¿Qué es un diagrama de Pareto?
Se trata de una técnica gráfica que permite ordenar información de mayor a menor según su relevancia, a fin de conocer los problemas de mayor importancia en los que una empresa se debe enfocar.
A este diagrama se le conoce también como curva de distribución ABC. Se trata de un gráfico en el que se observan los aspectos relacionados con un problema en la empresa y permite visualizarlos de manera clara para entender la causa principal que hay que abordar.
Esto es aplicable, por ejemplo, a las acciones necesarias para aumentar las ganancias, de una forma que tenga real en los resultados. También puede utilizarse para resolver problemas de gestión administrativa o coordinación de equipos.
Principio de Pareto: la regla 80/20
La regla del 80/20 establece que el 80% de las consecuencias proceden del 20% de las acciones o causas. De este modo, un cambio en estas causas o elementos puede tener una alta incidencia en la mejora de los resultados, mientras que actuar sobre otros elementos cuyo impacto es menor en las consecuencias finales no generará los beneficios esperados.
Estructura del gráfico
Un gráfico de Pareto combina barras y una línea acumulativa sobre un mismo eje. Veamos las diferentes características del diagrama de Pareto:
- Eje de la X: muestra las categorías o causas del problema, vienen ordenadores de mayor a menor frecuencia, de izquierda a derecha
- Eje de la Y (izquierda): muestra la frecuencia absoluta de cada categoría y se usa para las barras verticales
- Eje de la Y (derecha): muestra el porcentaje acumulado y se refleja mediante una línea acumulativa
- Barras verticales: cada una de las barras muestra el impacto de una categoría, de mayor a menor altura
- Línea acumulativa: se trata de una línea de puntos que muestra el porcentaje acumulado de las frecuencias. Esto nos muestra visualmente dónde se alcanza el 80% del total
¿Qué herramientas puedo usar para crear un diagrama de Pareto?
Para crear un diagrama de Pareto, como el de la imagen de este artículo, lo puedes hacer a través de distintas herramientas: un software ERP, un sistema Power BI o simplemente con un Excel.
Sistemas específicos de ERP
Un programa ERP vertical puede incluir sistemas y herramientas para crear diagramas de Pareto, que nos faciliten la toma de decisiones. A través de análisis de datos e informes, se puede automatizar la creación de este diagrama para que rápidamente se pueda identificar en qué elementos hay que trabajar.
Power BI
Un programa ERP con Business Intelligence también puede ser una buena opción para visualizar diagramas de Pareto que reflejen qué 20% de las causas está generando el 80% de las consecuencias en cualquier área económica de la empresa.
Excel
Una alternativa en caso de que no dispongas de estas herramientas es crear el diagrama de Pareto manualmente con Excel. El mayor inconveniente en estos casos es que tienes que hacerlo manualmente, y este programa no es una herramienta que te permita analizar tu negocio en tiempo real, ni integra todos los datos y procesos de tu negocio.
¿Cómo hacer un diagrama de Pareto?
¿Te preguntas cómo hacer un diagrama de Pareto? Simplemente hay que seguir una serie de pasos imprescindibles.
Lo primero es investigar cuál es el problema, recoger todos los datos disponibles sobre éste y seleccionar los elementos que se van a analizar. En un sistema ERP generalmente ya están todos los datos del negocio centralizados, lo que hace esta parte mucho más fácil.
En segundo lugar, se debe clasificar la información por orden de prioridad, desde la mayor hasta la menor. Debemos estructurar dichos datos en una tabla de mayor a menor y calcular el porcentaje de incidencia correspondiente a cada uno.
A continuación, trazaremos el gráfico de Pareto, siguiendo la estructura que hemos explicado anteriormente, con su eje X y ejes Y, las barras y la línea acumulativa. Debemos incluir también los títulos, etiquetas, fuentes de información y período al que corresponde.
Por último, sólo queda analizar el gráfico y establecer cuáles son los elementos clave que debes priorizar en tu empresa de acuerdo con la regla 80/20.
Aplicaciones prácticas del diagrama de Pareto en la empresa
Existen diferentes aplicaciones del diagrama de Pareto en el mundo de la empresa. Podemos utilizarlo para identificar defectos en un producto o en un proceso de producción, o en el control de inventario, utilizando para ellos los datos acumulados en un ERP industrial. O simplemente podemos analizar las causas principales de por qué no se está alcanzando el nivel de productividad deseado o se requiere mejorar la calidad de un producto.
Productividad
Un ejemplo de diagrama de Pareto se puede aplicar al área de la productividad y la evaluación del desempeño. Se trata, por ejemplo, de identificar las pocas tareas (20%) que generan la mayor parte de los resultados (80%) y enfocar los esfuerzos en ellas.
Toma de decisiones
Otra de las posibles aplicaciones, y que es muy habitual en la gestión y dirección empresarial, es la toma de decisiones en cualquier ámbito (ventas, compras, accione estratégicas del negocio…). La aplicación de la regla 80/20 implica concentrarse en los factores clave que influyen en la mayoría de los resultados o problemas, y tratar así de priorizar las decisiones con mayor impacto.
Control de calidad
En el área de la producción, el control de calidad es otro de los segmentos en los que se puede aplicar el principio de Pareto. Esto consistiría en detectar las pocas causas principales que generan la mayoría de los defectos para corregirlas y mejorar la calidad global del producto.
Ventajas del principio de Pareto
Hasta ahora hemos visto en qué consistía el diagrama de Pareto, lo cual nos da ya una idea de sus importantes aplicaciones en la empresa, y algunos de sus beneficios principales.
Identificación de áreas clave para mejorar
Gracias al principio de Pareto podemos detectar cuáles son los puntos que requieren mejoras dentro de un proceso, producto o servicio.
Optimización de la asignación de recursos
La regla del 80/20 tiene una aplicación directa en la gestión financiera. ¿Cómo asignar recursos en tu empresa? Dependiendo de las prioridades. Y para fijar las prioridades, debes entender qué es lo que genera mejores resultados.
Incremento de la eficiencia empresarial
Las acciones de una empresa deben estar orientadas hacia la eficiencia. Esto implica una optimización constante en todas las áreas del negocio, desde la producción a la contabilidad, para no malgastar recursos.
Si sólo el 20% de las causas están generando el 80% de las consecuencias, significa que una parte importante de las acciones no tienen una repercusión directa en los resultados, por lo que existe un amplio margen para afinar la asignación de recursos y las decisiones estratégicas y financieras de la empresa.
Priorización de problemas y soluciones más relevantes
Las empresas no pueden estar enfocadas en problemas irrelevantes. El tiempo es un factor decisivo para el éxito. Debemos priorizar aquellos problemas que van a tener un mayor impacto en los resultados, buscando las soluciones más adecuadas para resolverlos.
Fomento de la mejora continua
El enfoque adecuado de una empresa es la mejora continua. Es imposible que todas las acciones de una empresa sean perfectas. En muchos casos, se trabaja con el método de ensayo y error. Pero más allá de esa flexibilidad, las empresas deben resolver rápidamente los problemas, de manera que no se dilaten en el tiempo, ya que al fin y al cabo, esto iría en detrimento de sus beneficios y recursos.
¿Cómo el sistema ERP vertical de Zucchetti potenciar la aplicación del diagrama de Pareto?
Muchas industrias se encuentran actualmente ante diversos problemas que tienen que ver con la optimización financiera y la gestión eficaz de los recursos. Utilizar el diagrama de Pareto nos permite identificar los problemas y no caminar a ciegas.
Hacer este proceso de manera continua es muy necesario, y en diversas áreas de cualquier industria: en el control de inventario, en el control de la producción, en la evaluación del desempeño… Las empresas están generando datos continuamente, que se almacenan en sus sistemas ERP, y lo ideal es poder disponer de un software especializado que nos permita identificar rápidamente las áreas de mejora.
La automatización de procesos con ERP permite que no tengas que realizar análisis, informes y estudios de forma manual, analizando múltiples fuentes de datos, sino que puedas acceder directamente a soluciones que te ayudarán en la toma de decisiones.
Con un software ERP vertical como Zucchetti, especializado en la industria, puedes acceder a herramientas avanzadas de analítica de datos, inteligencia de negocio e informes personalizados, incluyendo diagramas de Pareto que te permitirán mejorar la toma de decisiones en tu negocio y hacer una mejor asignación de recursos y enfocar más sabiamente las prioridades.
