Una Solicitud de Propuesta (RFP) es una herramienta fundamental para los hoteles que desean adquirir nuevos productos, sistemas o servicios, como los Sistemas de Gestión de la Propiedad (PMS).
Sirve tanto de documento como de proceso estructurado que permite a las organizaciones recopilar y evaluar información de varios proveedores.
Al articular claramente los requisitos y expectativas del hotel, una RFP ayuda a garantizar una evaluación completa y justa de las posibles soluciones, sobre todo al seleccionar un PMS.
Este proceso no sólo ayuda a identificar las ofertas más adecuadas, como un PMS, sino que también facilita la toma de decisiones y la negociación con conocimiento de causa.
Para los hoteles que se embarcan en el viaje de la RFP, comprender su propósito y estructura es esencial para navegar con éxito por el proceso de selección de proveedores.
¿Una RFP es un documento o un proceso?
Es ambas cosas.
Sí, una RFP es un documento -un cuestionario- que busca información sobre un producto, sistema o servicio disponible.
También es un proceso de recopilación y evaluación de información en varios pasos, específicamente estructurado.
Una RFP solicita información a la organización emisora (como un hotel o un grupo hotelero) sobre los detalles del producto o sistema, como un PMS o un servicio ofrecido por varios vendedores de la competencia. Permite a esa organización comparar no sólo los productos de esos proveedores, sino también todos los servicios que los acompañan -implantación y formación, asistencia al usuario, etc.- y sus precios propuestos.
Estructura de la RFP ideal
La RFP ideal comienza explicando claramente los detalles del negocio de la empresa emisora y las razones de su interés por conseguir este tipo de producto, en particular un PMS.
Describe los requisitos actuales de funcionalidad del producto, sistema o servicio, junto con las expectativas futuras al respecto.
Una vez redactado, revisado y aprobado dentro de la organización, el documento de RFP está listo para su distribución a los proveedores precalificados.
Detallar las respuestas de los proveedores
La RFP pide a cada proveedor que la ha recibido que describa detalladamente su producto.
Cuando se proporciona ese nivel de detalle en las respuestas de los vendedores, el hotel o grupo hotelero puede determinar la idoneidad de cada producto propuesto.
Mediante esta evaluación de la idoneidad, el emisor de la RFP puede entonces identificar los productos que desea examinar con mayor detalle.
La respuesta detallada a la RFP hace avanzar el proceso de selección, negociación e implementación de forma informada y eficaz.
Importancia del documento de solicitud de propuestas
El documento de RFP es la herramienta central de recopilación de información en el proceso de RFP.
Prepara a los proveedores receptores para comprender las necesidades del emisor, como las relacionadas con un PMS, y para adaptar sus respuestas a las muchas preguntas que plantea la RFP de forma precisa e informativa.
Formatos de solicitud de propuestas
Han surgido varios formatos de RFP: algunos buscan respuestas detalladas tipo texto, otros se limitan a buscar respuestas “Sí/No” o puntuaciones “0-5” en una hoja de cálculo.
Creemos que el formato de texto es el más útil, ya que proporciona información significativa y permite un análisis en profundidad del producto de cada proveedor.
Este formato también permite una comparación eficaz de las características y funciones, los servicios de soporte y los precios propuestos.
Estructura estándar de la RFP
La estructura del cuestionario de la RFP es relativamente estándar.
Se explica, y en el Kit de la RFP que puedes descargarte se ofrecen ejemplos de una presentación del emisor, la explicación del requisito y ejemplos de preguntas.
Esperamos que te resulte útil.
Puedes descargarte la Guía Shiji RFP y las plantillas de soporte a continuación:
Guía para la solicitud de propuestas – Archivo PDF
Tarjeta de puntuación de la RFP – Archivo Excel
Plantilla RFP – Archivo Word
