Sistema de gestión de almacenes: qué es
Una solución SGA o software de gestión de almacenes es una herramienta diseñada para la gestión de todos los procesos de almacén: entrada y salida de mercancías, identificación y etiquetado de productos, picking y embalaje, gestión de unidades y lotes, control de la documentación y gestión del inventario permanente, entre otros procesos.
Toda empresa que disponga de un almacén, sea de tamaño pequeño, mediano o grande, puede necesitar un software SGA para gestionar todos los procesos y poder disponer de un inventario fiable, actualizado y que refleje de manera precisa los productos físicos de los que dispone la empresa. Lo correcto es que los operarios de almacén puedan localizar, identificar y extraer cualquier mercancía de manera óptima y ágil, de forma que se puedan servir los pedidos, o que cuando se adquieran o se fabriquen nuevas existencias, se pueda disponer de un registro en el que tener almacenada toda la documentación.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacenes?
Un software de gestión de almacenes está diseñado para controlar todos los procesos de logística y almacén que se llevan a cabo en la empresa, mucho más allá del control de inventario.
Dispone de diferentes áreas de funcionamiento o módulos, con las que se puede organizar el trabajo en almacenes, decidir la localización de las mercancías o controlar la estrategia para los desplazamientos de éstas.
Concretamente, el software de almacén permite en primer lugar registrar la llegada de productos y validar las cantidades, lotes, fechas de caducidad y estado. A través de códigos de barras, RFID o QR, se puede agilizar este proceso o incluso automatizarlo para evolucionar hacia un almacén inteligente, que permitan reducir los tiempos de gestión.
Con el SGA-WMS, se puede decidir automáticamente dónde se ubicará cada producto, considerando elementos como la rotación de mercancías, el tamaño y el peso, la compatibilidad de productos y las ubicaciones exactas de las mercancías para optimizar los procesos.
Además, se trata de una herramienta clave para controlar el stock en tiempo real, evitar situaciones de falta de stock o exceso de mercancías, controlar lotes, series y fechas de caducidad y gestionar inventarios cíclicos sin parar la operación.
El software de gestión de almacén cuenta con funcionalidades para la gestión del picking por pedidos, olas o zonas, en el órden más óptimo para la empresa. Esto te permitirá reducir los recorridos y evitar errores humanos. Finalmente, un SGA-WMS cuenta con funcionalidades para actualizar el inventario automáticamente y confirmar la salida de cada pedido de manera rápida y sencilla, gestionando etiquetas, documentos y todo lo necesario para que los envíos se realicen correctamente.
Componentes clave de un sistema de gestión de almacenes
Un sistema de gestión de almacenes puede tener múltiples funcionalidades, pero hay 4 elementos que son determinantes para que sea una herramienta que aporte el máximo valor a tu organización.
Gestión de inventario y control de stock
Esto es determinante, ya que una gestión de inventario eficaz te permite adaptarte a la demanda y ser más competitivo. Siempre dispondrás de las mercancías que necesitan tus clientes y podrás evitar errores de inventario que puedan perjudicar a tu estrategia de compras o generar insatisfacción en los clientes.
Preparación de pedidos y expediciones
El software de gestión de almacén es clave para controlar el proceso de picking o preparación de pedidos, como antes se indicaba. Es la clave para que puedas realizar las expediciones correctamente y sin errores, con las etiquetas y documentación necesaria, de manera que el producto pueda llegar al cliente.
Trazabilidad y seguimiento de mercancías
Con un programa de gestión de almacenes, tu empresa podrá realizar un seguimiento eficaz de las mercancías y tener un control total de la trazabilidad, de manera que se pueda gestionar rápidamente cualquier incidencia.
Gestión de ubicaciones y reposición
El software SGA-WMS debe permitirte gestionar la colocación de las mercancías en pasillos y estanterías, así como informarte de manera automática de la necesidad de reposición de productos para que el almacén pueda disponer siempre de stock en el tiempo justo.
¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema de gestión de almacenes?
Implantar un software de gestión de almacén permite tener un control completo de almacén, mejorar la eficiencia, optimizar tus costes y facilitar la gestión de flujo de mercancías. Con esto podrás disponer también de una herramienta escalable que crecerá paralelamente a tu empresa.
Mayor control del inventario
Podrás hacer un control de inventario permanente, asegurándote de que éste permanece siempre actualizado. Esto te permitirá servir los pedidos y asegurar la disponibilidad, hacer la gestión de stock, marcar niveles de stock mínimo y máximo y optimizar los procesos administrativos.
Mejora de la eficiencia operativa
Trabajar con un software SGA hará que tu equipo sea más productivo, ya que la información está centralizada y los distintos responsables de cada área podrán acceder a ella en tiempo real. Esto permitirá minimizar los errores y asegurar un mejor funcionamiento de tu almacén.
Reducción de costes logísticos
Los errores en las expediciones o la mala gestión de almacén dan lugar a que se produzca un aumento de los costes. Una herramienta de gestión empresarial como el SGA produce exactamente el efecto contrario, ayudando a que puedas optimizar los gastos excesivos derivados de problemas como el exceso de almacén o las roturas de stock, así como la falta de productividad debido a la carencia de tecnología.
Optimización del flujo de mercancías
El software de almacén es esencial para optimizar la entrada y salida de mercancías. Lleva una gestión de inventario permanente, sin errores y siempre actualizada. Asegúrate de que no se producen roturas de stock, ni un exceso de mercancías ocupando espacio en tu almacén.
Flexibilidad y escalabilidad
Gestiona tu almacén de forma automatizada, flexible y escalable, con procesos personalizados que se adapten a las necesidades de tu empresa, te ayuden a reducir los tiempos y mejorar la eficiencia en cada fase, desde la entrada de mercancías hasta la carga en los camiones.
Tipos de sistemas de gestión de almacenes
Existen muchos tipos de herramientas de gestión de almacén, por lo que es vital informarse de que estamos implementando la solución adecuada a nuestras necesidades.
Lo esencial en todo caso es que optes por un software que te ofrezca la flexibilidad y funcionalidades que necesita tu negocio. Mejorar la gestión de almacén con un programa SGA requiere que éste se adapte a las particularidades de tu negocio, mediante una programación flexible que facilite la personalización.
SGA integrado con ERP
Otra forma de clasificar los software SGA es según las funcionalidades de las que disponen. Hay módulos de gestión de almacén que forman parte de los sistemas ERP y que en muchos casos pueden ser muy básicos. La gestión de almacén con un ERP puede ser la opción más rápida para las pymes o industrias de pequeño tamaño que no requieren un sistema específico.
SGA avanzado (WMS)
Hay soluciones SGA-WMS ampliamente avanzadas que facilitan la gestión multi-almacén y multi-idioma, facilitando todos los procesos de las empresas e integrándose con tu software ERP y software MES de planificación y control de la producción.
Software MES
En el caso de muchas industrias, la gestión de almacén se realiza desde un módulo integrado en el software MES de control de la producción, ya que la gestión de inventario y materias primas está ligada a los procesos productivos.
¿Cuáles son los pasos a considerar antes de elegir un SGA?
En primer lugar, debes considerar las principales necesidades que tiene tu empresa en este momento en el área de almacén. Es muy probable que estés utilizando tecnología obsoleta o herramientas cuya función no aporta un alto valor para la gestión de almacenes. La función del SGA almacén puede ayudarte a que puedas gestionar todos los procesos de almacén de manera eficiente.
Es esencial informarse y recibir el asesoramiento adecuado a la hora de implementar un software SGA, ya que se trata de una decisión estratégica de gran relevancia, que tendrá un impacto en el futuro y la competitividad de tu negocio.
Lo ideal es poder trabajar con un partner tecnológico que te ofrezca una solución SGA que se integre con otros programas de gestión empresarial y te aporte un servicio de soporte rápido y personalizado.
¿Es posible integrar un SGA con otras áreas de la empresa?
Sí, este tipo de software se puede y se debe integrar con otras herramientas de software de gestión, como el sistema ERP.
Para integrar un software SGA y una herramienta ERP, hay distintas estrategias. Hay empresas que invierten en soluciones a medida, lo que por desgracia puede resultar demasiado costoso y poco escalable a largo plazo. Tienes también la posibilidad de utilizar un sistema ERP que incluya algunas funciones de gestión de almacén, aunque esto no siempre es la opción ideal para empresas de tamaño medio o grande.
Lo ideal es que puedas trabajar con un partner tecnológico que te proporcione una solución ERP y un software SGA compatibles entre sí, que puedan intercambiar datos de manera ágil y efectiva y que permita así un mejor funcionamiento de todos los procesos de almacén.
¿Cómo elegir el mejor sistema de gestión de almacenes para tu empresa?
Si eres gerente o director general de una empresa, debes ser consciente de esta realidad. Todo negocio que maneje productos debe dar una importancia esencial a la manera de gestionarlos, ya que la pérdida o deterioro de tus activos supone inevitablemente una reducción de tus ingresos. Por otra parte, tienes que hacer un uso adecuado de los recursos, ya que si no dispones de suficiente espacio en el almacén, o el espacio está desaprovechado, también estás perdiendo dinero.
Lo ideal es, en primer lugar, evaluar las necesidades reales de tu negocio, de manera que sepas si necesitas un ERP con gestión de almacén, o bien un software SGA-WMS para un control más avanzado de todos los procesos internos. En cualquier caso, la escalabilidad, flexibilidad, personalización e interfaz de tu software tienen que ser factores esenciales a la hora de determinar el programa con el que vas a trabajar.
¿Cómo el software SGA de Zucchetti puede ayudarte?
La solución SGA-WMS de Zucchetti Spain es la solución perfecta para lograr la mayor eficiencia de costes en tus almacenes. Mejora la operativa de almacén y transforma tus procesos internos para evitar retrasos y errores que puedan generar descontento en tus clientes.
Este software de gestión te permite controlar ubicaciones, gestionar almacenes, depósitos y delegaciones, gestionar stock, inventarios rotativos, documentación y etiquetado de productos, así como optimizar el picking y las rutas de almacenamiento. Es la herramienta clave para una gestión integral de almacén y se integra con terminales de radiofrecuencia o sistemas de automatización para que puedas dar un paso adelante en tu competitividad.
Te invitamos a conocer más de cerca el software SGA-WMS de Zucchetti y potenciar así la rentabilidad y reputación de tu negocio en el mercado.
