¿Qué es la mitigación de riesgos en proyectos?
La mitigación de riesgos en un proyecto implica identificar y analizar los peligros potenciales a los que se enfrenta la empresa antes, durante y posteriormente a su realización.
Estos riesgos pueden ser de carácter operativo, económico u organizativo. Adoptar una estrategia basada en una inteligente gestión del cambio en los proyectos es clave para evitar peligros mayores. Una buena planificación es clave para anticiparse a cualquier eventualidad antes de que ocurra y tratar de incrementar las posibilidades de que el proyecto sea un éxito.
¿Cómo identificar los riesgos en la gestión de proyectos?
La identificación de los riesgos es un paso esencial para poder mitigarlos. Existen diferentes métodos y estrategias que nos permitirán determinar qué riesgos pueden ocurrir durante el transcurso de un proyecto; debemos aplicarlos para poder abordar una planificación inteligente y previsora.
No estamos hablando exactamente de metodologías de gestión de proyectos, sino de métodos que se pueden utilizar dentro de estas para la evaluación de posibles riesgos.
Análisis FODA
El análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) se conoce también como SWOT por sus siglas en inglés, y se realiza mediante una matriz con cuatro cuadrantes. Se trata de identificar debilidades internas y amenazas externas que puedan convertirse en riesgos para el proyecto. Es la base para determinar qué fortalezas se deben potenciar y qué oportunidades se deben aprovechar para conseguir que el proyecto sea exitoso.
Brainstorming
La tormenta de ideas son comunes en el desarrollo de proyectos, sobre todo en la fase inicial. Pero también se debe utilizar este método para prevenir riesgos. En una reunión de grupo se puede utilizar esta técnica para evaluar cuáles son las distintas eventualidades (económicas, operativas, organizativas…) que pueden afectar a la consecución de las metas establecidas.
Análisis PESTEL
El desarrollo de un análisis PESTEL tiene en cuenta principalmente factores externos. Concretamente, nos estamos refiriendo al entorno político, económico, social, tecnológico, ecológico y legal.
Todos estos factores pueden afectar a la buena marcha de un proyecto. Existen muchos ejemplos de mitigación de riesgos en proyectos que se pueden abordar mediante esta metodología. Imagina que se produce un cambio de legislación durante el transcurso de un proyecto de construcción de una nave industrial, lo que retrasa la fecha de entrega para adaptarse a los requisitos legales. Debemos evaluar el riesgo de que dichos factores externos acaben afectando al proyecto y qué medidas de respuesta se van a llevar a cabo.
Análisis de la causa raíz
El análisis de la causa raíz es una técnica que suele utilizarse a posteriori, fijándonos en riesgos que ya se han convertido en problemas. A través del análisis de las causas del historial de incidentes de un proyecto, las empresas pueden prever riesgos futuros y adoptar medidas preventivas.
¿Cuáles son las mejores estrategias para la mitigación de riesgos en proyectos?
Toda empresa debería evaluar, prever y monitorizar los riesgos durante el desarrollo de todo proyecto. Esto implica elegir un método para el desarrollo del proyecto, pero también una planificación adecuada. El plan de mitigación de riesgos en un proyecto es determinante para que éste no se convierta en un fracaso.
Contar con un programa ERP para gestión de proyectos es clave para prever los posibles desafíos a los que te enfrentas, establecer los principales KPIs que vas a considerar y medir tus resultados durante el avance del proyecto.
¿Cuál es el papel de la comunicación en la mitigación de riesgos en proyectos?
La comunicación es esencial para mitigar los riesgos, ya que en caso de que se produzca cualquier incidencia, las personas del equipo tienen que ser conscientes de los protocolos y obligaciones que deben tener en cuenta.
Por otra parte, si los riesgos tienen un impacto en la calendarización del proyecto, o afectan al plazo de entrega, o a los materiales y tecnologías utilizadas, las personas responsables de cada área deben ser conscientes de ello para adaptarse a los nuevos parámetros.
Una buena comunicación evitará que haya una buena coordinación entre todas las partes, lo que ayudará a evitar trabajos en paralelo que no avancen en la buena dirección.
¿Cómo un ERP puede ayudar a mitigar riesgos en la gestión de proyectos?
El programa de planificación de recursos empresariales es la herramienta que permite centralizar y coordinar todas las áreas del negocio. Elegir un ERP para gestión de proyectos es muy importante, ya que te permitirá facilitar la organización, establecer plazos y calendarios de trabajo, gestionar los materiales y recursos, y llevar el control de los costes y el cumplimiento de los plazos.
Además, con esta herramienta podrás adaptarte más fácilmente al cambio, en caso de que se produzcan eventualidades que te obliguen a tomar las medidas de prevención para poder mitigar los efectos de un problema imprevisto.
En Zucchetti Spain cuentas con la solución Solmicro ERP, en distintas versiones verticales, que pueden ser determinantes para facilitar uan buena coordinación y organización y lograr que tu negocio en el sector servicios pueda los resultados esperados en cada proyecto.
