¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Es un tipo de solución empresarial destinada a la planificación, organización y control de tareas, costes y recursos vinculados a un proyecto. Este tipo de software permite que todas las personas involucradas dispongan de acceso a la información necesaria y facilita que los gestores puedan asignar tareas y controlar los progresos del equipo.
¿Por qué un software de gestión de proyectos es importante en la organización de tareas y equipos?
Un programa ERP de gestión de proyectos posee una importancia capital en la eficiencia operativa y el cumplimiento de objetivos en un proyecto.
Este tipo de solución permite diseñar un presupuesto, controlar las desviaciones y prevenir que se produzcan sobrecostes para poder maximizar la rentabilidad. Se trata también de una herramienta de gestión operativa que ayuda a controlar el seguimiento de entregables de un proyecto y facilitar la comunicación interna y el flujo de datos entre las personas del equipo.
Con este tipo de herramienta, se pueden prevenir cuellos de botella que retrasen la entrega y generen insatisfacción en los clientes. Además, ayuda a mejorar la productividad de las partes involucradas y a evitar los costes ocultos de un proyecto, que pueden ser la causa de un menor margen de beneficio.
10 funcionalidades de un software de gestión de proyectos más importantes
Tal como se ha indicado, un software de gestión de proyectos es una herramienta clave para la planificación y la organización. Pero hay una serie de funcionalidades esenciales que forman parte de la naturaleza de este tipo de herramienta y que pueden ser decisivas para que tu empresa pueda ser más eficiente.
Si vas a elegir un ERP para gestión de proyectos, es importante que te ayude de forma eficaz en los siguientes aspectos.
Planificación y programación
Un ERP permite crear cronogramas detallados con fechas límite, dependencias entre tareas y asignación de recursos, facilitando la planificación global del proyecto.
Por su parte, es también una herramienta clave para la planificación de costes y la elaboración de presupuestos.
Gestión de tareas y asignación de responsabilidades
En todo proyecto hay que asignar tareas entre los profesionales involucrados. De este modo, se trabaja de manera más eficiente y las personas pueden realizar su propia actividad de forma paralela. Esto permite dotar de claridad al proyecto y facilitar los medios de colaboración necesarios entre las personas que van a participar.
Seguimiento del progreso y control de hitos
Uno de los puntos clave en la gestión de un proyecto es monitorizar el avance de las tareas. Esto permitirá determinar el cumplimiento de los principales hitos que se pretenden alcanzar, o evitar situaciones que puedan dar lugar a un desvío operativo, lo que a su vez suele suponer también un exceso de costes.
Colaboración y comunicación en equipo
Cada proyecto es un todo, aunque se divida en tareas. La comunicación entre las partes involucradas en un proyecto es fundamental para su éxito. No es posible que cada persona trabaje de forma independiente, sin tener en cuenta las tareas que otras personas del equipo puedan estar realizando.
Integración con otras herramientas
El software de gestión de proyectos ayuda a integrar distintos procesos en una herramienta. En todo proyecto hay una parte operativa y de gestión, pero también financiera y contable. Este tipo de herramienta ayuda a facilitar que los presupuestos y compras de materiales a proveedores se puedan convertir en facturas, y las facturas se puedan pasar a contabilidad de forma sencilla y automatizada.
Informes y análisis de datos
La gestión de un proyecto en una empresa precisa hacer un seguimiento de los principales KPI’s. Es esencial analizar los costes, la productividad por hora trabajada de las personas, la relación entre los costes totales y el margen de beneficio, los tiempos de entrega. Disponer de una herramienta que te aporte claridad y luz sobre lo que está pasando en cada proyecto te permitirá mejorar la toma de decisiones.
Gestión de presupuestos y recursos
Todo proyecto implica elaborar presupuestos, contemplar la compra de recursos materiales o incluso la contratación de personal. Disponer de una solución digital en la que puedas hacer la planificación financiera de todos los aspectos involucrados es determinante para lograr un buen ROI.
Gestión de riesgos
Llevar a cabo determinadas acciones implica riesgos. En la gestión de proyectos, hay que tener en cuenta, en muchas ocasiones, la solicitud de permisos y licencias, la contratación de seguros de responsabilidad civil y tomar una serie de medidas de seguridad para evitar problemas y retrasos de diversa índole.
Adoptar un sistema ERP supone abordar la gestión del cambio en los proyectos, con una planificación más cuidada y precisa de cada fase. Se trata de reducir los riesgos financieros, en primer lugar, mediante una mayor automatización y control de cada área crítica del proyecto.
Debemos tener un conocimiento de las posibles dificultades y riesgos a las que pueda dar lugar una tarea, sus posibles costes y disponer de herramientas digitales que permitan planificar y enfocar el proyecto de forma inteligente y segura desde el principio.
Escalabilidad y personalización
Por último, cabe mencionar la gran importancia del programa de gestión de proyectos para facilitar la escalabilidad y crecimiento de la empresa. El software ERP te aporta claridad sobre los recursos y personal involucrados en cada proyecto, te ayuda a ser más productivo y competitivo, a alcanzar tus objetivos de manera más rápida y fácil, a optimizar los costes.
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