¿Qué es la automatización de hoteles?
La automatización de hoteles es una manera de optimizar los procesos manuales utilizando tecnología y software que te permiten llevar a cabo tareas menores sin necesidad de que tu equipo se encargue de ellas. De esta forma, podrás lograr eficiencia de costes y aumentar la satisfacción de los huéspedes, ya que se reduce el tiempo de espera en recepción y las peticiones se gestionan más rápido.
La automatización puede aumentar la satisfacción de los huéspedes de muchas maneras como, por ejemplo, con quioscos de check-in, tecnología inteligente en las habitaciones e integración de conserjería digital. Todas estas soluciones permiten a tus huéspedes tomar realmente el control de su experiencia en tu hotel. La automatización también tiene un impacto positivo en tu equipo, ya que simplifica la coordinación de las tareas del personal, la gestión general de las tareas y mejora la eficiencia operativa y los procedimientos de limpieza.
¿Por qué es importante la automatización en hoteles?
En un entorno cada vez más competitivo, donde los huéspedes esperan respuestas rápidas y experiencias personalizadas, la automatización ya no es un lujo reservado a las grandes cadenas: es una necesidad real, incluso para los alojamientos más pequeños.
Automatizar tareas repetitivas o administrativas libera tiempo y recursos que puedes dedicar a lo que realmente importa: la atención al cliente. Ya sea automatizando el envío de confirmaciones de reserva, programando tareas de limpieza o gestionando cobros de forma automática, cada pequeño avance suma a la eficiencia global del hotel.
Además, la automatización minimiza los errores humanos y permite que todos los procesos estén mejor coordinados, lo que mejora no solo la experiencia del huésped, sino también el día a día del equipo. En resumen, incorporar automatización en tu hotel es una forma directa de trabajar mejor, más rápido y con menos esfuerzo.
Tipos de automatizaciones que existen en un hotel
La automatización en hoteles no se limita a una sola función ni a un solo departamento. De hecho, puede aplicarse en distintas áreas operativas y estratégicas del alojamiento, abarcando desde tareas cotidianas hasta procesos más complejos relacionados con el análisis de datos o la distribución.
Entender los diferentes tipos de automatización que existen te ayudará a detectar dónde puede tener mayor impacto según las características y necesidades de tu propiedad.
A continuación, veremos las principales categorías de automatización utilizadas en hoteles hoy en día:
1. Automatización operativa
Este tipo de automatización se enfoca en las tareas del día a día del hotel: gestión de reservas, asignación de habitaciones, control de disponibilidad, check-in y check-out, limpieza y mantenimiento. Se basa principalmente en herramientas como el PMS (Property Management System), que actúa como núcleo operativo y se conecta con otras soluciones para asegurar que todo funcione de forma fluida y sin errores manuales.
2. Automatización de la experiencia del huésped
Estas son diferentes tipos de automatizaciones que buscan mejorar cada punto de contacto entre el hotel y el huésped, desde antes de su llegada hasta después del check-out. Incluye sistemas de check-in automático, comunicación vía chat o email, encuestas post-estancia y tecnología dentro de la habitación (como control de luces o temperatura desde el móvil). El objetivo es que el cliente se sienta más autónomo, informado y satisfecho.
3. Automatización de marketing y ventas
Permite enviar campañas de correo personalizadas, recuperar reservas abandonadas, promocionar upgrades o servicios extra según el perfil del huésped, y gestionar la reputación online. Esta categoría incluye herramientas como CRM, gestores de opiniones, chatbots comerciales y sistemas de ventas adicionales (upselling y cross-selling), todo ello funcionando en piloto automático o con mínima intervención humana.
4. Automatización de revenue management
Aquí hablamos de tecnología que ajusta de forma dinámica los precios y la disponibilidad según la demanda, los datos históricos y el comportamiento del mercado. Es una herramienta clave para optimizar ingresos y mantener la competitividad. Estos sistemas pueden integrarse con el PMS o funcionar de forma independiente, y permiten tomar decisiones mucho más rápidas y basadas en datos reales.
5. Automatización de pagos y facturación
Gracias a soluciones integradas, ahora es posible automatizar todo el proceso de cobro, desde los pagos anticipados hasta el cierre de cuenta. Esto incluye pagos sin contacto, emisión de facturas automáticas, gestión de cargos recurrentes y conciliación de datos contables, lo que reduce errores y acelera los procesos administrativos.
6. Automatización en la gestión del inventario y compras
Aunque suele pasar desapercibido, automatizar el control de stock (minibar, amenities, productos de limpieza, etc.) es fundamental para mantener la operativa fluida. Algunos hoteles utilizan sensores, alertas automáticas y software que notifican cuándo reponer existencias o hacen pedidos directamente a proveedores.
7. Automatización del análisis de datos
Por último, pero no menos importante, está la automatización de la recopilación y visualización de datos. A través de herramientas de Business Intelligence integradas, los hoteles pueden acceder a informes en tiempo real sobre ocupación, ingresos, satisfacción del cliente o productividad del personal, facilitando así la toma de decisiones estratégicas con base en datos concretos y actualizados.
¿Cómo puede la automatización de hoteles beneficiar a tu propiedad?
Ya hemos mencionado algunas maneras en las que la automatización de hoteles puede beneficiar las pequeñas propiedades, ahora analicémoslo con algo más de detenimiento.
Aumenta la satisfacción de los empleados
La automatización aumenta la satisfacción de los empleados porque ayuda a reducir los niveles de estrés causados por aquellas tareas manuales que ocupan mucho tiempo. De esta forma, los empleados pueden enfocarse en la parte más divertida de su trabajo: crear experiencias memorables para los visitantes del hotel. Ayudar a los huéspedes no solo brinda una gran satisfacción laboral, sino que también ayuda a que los empleados se involucren en la experiencia de los huéspedes gracias a que son conscientes de que influyen de manera directa en su estancia.
Mayor fluidez en las operaciones
Uno de los objetivos principales de los procesos de automatización es mejorar las operaciones. Esto implica optimizar todos los procesos: desde que el huésped realiza el check-in, hasta el momento del check-out. Esto incluye las tareas de limpieza, la recepción y el servicio en general durante la estancia del huésped en tu hotel. La automatización de las operaciones puede agilizar el servicio en las habitaciones con la implementación de un conserje virtual, y puede ayudarte a llevar un control de las reservas, el revenue management, la recepción y el servicio de limpieza.
Con un software adecuado (más adelante hablaremos en detalle sobre este tema) evitarás sorpresas, ya que te permitirá planificar todos los aspectos de la estancia de tus huéspedes y lograr fluidez en las operaciones. La automatización trae beneficios para todos los involucrados: tu equipo estará más satisfecho gracias a una mayor fluidez en las operaciones, por lo tanto ofrecerá un mejor servicio y, como consecuencia, tus huéspedes estarán más satisfechos.
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Mejora el proceso de check-in
Existen muchas maneras de mejorar el proceso de check-in a través de la automatización. No hay peor primera impresión para tus huéspedes que una larga fila para hacer el check-in, por eso, automatizar este proceso es clave para tu pequeña propiedad. Para empezar, si cuentas con un servicio de check-in móvil, los huéspedes pueden ir directamente a las habitaciones sin importar la hora en que lleguen. Además, es una excelente oportunidad para generar ventas adicionales y recopilar información.
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Otra manera de automatizar el proceso de check-in es a través de quioscos. Los quioscos de check-in aceleran todo el proceso ya que los huéspedes pueden codificar sus propias llaves, hacer el check-in y el check-out ellos mismos, realizar pagos y escanear documentos. Es una excelente herramienta para dejar la experiencia hotelera en manos de tus huéspedes.
Inteligencia de datos y del mercado
Si tienes una pequeña propiedad con pocos recursos y no cuentas con demasiado tiempo, lo mejor es que automatices el proceso de recopilación de datos para comprender mejor el mercado, los precios y el rendimiento de tu negocio.
Puedes usar la automatización de datos para analizar el rendimiento de tu hotel en lo relativo a las operaciones, las finanzas y la experiencia general de los huéspedes, y así optimizar los procesos y tomar decisiones sobre el revenue management y los precios en base a la información obtenida.
Toma el control
Al automatizar los procesos, no solo habrá más fluidez en las tareas, sino que podrás controlar todas las etapas de la experiencia del huésped haciéndolos partícipes de su estancia en tu hotel. Esto significa que no solo obtendrás herramientas que te permitan hacer todo lo mencionado previamente, sino que también puedes personalizar la experiencia de manera sencilla, sin esfuerzo y con pocos recursos y dinero.
Si integras herramientas de automatización en tu PMS, podrás gestionar todo en un mismo lugar: desde las tareas, el equipo y las solicitudes de los huéspedes, hasta las mejoras en la comunicación del personal y los huéspedes sin intermediarios. La automatización te permite tener el control ya que cuentas con los sistemas que sabes que te ayudarán a mejorar el funcionamiento de tu hotel, de manera que puedas centrarte en lo que realmente importa: la experiencia de los huéspedes.
Plataforma de automatización de hoteles de Mews para todo tipo de alojamientos
Ya hemos mencionado que la elección de un software adecuado marca la diferencia en tu hotel. Mews es una plataforma de automatización de hoteles que incluye todas las herramientas que necesitas para crear experiencias inolvidables para tus huéspedes, gestionar fácilmente toda su estancia y, además, te permite tener el control del revenue management. Si controlas todo el proceso operativo, te ahorrarás sorpresas.
Estancia agradable para tus huéspedes
Un recorrido del cliente fluido significa que eres capaz de ofrecer una experiencia personalizada, al tiempo que aumentas el compromiso mediante servicios de atención al cliente en línea, quioscos de autoservicio y un motor de reservas. Los motores de reservas son clave ya que no solo facilitan las reservas en línea, sino que también promueven las reservas directas y, como propiedad pequeña, es indispensable reducir tu dependencia de motores de reservas de terceros.
Operaciones sin contratiempos
Las operaciones son de gran importancia, por eso, querrás tener una herramienta que te ayude a automatizar todo el proceso para que puedas brindar la mejor experiencia posible a tus huéspedes. Con Mews, puedes gestionar las reservas desde un solo lugar y así administrar mejor la disponibilidad, las reservas en grupo y las estrategias de asignación de habitaciones. También puedes utilizar la herramienta de revenue management para maximizar los beneficios, optimizando el inventario y las tarifas con la ayuda de la automatización.
Por otro lado, puedes mejorar la gestión del servicio de limpieza. En lugar de usar una vieja hoja de cálculo de Excel o bolígrafo y papel, puedes usar la aplicación de limpieza. La aplicación te brinda actualizaciones de estado e informes en tiempo real y gestión de las tareas y planificación inteligente para mejorar la eficiencia. La automatización de Mews te ayudará a proporcionar un excelente servicio ya que mejorará la comunicación dentro de tu equipo para que puedan enfocarse en ofrecer una experiencia impecable a los huéspedes.
10 ejemplos de automatizaciones en hoteles
La automatización puede aplicarse a casi todas las áreas del funcionamiento de un hotel, desde la recepción hasta el back office. Lo importante es identificar qué procesos se repiten de forma constante, requieren intervención manual o generan cuellos de botella.
A continuación, repasamos los ejemplos de automatización que puedes implementar para mejorar la eficiencia y la experiencia del huésped:
1. Automatización de reservas y distribución
Uno de los puntos clave es automatizar la gestión de reservas y su distribución en los diferentes canales. Con herramientas como los channel manager y los sistemas centrales de reservas (CRS), es posible actualizar disponibilidad y tarifas en tiempo real en múltiples plataformas (como Booking, Expedia o el motor de reservas de tu web), reduciendo errores y evitando overbookings.
Además, estos sistemas pueden integrarse con soluciones de revenue management para ajustar precios de forma automática según la demanda o la competencia.
2. Check-in, check-out y pagos sin contacto
Cada vez más hoteles permiten a los huéspedes registrarse online o mediante quioscos de autoservicio o escaneando un código QR, evitando colas en recepción y acelerando la llegada.
Lo mismo ocurre con el check-out, que puede realizarse desde el móvil o un terminal, con facturas digitales y cobros automatizados. Esta experiencia fluida se complementa con soluciones de pago integradas, que evitan tareas manuales y reducen errores o incidencias con las tarjetas.
3. Asignación automática de habitaciones
Un software de gestión hotelera avanzado puede asignar habitaciones de forma automática teniendo en cuenta múltiples variables: las preferencias del huésped (como planta, vistas o tipo de cama), la disponibilidad en tiempo real, el tipo de tarifa contratada o incluso el historial de estancias del cliente.
Esto evita errores manuales, al tiempo que agiliza el proceso de check-in y permite ofrecer una experiencia más personalizada desde el primer momento. Además, al automatizar esta tarea, el equipo de recepción puede centrarse en dar una bienvenida más cálida y menos operativa.
4. Notificaciones internas para el equipo de limpieza
A través del PMS u otras aplicaciones específicas, se pueden asignar tareas automáticamente al equipo de housekeeping según las salidas, llegadas o necesidades del huésped. Estas tareas pueden notificarse directamente en los móviles del personal, marcarlas como completadas, o generar alertas si hay retrasos. Esto agiliza la coordinación entre departamentos y mejora la eficiencia operativa.
5. Control energético automático en habitaciones
Aunque aún estamos lejos de tener robots limpiando habitaciones, sí que existen otras soluciones que automatizan funciones dentro de las estancias. Desde el control de luces o temperatura desde el móvil, hasta sistemas de ahorro energético que apagan el aire acondicionado cuando el huésped se va, estas tecnologías no solo mejoran la experiencia, sino que también ayudan a reducir costes.
6. Marketing y fidelización
La automatización del marketing permite enviar campañas personalizadas según el comportamiento del huésped: si es la primera vez que se aloja, si repite visita o si dejó una buena valoración. También es posible automatizar la solicitud de promociones específicas tras la estancia. Esto no sólo sirve para mejorar la fidelización, sino también la reputación online del hotel.
7. Ajuste automático de precios con RMS
Algunos hoteles ya utilizan herramientas de revenue management automatizadas que recomiendan precios dinámicos en función de la demanda, el historial de reservas o los movimientos de la competencia. Estas plataformas ayudan a maximizar ingresos sin necesidad de revisar tarifas manualmente, con todo el tiempo que eso implica.
8. Análisis de datos e informes
Finalmente, otro aspecto fundamental es el análisis de datos. Los sistemas actuales permiten generar informes automáticos sobre ocupación, ingresos, canales más rentables o perfiles de clientes. Estas métricas son clave para tomar decisiones estratégicas sin tener que perder tiempo cruzando hojas de cálculo.
9. Gestión de llaves digitales y accesos automatizados
El uso de llaves digitales o códigos temporales permite a los huéspedes acceder a su habitación desde su móvil, sin necesidad de pasar por recepción. Esto mejora la experiencia del cliente, al tiempo que reduce la carga de trabajo del personal y mejora la seguridad, ya que se puede gestionar el acceso de forma remota y en tiempo real.
10. Emails, encuestas y chatbots
Otra automatización clave es la relacionada con la comunicación con el huésped. Desde emails de bienvenida hasta recordatorios o encuestas post-estancia, los mensajes automatizados permiten mantener informado al huésped en cada etapa del viaje.
Además, algunos hoteles utilizan chatbots o asistentes virtuales para responder preguntas frecuentes a través de canales como WhatsApp o SMS, liberando tiempo del equipo de recepción.
Conclusión
En resumen, a lo largo de este artículo hemos analizado qué es la automatización en los hoteles y cómo los pequeños establecimientos pueden aprovecharla para mejorar la experiencia de sus empleados y huéspedes, optimizar las operaciones diarias, tomar decisiones basadas en datos y acelerar procesos clave como el check-in.
Implementar automatizaciones no es solo una cuestión de eficiencia, también es una forma de ofrecer un servicio más ágil, moderno y adaptado a las expectativas actuales del viajero. Con una herramienta adecuada como Mews, tendrás el control total de tu propiedad, evitarás imprevistos y asegurarás una experiencia fluida de principio a fin.
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