La gestión documental es un elemento estratégico que las organizaciones deben mantener bajo control. Es necesario evolucionar de los sistemas de gestión documental tradicionales, basados en documentos en papel, hacia un modelo paperless que ponga la gestión digital como la clave para el almacenamiento de los datos de la empresa.
Para hacer una gestión digital documental, es muy importante contar con el programa de gestión de documentos adecuado. Tiene que ser una herramienta que permita controlar la trazabilidad de los registros y cuidar la seguridad de los datos de la empresa. Además, debe facilitar la integración con el resto de herramientas de la empresa para funcionar de manera óptima.
A continuación vamos a mostrarte qué es un programa de gestión documental y cuáles son los beneficios de implementarlo en tu empresa.
¿Qué es un programa de gestión documental?
Un sistema de gestión de documentos es una herramienta que permite registrar, almacenar y clasificar todos los documentos de la empresa de manera ordenada y digital. Es una herramienta que facilita la rápida localización y consulta de cualquier documento y facilita la comunicación de la empresa.
Este tipo de herramientas puede formar parte de una solución más completa, como un programa de gestión de despachos, con el que puedes centralizar toda la información mercantil, contable, fiscal y laboral de tus clientes. También puede formar parte de una solución ERP que te permita tener el control de todos los documentos que entran o salen de tu empresa, de manera que puedas registrar todos los datos en un solo lugar.
¿Cuáles son las funciones de un programa de gestión documental?
Un programa de gestión de documentos es una herramienta digital con la que puedes almacenar todos los documentos de tu empresa. No sólo es que los documentos se ubiquen en un solo software, sino que son fácilmente localizables, se puede observar la fecha de registro, si ha habido modificaciones y qué usuario los ha modificado, entre otros aspectos.
Éstas son algunas de las funciones principales de un software de gestión de documentos para empresas.
Almacenamiento de documentos
En primer lugar, el software de gestión documental te permite tener todos tus documentos almacenados de forma digital. Esto es importante a la hora de hacer una gestión de proveedores ágil y sencilla, ya que podrías tener los contratos y documentos que estos te envíen almacenados en una sola herramienta.
Colaboración en tiempo real
La gestión de documentos en modo digital te permite favorecer la colaboración a la hora de trabajar en tu empresa. Por una parte, puede haber una mayor y mejor comunicación entre departamentos, y por otro lado, facilitas que las personas puedan trabajar de manera remota.
Seguimiento y control de versiones
El control de la trazabilidad de documentos es un aspecto de gran relevancia. El programa de gestión documental te ayuda a hacer un seguimiento adecuado de los documentos. Registra la fecha de creación, las modificaciones, las visualizaciones o los usuarios que han accedido a un documento o han realizado cualquier cambio, de manera que no dejes lugar al fraude o se produzcan confusiones de cualquier tipo.
Firma digital
Una de las funciones del programa de gestión de documentos es facilitar la firma y envío de documentos a nivel interno. Por ejemplo, imagina que pudieras enviar la nómina digital a las personas de tu plantilla y que éstas pudieran firmarla digitalmente, sin necesidad de imprimir el documento. Esto es posible con una solución de gestión documental para RRHH o sistema de nómina.
Organización
Otra de las funciones clave de un software de gestión de documentos es facilitar la organización de la información. Los datos no estarán dispersos en distintos ordenadores o espacios de almacenamiento, sino que estarán centralizados y correctamente clasificados en un software accesible desde cualquier lugar para las personas de la empresa que cuenten con los permisos adecuados.
Beneficios de un programa de gestión documental
Veamos cuáles son los principales beneficios de utilizar un programa de gestión documental para empresas.
Rapidez y eficiencia en la gestión
Uno de los principales beneficios de utilizar un programa de gestión de documentos es que puedes localizar cualquier documento de manera más rápida y ágil. Cuando hablamos de asesorías y despachos, es muy importante utilizar un programa de gestión de documentos para controlar las notas de gastos, ya que de esta forma evitarás que los documentos se pierdan o no se tengan en cuenta y puedas luego tenerlos en cuenta a la hora de hacer las liquidaciones de impuestos.
Aumenta la seguridad de los datos
El software documental te permite potenciar la ciberseguridad en tu empresa, ya que te ayuda a guardar la confidencialidad e integridad de los datos que te proporcionan clientes, proveedores y personas empleadas.
Cumple con los requisitos regulatorios y legales
Las empresas tienen que ajustarse a los requisitos de la normativa europea y nacional de protección de datos, por lo que contar con este tipo de software puede ser de gran ayuda para sistematizar los procesos en la gestión de la información de tu empresa.
Ayuda a reducir costes
El modelo de gestión digital de documentos ayuda a reducir costes en papel, pero también mejora la eficiencia operativa de la organización. Al mejorar la colaboración entre departamentos y profesionales, es también una herramienta eficaz para la mejora de la productividad y la optimización de los costes.
¿Por qué es importante contar con un programa de gestión documental?
Vivimos en un tiempo en el que las empresas tienen que adaptarse si quieren seguir siendo competitivas. No tiene sentido actualmente dejar de lado el potencial de los datos como base para el buen funcionamiento de una organización. Hay que garantizar la máxima interconectividad para que las personas puedan trabajar en remoto. Además, debemos concienciarnos de la importancia de la ciberseguridad para proteger la reputación de nuestra marca y cumplir con la legislación.
En este sentido, es de gran importancia que tu empresa cuente con la solución de software de gestión documental adecuada para adaptarse a la era digital y decir adiós al papel. Por su parte, en el caso de asesorías y despachos que trabajan con múltiples clientes, una herramienta de gestión documental es esencial para favorecer una comunicación fluida y un control adecuado de los documentos legales, fiscales, bancarios, laborales o mercantiles que es necesario conocer para llevar a cabo las autoliquidaciones de impuestos o el pago de las nóminas.
