TravelPerk, la plataforma global de viajes y gestión de gasto impulsada por la IA, publica su informe anual sobre las incidencias en los viajes de trabajo, revelando que casi nueve de cada diez profesionales que viajan por trabajo en España (88%) y a nivel mundial (89%) enfrentaron problemas en sus desplazamientos durante el último año, lo que generó un alto coste para las empresas.
TravelPerk estima que las empresas españolas están gastando conjuntamente más de 504 millones de euros al año para mitigar las consecuencias de estas interrupciones, aproximadamente el 2,2% del presupuesto total de viajes de negocios del país, estimado en 23.217 millones de euros por la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA).
El informe se basa en una encuesta a 1.000 viajeros de negocios de España, 4.000 de Reino Unido, Alemania y Austria, y 2.000 de EEUU. Aunque la mitad (51%) de los españoles encuestados espera no sufrir problemas en sus viajes, sean en tren o avión, la realidad es distinta por múltiples factores. En 2025, el 61 % experimentó retrasos de más de una hora, y las cancelaciones afectaron al 30 % de aquellos viajando por trabajo, frente al 25 % en 2024. A nivel global, la tendencia es similar: las cancelaciones interrumpieron al 36 %.
Gráfico de los viajeros de negocios afectados por las incidencias meteorológicas. Fuente TravelPerk
Específicamente los fenómenos meteorológicos impactaron al 24 % de los viajeros de negocios en España, frente al 16 % del año anterior, aunque todavía lejos de países como Estados Unidos, donde el 50 % vio sus viajes afectados por el mal tiempo. Las huelgas también siguen siendo un desafío: mientras que en 2023 afectaron al 17 %, en 2024 subieron al 21 % y en 2025 alcanzan el 28 %. Además, existen otros problemas frecuentes, como pérdida o retraso de equipaje (25 %), pérdida de conexiones (25 %) y overbooking (15 %).
De media, los viajeros de negocios en España tuvieron que cancelar o posponer 2 viajes en los últimos 12 meses debido a estas interrupciones, lo que supuso que el 16 % perdiera una o más oportunidades de negocio, cifra que sube al 23 % entre los directivos.
Además, el 36 % informó haber incurrido en gastos imprevistos cubiertos por su empresa. El sobrecoste anual estimado por empleado afectado en España fue de 256 euros en alojamiento no planificado, 200 euros en transporte local, 194 euros en comidas y dietas, y 232 euros en horas extra.
Costes extra provocados por las incidencias en los viajes de trabajo. Fuente: TravelPerk
Roy Hefer, Director Financiero (CFO) de TravelPerk, ha explicado que, “los viajes no son solo una línea más del presupuesto, son una inversión en el éxito futuro de la empresa. Como tal, merecen el mismo enfoque cuidadoso que aplicaríamos a otras inversiones. Un retraso o una cancelación no tienen por qué arruinar un viaje completo ni disparar los costes. Las empresas que incluyen tarifas flexibles, cobertura de cancelación y tiempo adicional en sus políticas de viaje están mucho mejor posicionadas para impulsar la productividad y garantizar el retorno de la inversión en viajes.”
Las interrupciones prolongaron los viajes de negocios en España en una media de 3 horas 45 minutos, y cada vez estresan más (57 %) y afectan negativamente al equilibrio entre la vida personal y laboral (52 %) de los españoles. Extendiéndose incluso al tiempo personal:
- El 28 % tuvo que cambiar o cancelar planes personales, incluidas vacaciones.
- El 24 % no pudo cumplir con una obligación familiar.
- El 17 % informó de un aumento en los costes de cuidado de hijos o dependientes.
Las empresas y profesionales en España están adaptándose para reducir su impacto:
- Anticipación: el 33 % de los viajeros reserva tarifas flexibles, el 28 % añade tiempo adicional a los viajes y el 35 % consulta actualizaciones con mayor frecuencia.
- Herramientas digitales: el 20 % depende más de aplicaciones para mantenerse informado.
- Políticas más estrictas: Más de una cuarta parte de las empresas (28 %) ha adoptado medidas para minimizar las interrupciones, como billetes flexibles, seguros específicos y el uso exclusivo de plataformas de reserva aprobadas.
Aunque tanto viajeros como empresas recurren cada vez más a la tecnología, el apoyo humano sigue siendo esencial para los españoles. El 68 % prefiere hablar con un agente de atención al cliente por teléfono o en persona cuando se produce una interrupción. El autoservicio digital se ha convertido en la segunda opción más popular (24 %) para gestionar estos casos, mientras que los chatbots de IA siguen siendo poco usados (5 %).
Preferencias de los viajeros de negocios para solucionar los problemas. Fuente: TravelPerk
Kamil Jagodzinski, VP de Atención al Cliente en TravelPerk, ha señalado que, “la tecnología sin un buen servicio no basta. En TravelPerk, creamos automatización eficiente, siempre con personas reales detrás para que el viajero se sienta cuidado”.
También ha añadido que, “el año pasado incorporamos un equipo especializado en incidencias, con experiencia en previsión meteorológica, operaciones y gestión de incidencias, entre otras áreas. Ya han gestionado más de 340 incidencias en todo el mundo, manteniendo a los viajeros en movimiento incluso en situaciones como el apagón de España y Portugal. Mientras gran parte de la península estuvo paralizada, los viajeros afectados fueron contactados, se añadieron alertas a la plataforma y los agentes guiaron a 1.500 profesionales varados a través de vuelos y trenes. Es justo ese enfoque humano lo que garantiza la calma y que los viajes salgan adelante.”
