, que se puede hacer de manera sencilla y sin que tener procesar grandes cantidades de datos
- Realizar pagos de manera instantánea y rastrear todos los movimientos en tiempo real.
- Obtener informes rápidos y precisos para facilitar la toma de decisiones
Facturación electrónica
Por último, tenemos que hablar de la facturación electrónica. Se trata de otro medio muy útil y popular a la hora de gestionar los pagos en los viajes corporativos. La transformación digital de la empresas ha motivado que muchas organizaciones opten por esta vía.
A través de la facturación electrónica, todas las facturas y recibos de los gastos realizados durante el viaje se emiten en formato digital, lo que agiliza el proceso de registro y evita errores humanos.
En algunas ocasiones, el pago se realiza en remoto desde la oficina de la empresa y no es el personal que está de viaje quien tiene que hacerse cargo de las operaciones. En otras, se efectúa un reembolso de los gastos que se aplica en la nómina de la persona trabajadora, de acuerdo con la legislación y la política de viajes corporativos.
¿Cómo la facturación electrónica facilita el registro de pagos en viajes de negocio?
La facturación electrónica simplifica la recopilación y el registro de los pagos, ya que permite almacenar de manera segura todas las facturas en un formato accesible y organizado.
Además, al estar integrada con sistemas de contabilidad, facilita la conciliación de los pagos con los presupuestos de la planificación del viaje y permite mejorar la eficiencia en los procesos administrativos y financieros.
Códigos QR
El uso de códigos QR para realizar pagos es cada vez más común, y también a la hora de gestionar pagos durante los viajes de negocios.
Los códigos QR permiten realizar pagos rápidos mediante un sencillo escaneo del código, por lo que no se requiere usar efectivo o tarjetas físicas.
Ventajas de los códigos QR en pagos de viajes de negocio
Utilizar este método permite una serie de ventajas importantes:
- Permite realizar un pago ágil y eficiente, especialmente si el personal de la empresa no cuenta con tarjetas bancarias
- Facilita la rapidez en las transacciones, ya que reduce el tiempo dedicado a los pagos y mejora la experiencia de la persona que viaja por negocios
- Es fácil de rastrear y se puede integrar con el sistema de control de gastos
¿Qué tipos de software existen para optimizar el control de medios de pago en viajes de negocio?
El control de los medios de pago en viajes de negocio suele realizarse con diferentes tipos de software, generalmente un software de gestión de gastos de viaje, con el que puedas gestionar tarjetas y tener el control de todo el backoffice.
Nuestro consejo es que planifiques tus viajes corporativos y los gastos derivados a través de un software de gestión de viajes, como ZTravel.
A través de este tipo de herramienta, puedes hacer una gestión eficiente de los medios de pago utilizados en los viajes de negocio. Esto te permitiría automatizar los procesos de reembolso en las nóminas del personal, disponer de toda la documentación contable para aplicar las deducciones necesarias o generar informes de gastos.
Con este tipo de solución, podrás además establecer los medios de pago asignados para cada gasto, mantener un control estricto sobre los límites presupuestarios y simplificar la gestión financiera, de manera que puedas asegurar la eficiencia y la rentabilidad en la asignación de recursos para viajes de negocios.
