¿Qué es el desglose de tareas de un proyecto (WBS)?
Se denomina WBS (Work Breakdown Structure) al desglose de un proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Esto ayuda a llevar a cabo una calendarización del proyecto, una asignación de roles y responsabilidades y una previsión de los recursos necesarios para llevarlo a término.
En ocasiones también se le denomina EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), cuya función es clave para facilitar la comunicación entre las partes implicadas y optimizar los costes y tiempos de entrega.
¿Cuáles son los objetivos del desglose de tareas en la gestión de proyectos?
El objetivo del desglose de tareas es desarrollar una marco de trabajo para la planificación, ejecución y medición del cumplimiento de los objetivos, que a su vez pueden dividirse en los entregables de un proyecto.
En dicho desglose de tareas se identifican y describen cada una de las tareas que forman parte de un proyecto y son necesarias para su consecución. Éstas son la base para hacer un seguimiento del cumplimiento de los objetivos.
¿Por qué es importante el desglose de tareas en un proyecto?
Toda empresa que trabaja en gestión de proyectos, como empresas del sector de la construcción, ingenierías o empresas del sector IT, requieren desglosar las tareas de un proyecto en partes manejables. Hacer esto es muy importante por diversas razones.
Mejor organización y asignación de responsabilidades
En un proyecto participan diferentes profesionales, con distintas habilidades. Para facilitar la organización del proyecto, lo deseable es dividir las tareas de forma que cada persona o equipo pueda llevar a cabo su parte de manera paralela, lo que reduce los tiempos de entrega, mejora la coordinación y minimiza los riesgos.
Optimización de recursos y tiempos de ejecución
La gestión de proyectos requiere una planificación de costes, materiales y herramientas. Dividir el proyecto en tareas permite determinar el alcance de estos recursos y evitar que se produzcan situaciones en las que la falta de estos pueda generar retrasos. Esto ayuda a mejorar los tiempos de ejecución y mejora la eficiencia del conjunto de los equipos o personas implicadas.
Identificación y mitigación de riesgos
Observar en un diagrama el conjunto de tareas que se deben llevar a cabo permite identificar de manera clara los riesgos a los que nos enfrentamos en cada fase del proyecto.
Esto permite tomar acciones de forma anticipada para mitigar dichos riesgos, a diferencia de lo que ocurriría si no se hubieran dividido las tareas para evaluar previamente dichas dificultades.
Las empresas que trabajan con proyectos necesitan disponer de soluciones que les ayuden a anticiparse a los cambios para reducir los riesgos. Los tiempos de ejecución, al fin y al cabo, acaban determinando la rentabilidad de un proyecto. Abordar la gestión del cambio en los proyectos, para funcionar desde un enfoque digital que facilite la colaboración, es esencial para reducir sobrecostes.
Pasos para realizar un buen desglose de tareas de un proyecto
La estructuración y desglose de tareas de un proyecto debe llevarse a cabo mediante una serie de principios fundamentales.
Definir los entregables principales del proyecto
Lo primero es definir cuáles son los entregables del proyecto, es decir, aquellas partes terminadas que en su conjunto contribuyen a producir el resultado final. En un proyecto de fabricación de una máquina, el desarrollo de las piezas, el ensamblaje y las pruebas finales constituyen entregables individuales, con especificaciones claras, que se pueden calendarizar de forma previa.
Desglosar las tareas en niveles jerárquicos adecuados
Las tareas deben subdividirse en niveles jerárquicos, ya que unas son más importantes que otras, o dependen de otras. Esto facilita la asignación de responsabilidades a las personas involucradas, el seguimiento de los progresos y la identificación de las dependencias entre tareas.
Asignación de responsabilidades y recursos
Por último, debemos determinar qué personas o equipos de trabajo llevarán a cabo cada tarea, qué recursos y herramientas van a disponer para ello, y cuál va a ser el método de trabajo y el calendario y forma de rendición de cuentas que se llevará a cabo. Esto ayudará a evaluar de manera más eficaz la productividad y la eficiencia de costes. Tengamos en cuenta que los costes ocultos de un proyecto pueden perjudicar seriamente la cuenta de resultados.
Herramientas y técnicas para crear un desglose de tareas efectivo
Si tu empresa quiere enfocar la gestión de proyectos de otra manera, a fin de reducir los riesgos y los costes ocultos, es necesario hablar de herramientas y técnicas. Necesitas un programa ERP de gestión de proyectos que te permita gestionar recursos y personal, pero también planificar y organizar tareas, y prever y medir las desviaciones de costes.
Software de gestión de proyectos
Un software de gestión de proyectos es una herramienta de colaboración, que permite centralizar todos los datos, recursos e información vinculada a un proyecto en un solo programa. Esta herramienta facilita la comunicación interna y ayuda a planificar los recursos y los costes de cada proyecto, por lo que desempeña una función operativa y financiera indispensable para reducir los riesgos asociados a cada cliente.
Técnicas como diagramas de flujo y mapas mentales
Lo segundo que necesitas hacer es utilizar herramientas como diagramas de flujo y mapas mentales para poder definir el flujo de tareas que deben realizarse, con qué materiales deben llevarse a cabo, en cuánto tiempo y con qué personas.
Este tipo de técnicas es determinante para poder visualizar con claridad las necesidades de cada fase de un proyecto, prever posibles riesgos y desviaciones y optimizar los flujos de trabajo para ayudar a lograr los objetivos del proyecto en el tiempo y forma estipulados.
¿Cómo el ERP de gestión de proyectos de Zucchetti puede ayudar en el desglose de tareas?
No todas las empresas están lo suficientemente digitalizadas para abordar la gestión de proyectos desde un enfoque orientado a la eficiencia. El desglose de tareas muchas veces se lleva a cabo por intuición, pero esto genera todavía numerosas ineficiencias que requieren que se lleve a cabo un control más sistemático de los tiempos y los recursos de cada proyecto.
En los grandes proyectos, las malas decisiones pueden tener severas consecuencias. Elegir un ERP de gestión de proyectos puede ser la clave para mejorar la planificación, organización y comunicación de tu empresa, evitando algunos de los problemas que seguro que tienes en estos momentos. Por ejemplo, los costes ocultos o retrasos derivados de una falta de previsión, o errónea subdivisión del proyecto en tareas.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer la solución Solmicro ERP para gestión de proyectos, el software más innovador, flexible y personalizable del mercado, con el que podrás controlar la gestión operativa y financiera de tus proyectos para que estos sean más rentables y eficientes y puedas así recuperar el control de tu negocio.
