¿Qué es el Duty of Care?
Consiste en la obligación legal y ética de las empresas de cuidar de las personas trabajadoras durante los viajes corporativos. Esto implica evaluar los riesgos del destino y los medios de transporte, tomar medidas proactivas para prevenirlos y mitigarlos, proporcionar seguros de viaje y disponer de un protocolo de actuación diligente en caso de cualquier emergencia.
¿Por qué es importante el Duty of Care?
El cumplimiento del Duty of care es un aspecto esencial en la gestión de la movilidad empresarial por razones legales, éticas y operativas. A continuación te mostramos algunas razones por las que sí o sí tu empresa debería adoptar un enfoque proactivo en el cuidado del personal.
Protección legal y moral
Las personas que se desplazan para realizar un servicio a la empresa deben estar amparadas legal y moralmente en las tareas que realizan. Esto implica tener el apoyo corporativo de la organización durante todo el proceso, desde el desplazamiento al lugar de destino hasta el regreso.
Reducción de riesgos operativos
El deber de cuidar al personal implica tener en cuenta los riesgos operativos del desplazamiento. Esto requiere, por ejemplo, considerar los medios de transporte más adecuados, si se va a optar por transporte público, vehículos de la empresa el alquiler de coches en viajes de negocios.
También es esencial determinar las rutas que se van a seguir y asegurar que las personas dispongan de capital para cubrir los gastos o actuar ante cualquier emergencia de salud que pueda afectar a una persona empleada durante el viaje. Muchas empresas están utilizando soluciones de gestión que permiten reducir la huella de carbono en viajes de negocios.
Mejora de la moral y productividad de los empleados
Tener a tu personal contento con la manera en la que se comporta la empresa durante la gestión de viajes corporativos ayudará a motivar a las personas empleadas a sentirse más comprometidas con la organización y ser más productivas.
Respuesta rápida y eficiente en emergencias
Es de vital importancia dar una respuesta rápida ante cualquier emergencia que afecte a una persona empleada durante un viaje de negocios. Ten en cuenta que si el problema surge durante el desplazamiento o en el lugar de destino, se trata de un accidente laboral y tu empresa debe aplicar los protocolos correspondientes.
Retención de talento
La fidelización del talento es clave para tener una plantilla cohesionada, motivada y dispuesta a ir a cualquier parte para dar un servicio a la empresa. Es de gran importancia cuidar del personal que muestra tan alto nivel de compromiso al desplazarse a ferias, congresos, actividades o visitas a clientes.
Elementos clave de un plan de Duty of Care
El cuidado de las personas empleadas o Duty of Care se compone de una serie de elementos que la empresa debe manejar de manera proactiva: antes, durante y después del desplazamiento por negocios.
Antes del viaje
La empresa debe velar por la seguridad del personal, contratando los seguros de viaje correspondientes, los alojamientos y los medios de transporte necesarios para la gestión de la actividad. También disponer de un plan de viajes corporativo bien diseñado, que tenga en cuenta la forma en la que se va a actuar en caso de emergencia y los procedimientos para ello.
Durante el viaje
Durante el viaje, la empresa no puede desentenderse, ni de los aspectos operativos, ni financieros. Es esencial habilitar canales de comunicación que permiten una respuesta rápida y diligente por parte de los responsables, de forma que se pueda actuar con eficacia ante cualquier incidencia. También es esencial disponer de herramientas que permitan contabilizar los kilómetros recorridos de los vehículos de empresa para automatizar el control del gasto y que, en caso de que el personal haya adelantado el gasto en combustible, aplicar los reembolsos correspondientes.
Después del viaje
Después de un viaje de negocios, la empresa sigue teniendo una responsabilidad en lo que respecta a cuidar a su personal. Esto supone, sin ir más lejos, atender a los aspectos financieros, como el reembolso de gastos de viaje, pero también facilitar la gestión de cualquier emergencia que tenga consecuencias posteriores al desplazamiento.
El papel de la tecnología en el Duty of Care
Las nuevas tecnologías desempeñan un rol clave en el cumplimiento de las obligaciones éticas y legales de las empresas en los viajes corporativos. Hay 3 elementos que están permitiendo a las organizaciones ser mucho más eficientes, transparentes y cuidadosas con el bienestar del personal.
Software de gestión especializado
Cada vez más empresas utilizan un software de gestión de viajes para supervisar, monitorizar y gestionar los viajes de negocios, facilitando el control de todos los aspectos del viaje.
Uso de la inteligencia artificial en la gestión de flotas
El uso de herramientas con IA facilita la gestión de flotas de vehículos para que los viajes corporativos se puedan desarrollar con más eficiencia y reducir los riesgos para el personal.
Soluciones en la nube para gestionar flotas remotamente
Un software de gestión de flotas de vehículos te permite planificar las rutas de manera inteligente para reducir el tiempo en carretera y tomar mejores decisiones empresariales.
Esto es clave para poder controlar también los gastos de kilometraje y poder medirlos de manera precisa, así como para conocer la ubicación en todo momento de los vehículos de tu empresa, lo que es muy útil si hubiera cualquier emergencia.
¿Cómo ZTravel facilita el cumplimiento del Duty of Care?
La solución de software de gestión de viajes corporativos, ZTravel, es la mejor herramienta para ahorrar tiempo, facilitar la coordinación y cumplir con todos tus deberes éticos y legales en lo que respecta al Duty of Care.
Esta herramienta permite capturar los recibos y facturas y centralizarlos en un solo software; automatizar la política de viajes corporativos, con integración de reembolsos en la nómina según los gastos de viaje correspondientes; también es clave para prestar un soporte continuo y facilitar la comunicación interna durante los viajes corporativos.
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