¿Qué significa asignar los recursos en un proyecto?
Los recursos son todo aquello que hace posible que se logre llevar a cabo un proyecto. Esto incluye personas, herramientas y materiales y recursos financieros. La asignación de recursos significa elegir, delimitar y destinar ese conjunto de recursos necesario para alcanzar los objetivos en el plazo determinado.
Una asignación de recursos mal proyectada da lugar a que no se puedan cumplir los plazos. ¿Por qué razón? Puede faltar mano de obra, materiales, o simplemente respaldo financiero para poder costear los gastos de desplazamiento, o por cualquier otro motivo.
Una empresa que aspire a ser rentable y sostenible en el tiempo debe velar porque la asignación de los recursos sea inteligente y permita lograr los objetivos. La rentabilidad de un proyecto puede verse seriamente afectada sin una planificación precisa. Eso significa que asignar unos recursos desmedidos para un proyecto sea lo deseable, ya que aunque se logren los objetivos operativos, financieramente puede no ser rentable.
Tipos de recursos en un proyecto
Debemos distinguir entre tres tipos de recursos en proyectos. Todos intervienen e influyen en cierta manera para lograr que éste se lleve a cabo. Hablamos de los recursos humanos, materiales y financieros.
Recursos humanos
Aunque el término “Recursos humanos” no es el más bonito del mundo, ya que detrás hay personas con nombres y apellidos, entendemos que las personas son un activo de la empresa, que ayude de manera significativa a la consecución de logros. Las personas tienen conocimientos, habilidades, competencias y una experiencia que pueden ser determinantes para alcanzar determinados objetivos.
De hecho, las empresas pueden ser más competitivas y ofrecer un mayor valor al cliente cuando su capital humano es ampliamente competente y experto en su profesión.
Recursos materiales
Los recursos materiales hacen referencia a todos los elementos no humanos que intervienen en el desarrollo de un proyecto. El ejemplo más paradigmático es una obra de construcción, donde se adquieren ladrillos, pilares, cemento, hormigón y otros elementos indispensables para que la obra se pueda llevar a cabo. La mano de obra, por sí sola, no hace posible un proyecto.
La elección de materiales debe hacerse de forma inteligente, teniendo en cuenta que un exceso de mercancías genera una merma de la rentabilidad y una escasez de materiales da lugar a retrasos y sobrecostes.
Recursos financieros
Para que un proyecto se pueda llevar a cabo, hace falta inversión. En este sentido, las empresas deben controlar su flujo de caja para que los proyectos se puedan llevar a cabo en el tiempo y forma convenidos, ya que de otra forma las tareas podrían retrasarse, o no se podrían pagar los salarios, dejando como resultado el proyecto a medias y el equipo humano lógicamente insatisfecho con la empresa.
Factores a considerar al asignar los recursos en un proyecto
Hay distintos elementos que hay que tener muy en cuenta cuando vamos a asignar recursos a un proyecto. De esto depende que se consiga o no el objetivo en la forma en que queremos.
Disponibilidad
Los recursos deben estar disponibles, no basta simplemente que sean accesibles. Si se van a comprar recursos materiales, debemos contar con un proveedor y tener unas fechas previstas de entrega. De otro modo, no existe disponibilidad, y por tanto, no se puede asignar lo que no se tiene todavía.
Habilidades y competencias
Para asignar recursos humanos a un proyecto las personas deben tener la competencia técnica para llevar a cabo dichas tareas. De otro modo, supone un enorme riesgo: que la persona no realice el trabajo competentemente, o que se incurra en retrasos debido a que está en un período de formación.
Prioridades
En la asignación de recursos hay que tener en cuenta las prioridades de la empresa, dentro del mismo proyecto y fuera. ¿Qué es lo que debe hacerse primero? ¿A qué tareas es más importante asignar recursos financieros, humanos o materiales? El presupuesto de un proyecto debe llevarse a cabo teniendo en cuenta los tiempos de ejecución, a partir de un cronograma preciso.
Errores comunes al asignar los recursos en un proyecto y cómo evitarlos
Muchas empresas cometen errores a la hora de asignar recursos a un proyecto. Pueden ser fallos de previsión, o una mala coordinación con el equipo. En todo caso, hay que saber evitarlos.
Subasignación y sobreasignación
Anteriormente ya hemos apuntado que tanto asignar menos recursos como más recursos de los necesarios es un ejemplo de mala planificación. No obstante, tengamos en cuenta que en un proyecto pueden producirse situaciones inesperadas.
La subasignación tiene consecuencias graves. Por ejemplo, que las personas trabajadoras estén esperando a recibir recursos materiales para realizar su trabajo, y estén paradas, lo que supone un coste para la empresa. También puede suceder exactamente lo contrario: que se hayan comprado tantos materiales que el proyecto ha dejado de ser rentable porque se ha incurrido en unos costes elevados.
Ambos errores pueden tener terribles consecuencias a nivel financiero; es necesario tomar decisiones con un enfoque de rentabilidad, basadas en datos específicos. La gestión del cambio en proyectos implica también una transformación de la cultura empresarial, que debe empezar a considerar las funcionalidades avanzadas del software de gestión de proyectos como una herramienta vital del trabajo y la toma de decisiones.
Falta de comunicación
Si no hay una buena coordinación y comunicación entre todas las partes, la asignación de recursos a un proyecto trae dificultades. Por ejemplo, que las personas que deben gestionar determinados recursos no sean conscientes de ello, y por tanto los trabajos se retrasen.
¿Por qué es crucial asignar correctamente los recursos en un proyecto?
La asignación de recursos tiene una especial trascendencia en la gestión de proyectos. Cualquier empresa que desee maximizar sus beneficios debe aplicar medidas para analizar cómo se están asignando los recursos y detectar si existen sobreasignaciones y subasignaciones de recursos.
¿Por qué razón? Porque de esa forma, las empresas podrán optimizar costes y dar un mejor servicio a sus clientes, asegurar el cumplimiento de los plazos y reducir los riesgos operativos y financieros asociados a cada proyecto. La mitigación de riesgos en la gestión de proyectos es un aspecto fundamental para lograr que se cumplan los objetivos o tener un plan B ante cualquier eventualidad.
Herramientas y técnicas para asignar recursos en un proyecto
Para asignar recursos sin caer en la sobreasignación ni en la subasignación hacen falta datos. Las empresas cuentan con datos históricos sobre sus proyectos, aunque muchas veces no se han registrado y clasificado correctamente.
Software de gestión de proyectos
Si una empresa cuenta con un programa ERP para gestión de proyectos, en el que pueda planificar y monitorizar los costes, tanto de la mano de obra como de los materiales, tendrá las bases para tomar mejores decisiones. Hoy día, además, hay herramientas avanzadas de analítica predictiva con IA que permiten optimizar la gestión de inventario en las empresas para no incurrir en sobrecostes.
Técnicas
Además de la tecnología de software, existen técnicas específicas que pueden ayudar a hacer una asignación de recursos efectiva. Éstas suelen formar parte de las metodologías de gestión de proyectos más habituales en las empresas. Concretamente, hablamos de los diagramas de Gantt y la matriz RACI.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un gráfico de barras que representa las tareas de un proyecto a lo largo del tiempo. Te permite planificar y visualizar la duración de cada actividad, mostrar las dependencias entre tareas y hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
Matriz RACI
Una matriz RACI es una tabla que aclara los roles y responsabilidades de cada persona en el proyecto. Su objetivo es evitar confusiones sobre cuál es el papel de cada persona trabajadora en un proyecto y ayudar a mejorar la comunicación y la eficiencia.
¿Cómo el ERP de gestión de proyectos de Zucchetti puede ayudarte?
Un ERP de gestión de proyectos, innovador y avanzado, que se haya diseñado con plena conciencia de las necesidades de las empresas, es siempre una tecnología determinante para evitar este tipo de problemas del que hemos hablado.
En primer lugar, el ERP permite registrar todos los gastos asociados a cada proyecto en particular, y no sólo de manera general en los libros de facturas de la empresa. Esto nos permite tener una visión clara de cuántos recursos se están dedicando a cada proyecto, qué personas hay trabajando y cuál es su nivel de productividad y qué costes laborales suponen, y si los recursos materiales y financieros que se han asignado son excesivos o inferiores a lo necesario.
No todas las herramientas son útiles para una gestión eficaz. Elegir un ERP de gestión de proyectos debe hacerse partiendo de un diagnóstico preciso de las necesidades de la empresa, y sobre todo, utilizando una solución flexible y personalizable, como es el caso de Solmicro ERP.
En este sentido, evolucionar desde un ERP genérico y sin funcionalidades específicas para la gestión de proyectos a una solución innovadora como Solmicro ERP ofrece grandes beneficios. Se trata de una mejora sustancial que permitirá potenciar tu posición en el mercado y ser más competitivo.
