¿Qué es el deber de diligencia?
Se trata de la responsabilidad de la empresa de tomar medidas en relación a la seguridad y bienestar de las personas trabajadoras que están en un viaje de empresa.
Esto implica brindarles toda la información necesaria para que el viaje pueda desarrollarse por cauces normales y de forma eficaz, responder económicamente ante posibles imprevistos y asegurar el cumplimiento de la normativa en todo lo que respecta a la salud del personal.
Este deber de diligencia no exime a la persona trabajadora de su propia responsabilidad individual, por lo que debemos distinguir entre los deberes de ambas partes.
Responsabilidades del empleador en los viajes de negocios
La persona empleadora tiene la responsabilidad de evaluar los riesgos del destino, prever los medios para llegar y volver de éste, así como asegurar el bienestar y la seguridad de las personas durante el viaje, tanto en el trayecto como en el hotel, o en la actividad o evento en el que vayan a participar.
Esta responsabilidad implica muchas veces la necesidad de contratar un seguro de viaje y un seguro de salud que permita atender a cualquier emergencia. Además, la empresa debe establecer unos protocolos para hacer frente a cualquier necesidad.
Responsabilidad del empleado durante el viaje de negocios
Si la parte empleadora tiene un deber, las personas empleadas que participan en el viaje de negocios también poseen una responsabilidad. Ésta es seguir los protocolos e instrucciones de la empresa en materia de salud y seguridad, hacer un uso correcto de los equipos, medios y transporte proporcionado por la empresa y rendir cuenta de los gastos de forma transparente, respetando la política de gastos de la empresa.
Diferencias entre deber de diligencia empresarial y deber de diligencia del trabajador
El deber de diligencia empresarial y el deber de diligencia de la persona trabajadora no son exactamente igual. Pero es importante que las responsabilidades estén claramente delimitadas para evitar conflictos acerca de quién era la responsabilidad en caso de un imprevisto.
Deber de diligencia empresarial
La empresa debe cumplir una serie de obligaciones por ley. Para empezar, debe atender a las regulaciones de protección de la seguridad y salud en el trabajo, en particular en lo que respecta a la prevención de riesgos laborales, que también afectan a las personas empleadas que están en un viaje de empresa.
La empresa debe también evaluar los riesgos y proporcionar información y medios para garantizar su seguridad y salud durante el viaje. Eso debe incluir, en caso de que se utilicen vehículos de la empresa, una gestión de flotas de vehículos que permitan garantizar el buen estado de estos para evitar cualquier posible accidente.
Deber de diligencia del trabajador
Las personas empleadas que viajan en un viaje de negocios no están exentas de responsabilidades. Esto implica atenerse a la política de viajes corporativos, en lo que respecta a todos los protocolos de seguridad y salud.
¿Cómo se aplica el deber de diligencia en los imprevistos durante los viajes de negocios?
El deber de diligencia durante los viajes de negocios se aplica utilizando tecnología para la gestión de viajes de negocios, que permita monitorizar cada proceso, atender a los imprevistos o proporcionar información.
Además, debe implementarse una política de viajes y tener en cuenta su cumplimiento. Esto puede implicar la necesidad de acudir a expertos en compliance para asegurar que la empresa está haciendo su parte en todo lo que respecta al cumplimiento de normativas de salud y seguridad.
¿Qué impacto tiene el seguro de viaje en el cumplimiento del deber de diligencia en los viajes corporativos?
El seguro de viaje es fundamental en el cumplimiento del deber de diligencia, ya que la empresa no podrá la mayoría de las veces responder por sí misma a todos los imprevistos que surjan. Un seguro de viaje permite que la aseguradora se haga cargo de los costes y la atención rápida que requiere un determinado siniestro o eventualidad contemplado en las coberturas de la póliza.
Una empresa que no contrate seguros de viaje para las personas empleadas puede verse envuelta en problemas legales. Además, sus gastos también podrían incrementarse de manera notable. Es por eso esencial contar con un software de gestión de gastos de viaje que permita tener todo bajo control.
¿Por qué es crucial el deber de diligencia en los viajes de negocios y cómo un software de gestión puede ayudarte?
El deber de diligencia en los viajes de empresa es clave para que la organización cumpla con sus obligaciones legales en materia de seguridad y salud con respecto a las personas empleadas. Pero también es esencial para asegurar su bienestar, ya que toda compañía debe desear que su equipo se sienta protegido, motivado y satisfecho para que pueda dar lo mejor de sí mismo.
La gestión de los imprevistos puede ser muy compleja si no se utiliza, en primer lugar, un protocolo claro y definido; segundo, un seguro de viajes; y tercero, un software de gestión de viajes de negocios, que te permita monitorizar los procesos y proporcionar información en tiempo real, o agilizar y acelerar cada responsabilidad que corresponde a la empresa en relación a todos los elementos implicados.
