¿Qué es la legalización de libros?
La legalización de los libros consiste en un proceso legal cuya finalidad es dotar de valor probatorio y asegurar la identificación inequívoca de los libros contables y societarios de la empresa.
Una vez que han sido legalizados, no pueden manipularse. La huella digital en la legalización de libros garantiza que no se han modificado posteriormente Se trata de un paso previo muy importante para llevar a cabo el depósito de cuentas.
¿Quién está obligado a legalizar los libros?
Todos los que vayan a realizar el depósito de cuentas en el Registro Mercantil tienen que legalizar los libros. Esta obligación recae por lo general en sociedades mercantiles (SL, SA, sociedades cooperativas…) y empresarios individuales que tengan que llevar la contabilidad ajustada al Código de Comercio.
¿Qué libros deben ser presentados para su legalización?
Estos son los libros contables y societarios que las sociedades mercantiles deben presentar para su legalización.
Libro de inventarios y cuentas anuales
Es un libro obligatorio en el que se recopila la información económica y financiera clave del ejercicio. Contiene el balance de apertura, cuentas anuales e inventarios trimestrales (si se llevan).
Libro diario
Es el libro en el que se registran las operaciones diarias de la empresa. Se trata de un libro básico en la gestión de la contabilidad de una empresa. Cada vez que se realiza una operación ésta debe tener su asiento contable correspondiente en el Libro Diario.
Libro mayor
Este libro muestra todos los movimientos contables organizados por cuentas contables, indicando si son movimientos de cargo o abono.
Su función es facilitar el análisis del saldo de cada cuenta. Es útil para el seguimiento y conciliación contable.
Libro de actas
Se trata de un libro societario obligatorio para las sociedades mercantiles. En éste se recogen todas las decisiones y acuerdos que hayan sido tomados por los órganos sociales de la empresa.
¿Qué es el depósito de cuentas?
El depósito de cuentas anuales es la presentación formal de las cuentas anuales de la empresa ya aprobadas por la Junta General de Socios.
Diferencias clave entre legalización de libros y depósito de cuentas
Como habrás podido adivinar, hay una diferencia sustancial entre el proceso de legalización de libros y el depósito de cuentas. Estas diferencias se reflejan en su misma naturaleza y finalidad, así como también en los requisitos, plazos y procedimientos para llevarlos a cabo.
Finalidad y objetivos
La legalización de los libros se realiza para que estos tengan valor probatorio. No es una obligación de la sociedad, pero si se presenta el depósito de cuentas con libros que no se han legalizado previamente, estos carecerán de valor probatorio de la contabilidad, lo que puede generar en caso de litigios.
Procedimiento y plazos
La legalización de los libros contables se debe llevar a cabo en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable, que suele coincidir con el año natural.
Por otra parte, la formulación de las cuentas anuales se realiza en los 3 meses posteriores a la finalización del ejercicio. En los siguientes tres meses tendrán que ser aprobados por la Junta General de Socios o Accionistas, y pasado ese plazo, tendrá lugar la presentación del depósito de cuentas en el Registro Mercantil, lo que debe realizarse antes del 30 de julio.
Requisitos legales y obligatorios
El depósito de cuentas debe incluir los documentos obligatorios de las cuentas anuales, dependiendo del modelo que se vaya a presentar (ordinario, abreviado, pymes). La mayoría de empresas presenta el balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria contable, pero no el estado de flujos de efectivo, ni el estado de cambios en el patrimonio neto.
Esto debe presentarse en formato electrónico (pdf, zip…), de forma telemática en la sede electrónica del Registro Mercantil, y firmados electrónicamente.
En cuanto a la legalización de libros, tienen que estar cerrados, completos y contener los datos del ejercicio fiscal correspondiente. El proceso se lleva a cabo de manera telemática, a través de la aplicación D2 del Colegio de Registradores, en formato digital y firmado electrónicamente.
Muchas empresas y asesorías llevan a cabo este proceso a través de un software fiscal completo que les permita llevar a cabo todas las gestiones. Este tipo de herramienta funciona como una solución para llevar a cabo tanto la gestión tributaria y contable de sociedades mercantiles y empresarios individuales como programa de gestión de Renta y Patrimonio para personas particulares.
¿Por qué es importante legalizar los libros y depositar las cuentas?
En el caso de la legalización de los libros, es muy importante para evitar disputas en cuanto a las cuentas anuales del ejercicio en caso de litigios de cualquier índole. Sin dotar de valor probatorio a los libros estos podrían manipularse posteriormente. Su función es clave para dar transparencia a los procesos contables de tu empresa.
Si hablamos del depósito de cuentas, es importante tanto por razones legales para evitar sanciones, como también para poder ofrecer una información fidedigna sobre la situación de la empresa a socios e inversores.
¿Cuáles son las consecuencias por no cumplir con la legalización y el depósito de cuentas?
No legalizar los libros no contempla sanciones directamente, pero de forma indirecta sí puede considerarse una infracción leve al ser una condición necesaria para una gestión contable correcta. Estas multas pueden rondar los 150 euros aproximadamente. Sin embargo, el problema más grave pueden ser las consecuencias jurídicas que pueda presentar el hecho de no haber legalizado los libros.
El depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil es una obligación legal para todas las sociedades mercantiles en España. No hacerlo puede ser objeto de sanciones tributarias, que pueden ir de los 1.200 a los 60.000 euros.
¿Cómo un software de gestión fiscal puede facilitar la legalización de libros y el depósito de cuentas?
Un software de gestión fiscal ayuda a centralizar todos los procesos de gestión tributaria y contable en el mismo software. Eso significa que podrás rellenar los distintos modelos de cuentas anuales de manera sencilla y automatizada a partir de los datos de la empresa.
Y no sólo eso, sino que puedes hacer la legalización de libros y el depósito de cuentas desde la misma herramienta, incluso debes llevar a cabo el proceso para diversos clientes, como es el caso de muchas asesorías y despachos.
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