¿Qué es una política de viajes corporativos?
La política de viajes corporativos es un documento en el que se reflejan las directrices que el personal debe seguir a la hora de realizar un viaje de negocios o desplazamiento. En este documento se detallan aspectos como el tiempo de antelación con el que se debe realizar una solicitud y reserva, los gastos que se van a cubrir o los criterios que se deben tener en cuenta a la hora de viajar, como por ejemplo si es posible ir en clase Business o turista.
Hoy día la gestión de los gastos corporativos para viajes y desplazamientos se realiza a través de un software, ya que lo que se busca es facilitar al máximo la movilidad y los procedimientos sin que haya que utilizar papel. Para que las empresas puedan desgravar en el IS o el IVA los gastos de viaje del personal o la dirección, se requiere disponer de una prueba documental, generalmente la factura o el ticket. Hoy día esto se hace simplemente enviando una foto de ésta a través de una app.
El paperless en la gestión de gastos de viaje permite que se puedan evitar errores, pérdidas o confusiones a la hora de documentar de manera adecuada cada operación, de manera que la empresa pueda justificar todos los gastos sin necesidad de almacenar documentos en papel, ni esperar que el personal entregue los documentos en papel originales a la empresa.
Importancia de tener una política de viajes en la empresa
Una política de viajes corporativos bien definida en la empresa permite establecer límites de gasto y facilita la previsión y control del presupuesto anual destinado a desplazamientos. Además es la base para garantizar la eficiencia operativa en los viajes, facilitar la conciliación de gastos y tomar decisiones basadas en datos.
Muchas empresas están incorporando a sus políticas de viaje estrategias de movilidad sostenible, a fin de reducir la huella de carbono, a través de herramientas que permiten planificar y optimizar las rutas.
No tener esta política de viajes podría dar lugar a numerosas ambigüedades, malos entendidos y dificultades en la relación con el personal de la empresa o con el cumplimiento normativo.
Beneficios de contar con una política de viajes corporativos clara
Una buena política de viajes se traduce en beneficios directos que tienen un efecto en los resultados de la empresa.
Control de costes y presupuestos
Si se establecen los límites de gasto y presupuestos definidos, que permitan evitar el exceso de costes, la empresa puede intentar asegurar la rentabilidad de los viajes y optimizar los desplazamientos para que estén perfectamente alineados con la estrategia de la empresa.
Cumplimiento normativo y seguridad
La empresa debe cumplir con la legislación laboral en lo que respecta a los reembolsos por gastos de viaje; también por razones de prevención de riesgos laborales de las personas que participan en los desplazamientos, cuya seguridad depende de la empresa.
Mejor experiencia para los empleados
Cuando las personas de la empresa están satisfechas con sus viajes corporativos, hay un mayor compromiso y motivación para participar en estos. Esto permite que la productividad y eficiencia del personal mejore; además, hay mayores posibilidades de fidelizar el talento.
Elementos clave que debe incluir tu política de viajes corporativos
Las personas de la plantilla de una empresa deben siempre ajustarse a las directrices de la política de viajes corporativos. Este documento recoge información y criterios que hay que tener en cuenta en lo que respecta a cualquier tipo de desplazamiento a nombre de la empresa y que requiera un coste o gasto de empresa.
Restricciones y permisos de viaje
Todos los desplazamientos y viajes de empresa incluyen una serie de normas y exclusiones de gasto. Estas restricciones deben ser claras e incluir, por ejemplo, límite de gasto para taxis y otros medios de transporte, o normas de gasto para comidas y gastos en el lugar al que el personal se ha desplazado.
En lo que respecta a las restricciones, se suelen incluir también las normas sobre regalos que se pueden adquirir (o recibir) durante los viajes de negocios. Además, en las políticas de viajes de empresa se especifica el proceso de solicitud y aprobación que debe seguir el personal y la dirección para poder incurrir en dichos gastos a nombre de la empresa.
Alojamiento y transporte
En este documento se recogen también las políticas para reservas de transporte (avión, tren, coches de alquiler) y alojamiento. En muchos casos, se establecen reglas para elegir hoteles con certificación de sostenibilidad, y estrategias para reducir el uso de combustible en los desplazamientos.
Reembolsos y gastos permitidos
Una política de viajes debe incluir normas claras para el reembolso de gastos corporativos, especificando los límites de gasto diario durante los viajes que se aplicarán en la nómina. También se indican los procedimientos en cuanto al sistema de pagos y la gestión de la documentación asociada para justificar el gasto.
Procedimientos en caso de imprevistos
En todo viaje se pueden producir situaciones imprevistas, desde accidentes de trabajo a incumplimiento de las normas. La empresa debe tener un protocolo claro sobre cómo va a proceder en cada circunstancia para velar por el bienestar del personal y evitar incurrir en sobrecostes.
En todo ejemplo de política de viajes corporativos hay que definir, por tanto, unos objetivos, principios generales, procedimientos de aprobación de gastos, reglas con respecto a alojamiento, transporte y alimentación, protocolos de actuación en caso de imprevisto, procedimiento de gestión de la documentación y normas de responsabilidad medioambiental.
¿Cómo elaborar una política de viajes corporativos?
La gestión de viajes de negocios es esencial para el control de los gastos y garantizar el buen funcionamiento de la empresa. Lo recomendable a la hora de hacer una política de viajes de empresa es tener en cuenta los siguientes aspectos.
Establecer objetivos y directrices claras
Las empresas deben tener un presupuesto determinado para gastos de viajes, que no debe sobrepasarse. Los objetivos de la política de viajes persiguen que el personal pueda adaptarse a estos objetivos financieros, pero también proporcionar al personal las comodidades necesarias para poder realizar sus desplazamientos en condiciones óptimas y agradables para el desempeño eficaz de su trabajo.
Las directrices reflejadas en los viajes de negocios deben ser claras y estar bien definidas para que no pueda haber lugar a dudas que luego desemboquen en malos entendidos o desacuerdos con el personal. Lo esencial es que todo el personal de la plantilla conozca y entienda los requisitos y directrices establecidos en este documento antes de realizar cualquier solicitud de gasto. De esta forma, la gestión de viajes de negocios se podrá realizar de manera más óptima.
Definir los procedimientos de aprobación
Establece qué procedimiento se va a seguir para la solicitud, supervisión y aprobación o rechazo de viajes. Lo ideal es que esto se pueda hacer de forma digital, a través de un software de gestión de viajes de empresa.
Establecer un presupuesto y límites de gastos
Asegura el cumplimiento de las normas en lo que respecta a los gastos de viaje. Marca un presupuesto para garantizar la rentabilidad de los desplazamientos.
Elegir las herramientas y plataformas de gestión
Utiliza una solución de gastos de viajes que permita planificar los viajes de empresa, que el personal participante pueda hacer solicitudes de gasto y supervisarlas, así como enviar sus facturas y tickets, hacer el traspaso a contabilidad y aplicación de reembolsos automática en las nóminas, así como hacer una gestión integral de los gastos de viaje.
Herramientas tecnológicas que te pueden ayudar a gestionar los viajes corporativos
Existen diferentes herramientas tecnológicas que pueden hacer la gestión de viajes corporativos mucho más fácil y eficiente.
Software de gestión de viajes
Es la solución de software de planificación de viajes, desde la que puedes organizar tus viajes, contratar alojamientos y medios de transporte, hacer un seguimiento de las operaciones con las tarjetas de gastos empresariales y mejorar la toma de decisiones.
Aplicaciones de seguimiento de gastos
Permite que tu personal pueda enviar sus tickets y facturas de forma digital, a través de una app móvil y una simple fotografía, de manera que no tengas que almacenar toda la documentación en papel. Haz un seguimiento de los gastos en tiempo real.
Herramientas para la seguridad en los viajes
Garantiza el cumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales de tu personal durante los viajes, contrata seguros de viaje y haz un seguimiento de cualquier incidencia.
Errores comunes al elaborar una política de viajes corporativos
No todas las políticas de viaje corporativos son lo suficientemente exhaustivas y completas para evitar toda dificultad. Esto es una realidad en muchas empresas. En ocasiones la falta de tecnología de software hace que la gestión sea todavía más difícil. Pero el mero hecho de tener un software empresarial es sólo el primer paso para una gestión eficiente. Aquí te mostramos algunos errores típicos que podrías evitar.
No establecer límites claros de gasto
De nada te sirve hacer un seguimiento del gasto en los viajes de empresa si no pones límites claros en tus políticas de viaje. Esto puede hacer que tengas sobrecostes y que muchos de tus viajes no sean rentables. Aprende a leer los datos de tus viajes de negocios para tomar decisiones que permitan optimizarlos.
Falta de flexibilidad ante situaciones especiales
Muchas veces las incidencias pueden dar lugar a sobrecostes, o a situaciones de conflicto con el personal. Una política de viajes demasiado estricta puede ser a veces contraproducente.
No involucrar a los empleados en el proceso
La comunicación con el personal es vital para que la política de viajes se aplique de forma eficaz.
Al mismo tiempo que se realiza una política de viajes de empresa, debe fijarse una estrategia de comunicación interna para que todo el personal conozca los límites, requisitos, recomendaciones y procedimientos para hacer una solicitud de viaje o enviar la documentación justificativa de los gastos realizados durante el desplazamiento.
¿Cómo el software de gestión de Zucchetti puede ayudarte a elaborar la política de viajes corporativos de tu empresa?
Un software de gestión de viajes corporativos te permite fijar los flujos de autorización de gastos. Es la clave para evitar un exceso de gasto en los viajes. Pero también te ayuda a integrar todas las áreas involucradas para facilitar la gestión operativa, desde el área de nóminas a contabilidad.
Puedes contabilizar los kilómetros recorridos de tus vehículos de empresa, gestionar los documentos de viaje, facilitar las reservas y planificación de rutas o llevar a cabo la recuperación del IVA.
En definitiva, es una herramienta que te va a permitir ahorrar tiempo, evitar errores, facilitar la transparencia, asegurar el control de los gastos de viaje y cumplir con tus presupuestos para que tus viajes de negocio sean rentables.
Desde esta perspectiva, en Zucchetti Spain queremos invitarte a utilizar la solución ZTravel para la gestión de los gastos de viaje corporativos de tu empresa y la elaboración de tu política de gestión de viajes. Consigue tus objetivos financieros en la gestión de los desplazamientos e implementa un método sencillo y práctico para el control de los gastos.
