Un sistema de punto de venta hotelero (TPV o POS) es una herramienta tecnológica que gestiona transacciones de ventas y servicios dentro del hotel. Su importancia radica en la integración con otros sistemas del hotel, como el PMS, lo que permite una gestión más eficiente.
Este sistema no solo facilita el cobro y la facturación, sino que también actualiza inventarios en tiempo real, genera informes detallados y optimiza las operaciones. Automatiza procesos como la facturación, el control de inventario y la gestión de datos. Además, mejora la experiencia del huésped al agilizar pagos y reducir errores.
Importancia de la conexión entre el punto de venta (POS) de tu hotel y tu PMS
La conexión entre el sistema de punto de venta (POS) y el sistema de gestión hotelera (PMS) es esencial para mejorar la eficiencia operativa. Al sincronizar ambos sistemas, los cargos realizados en el POS, como alimentos y bebidas, se reflejan automáticamente en la cuenta del huésped en el PMS, facilitando una facturación precisa. Esta integración también actualiza en tiempo real el inventario y centraliza los informes financieros.
La comunicación bidireccional entre el POS y el PMS mejora la gestión de datos, agiliza el proceso de pago y optimiza la experiencia del huésped. También funcionalidades destacadas que ponen en valor la conexión entre el POS y el PMS son:
- Gestión de múltiples ubicaciones: centraliza la facturación de todos los puntos de venta, facilitando la administración y mejorando el control financiero en hoteles con varias áreas de servicio.
- Integración con sistemas de fidelización: mejora la retención de clientes al permitir que los huéspedes acumulen puntos o beneficios, impulsando la repetición de visitas y el crecimiento del negocio.
- Capacidad de realizar cargos post-checkout: permite realizar cargos adicionales después de que el huésped haya dejado de hospedarse el hotel, asegurando todos los ingresos y evitando pérdidas por consumos no registrados.
- Notificaciones automáticas: proporciona alertas automáticas al personal administrativo sobre transacciones clave, como cargos elevados o errores, ayudando a prevenir problemas y gestionarlos de inmediato.
- Informes centralizados y análisis: la integración permite generar informes financieros detallados basados en datos en tiempo real, como pudieran ser, informes de producción por departamento, informes desglosados por tipos de concepto, o informes por tipo de producto, facilitando la toma de decisiones estratégicas y optimizando las operaciones para aumentar la rentabilidad.
Cómo facilita tu día a día la conexión entre tu punto de venta (POS) y tu PMS
La conexión entre el punto de venta (POS) y el sistema de gestión hotelera (PMS) facilita el día a día del personal al aumentando la velocidad de procesos como la facturación rápida y precisa de servicios, evitando errores manuales. El control en tiempo real del inventario permite gestionar mejor los recursos y evitar faltantes.
Del mismo modo, el control en tiempo real de la cuenta del huésped permite respetar límites de crédito pudiendo evitar cargar de más en la cuenta de huésped. También genera informes detallados que optimizan la toma de decisiones y simplifican el análisis de ventas.
Para los huéspedes, agiliza el proceso de pago, reduciendo esperas y mejorando su experiencia. En conjunto, estas funciones hacen que las operaciones sean más fluidas y eficientes, mejorando el servicio.
Otros puntos que facilitan el día a día en el hotel gracias a la conexión entre POS y el PMS son:
- Gestión unificada de promociones y descuentos: los camareros pueden aplicar promociones y descuentos de manera automática, evitando errores y asegurando coherencia en todos los puntos de venta.
- Actualización de tarifas y productos en tiempo real: los camareros siempre tendrán acceso a información actualizada de precios, menús y disponibilidad de productos, evitando malentendidos con los huéspedes.
- Asignación automática de comisiones: facilita la gestión de comisiones para los empleados, calculando automáticamente sus ganancias en función de las ventas realizadas.
- Historial de transacciones: permite a los camareros revisar rápidamente las transacciones anteriores del huésped para resolver disputas o confusiones de manera eficiente.
Conclusión
Un punto en venta (POS) es una herramienta que agiliza mucho la productividad, ya sea de cara al establecimiento, o de cara al huésped, pero también de cara a la persona que utiliza ese punto de venta en sus manos, le permite agilizar su trabajo y poder hacer más, en el mismo tiempo.
Si además le añadimos una conexión directa con el PMS del hotel entonces esa agilidad se ve respaldada por un dato único que siempre queda reflejado en el historial de ventas y en la cuenta del huésped.
Y, además, todo ello se multiplica con la posibilidad de generar los informes detallados que facilitan el el planteamiento de una estrategia de crecimiento del negocio. La conexión entre tu PMS y tu solución POS no solo te ayudan a tu trabajo diario, sino a mejorar de cara al mañana.
