¿Qué es una factura única y por qué es esencial para las empresas?
Los sistemas de factura única son modelos de gestión de la facturación en el que todo está centralizado en un solo sistema. Da igual en qué punto de venta se produzcan las operaciones, y si se hace online u offline; todas las facturas se registran digitalmente y en un mismo programa.
Contar con un sistema único de facturación ayuda a simplificar y automatizar procesos, además de que es clave para el cumplimiento normativo. Elegir programa de facturación implica tener en cuenta la normativa vigente.
Diferencias entre factura única y registros tradicionales
El modelo tradicional de gestión de facturas estaba basado en el papel, y solía depender del punto de venta en el que se producían las operaciones. El auge de Internet y el eCommerce generó ineficiencias en la gestión, al tener que realizar facturas electrónicas para la tienda online y seguir creando facturas en papel en los puntos de venta físicos.
Esto obligaba a llevar a cabo el registro contable posteriormente, contabilizando de manera manual facturas que se han llevado a cabo de distintas formas; unas veces en papel, otras de manera electrónica en una tienda online o desde un programa de facturación.
El registro de facturación única implica un registro inmediato de la facturación en el programa de gestión, control de la trazabilidad de las facturas, ausencia de duplicidades de los libros de facturas e integración con el área contable.
¿Es obligatorio el uso de una factura única para todas las empresas?
Ahora sí que va a serlo, ya que a partir del 1 de enero de 2026, como consecuencia de la Ley Antifraude, todas las empresas tendrán que utilizar un software de facturación adaptado a Verifactu. Aunque existen excepciones, la mayoría de empresas que generen facturas habitualmente tendrán que llevar un registro único de la facturación y generar las facturas electrónicas en un determinado formato, que permita la verificación de la factura y el envío a la AEAT.
Beneficios de contar con un registro de facturación único
Disponer de un registro de facturación único es mucho más que una obligación legal. Se trata de una ventaja estratégica en la gestión administrativa que muchas empresas podrían poner en marcha para ahorrar tiempo y evitar errores y duplicidades en la gestión de la facturación.
Éstas son algunas de las ventajas de una gestión de facturas unificada en un solo software.
Mejora en la organización y accesibilidad de los datos
No tendrás varios registros de facturas, ni tus contables tendrán que revisar diferentes fuentes para contabilizar toda la facturación de cada trimestre y cada ejercicio. Podrás acceder a los datos desde un mismo software, y podrás controlar quién accede y cuándo a los datos de facturación de tu empresa.
Reducción de errores y duplicidades en la facturación
Cuando se lleva la gestión de facturas de forma manual, es habitual que se produzcan errores y duplicidades. Por ejemplo, cuando una persona tiene facturas almacenadas en su ordenador, pero no han llegado al ordenador del contable que va a llevar a cabo la presentación del IVA o del Impuesto de Sociedades.
Los registros duplicados en diferentes sistemas son una fuente de errores contables y fiscales, lo que puede ser objeto de sanción.
Cumplimiento normativo y simplificación fiscal
Cumplir con tus obligaciones en lo que respecta a la Ley Antifraude y el sistema de facturación Veri*Factu es imprescindible. Pero se trata también de una manera de simplificar la gestión fiscal de tu empresa, ya que podrás calcular los modelos de impuestos (IVA, Impuesto de Sociedades, IRPF…) de una manera automatizada, así como llevar la gestión de los libros de contabilidad.
¿Cómo un registro de facturación único facilita la gestión empresarial?
Tener un registro unificado de facturas permite centralizar todos los datos en una herramienta, evitando duplicidades y confusiones en tu equipo y facilitando la comunicación entre las distintas áreas implicadas, desde el equipo de ventas y administración al equipo contable.
Hay diferentes formas en las que centralizar la facturación en un solo software ERP permitirá que tu empresa funcione mejor.
Optimización del tiempo de gestión contable
Una facturación única es sinónimo de ahorro de tiempo. No tienes que contabilizar manualmente las facturas, sólo introducir los datos en el programa.
Integración con sistemas ERP y contables
Contar con un sistema de factura única permitirá crear los asientos contables de manera rápida, hacer el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, así como rellenar los modelos de impuestos, sin que tengas que realizar estas operaciones de manera manual.
Facilita la auditoría y el control financiero
La centralización de datos en un ERP permite que puedas hacer una auditoría para detectar errores e ineficiencias, facturas mal contabilizadas u operaciones no reflejadas en la contabilidad. Es la clave para el control financiero en tu empresa.
¿Cómo elegir el mejor software para gestionar una factura única?
Si tu empresa desea evolucionar desde su actual modelo de gestión de la facturación a un sistema único y unificado, es de vital importancia examinar las herramientas de software que tienes a tu disposición.
No todos los programas de facturación están actualizados, ni todos cumplen con Verifactu y la Ley Antifraude. En este sentido, ésta debe ser tu prioridad. Pero también debes tener en cuenta que tu programa sea escalable, que facilite la integración de todos los procesos de tu negocio (facturación, contabilidad, almacén e inventario, producción, RRHH…) y que sea lo suficiente intuitivo y personalizable para que se adapte de manera fácil a las características y necesidades de tu negocio.
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