¿Qué es la memoria contable?
Se trata de un documento o informe detallado que forma parte de las cuentas anuales de una empresa y refleja la información del balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa.
Este documento permite tener una visión completa y transparente de la información financiera de la empresa, a fin de facilitar su análisis por parte de quienes revisen las cuentas anuales.
¿Qué información debe contener la memoria contable?
La información de la memoria contable incluye la actividad de la empresa, las normas de aplicación aplicadas, el inmovilizado, las existencias, los deudores y acreedores, información sobre el personal y la situación fiscal de la empresa, así como otros aspectos relevantes, como modificaciones en criterios contables o subvenciones recibidas.
Para que lo veas más claro, vamos a ver un ejemplo de memoria contable para una empresa hipotética.
Ejemplo de memoria contable
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- Actividad de la empresa: supongamos una empresa hipotética denominada Gestiones y venta de productos tecnológicos SL., dedicada a la venta y reparación de ordenadores.
- Bases de la presentación de las cuentas: se han elaborado conforme al Plan General Contable
- Distribución de resultados: se ha acordado destinar el 20% de los beneficios netos a un fondo de inversión, un 10% al reparto de dividendos, y el 70% restante a reservas legales.
- Normas de valoración aplicadas: aquí se puede indicar que el inventario se ha valorado conforme al coste de adquisición, o el criterio de amortización de los activos fijos intangibles.
- Situación fiscal: la empresa puede presentar un resultado fiscal positivo de 200.000 euros de beneficio neto, a los que se ha aplicado el 25% del Impuesto de Sociedades de un 25% (50.000 euros)
- Activos y pasivos: tiene un inmovilizado material de 30.000 euros en mobiliario y maquinaria para reparación, unas existencias de 120.000 euros y 40.000 euros en cajas bancos; posee unas deudas a proveedores de 20.000 euros a corto plazo, y debe 15.000 euros en un préstamo bancario como deuda a largo plazo.
- Ingresos y gastos: la empresa obtiene unos ingresos operativos de 900.000 euros, con un 3% de incremento con respecto al año anterior. Los gastos totales ascendieron a 650.000 euros.
- Hechos posteriores al cierre: la empresa firmó un acuerdo con un partner para extender sus operaciones de venta y reparación de ordenadores a Portugal.
- Operaciones con partes vinculadas: no posee operaciones con otras partes vinculadas, ya que no se trata de un grupo de empresas.
- Información del personal: tiene una plantilla de 40 personas empleadas, distribuidas en tareas administrativas, de venta y reparación de ordenadores.
- Otra información relevante: se recibió una ayuda por el Kit Digital de hasta 6000 euros.
Tipos de memoria contable
La legislación española permite adaptar la carga de información a las dimensiones reales de cada empresa. Recordarás que ya explicamos que existen diferentes modelos de cuentas anuales. En este sentido, podemos distinguir entre dos tipos de memoria contable: la memoria normal u ordinaria, y la memoria abreviada.
Memoria ordinaria
La memoria ordinaria, también conocida como memoria normal, es la que se suele utilizar en grandes empresas, con una gran cantidad de activos, pasivos y operaciones de ingresos y gastos, política contable o riesgos financieros.
Memoria abreviada
Es el tipo de memoria contable que utilizan las pequeñas y medianas empresas. Se trata de un modelo que cubre aspectos básicos como la actividad de la empresa, el inmovilizado, el personal o las normas de valoración.
¿Cuándo se debe de presentar la memoria contable?
La presentación de la memoria contable se debe llevar a cabo en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio contable.
Es un proceso que incluye la presentación de la cuenta de pérdidas y ganancias y el Balance de situación en el Registro Mercantil.
¿Por qué es importante la memoria contable para las empresas?
La memoria contable es una obligación legal, pero también un instrumento de planificación y análisis financiero, que proporciona transparencia y permite detectar desviaciones o evaluar la situación financiera de la organización. Es además un elemento fundamental para la interpretación de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación.
Garantizar la transparencia financiera
La memoria contable posee una extraordinaria importancia, ya que ayuda a explicar las fluctuaciones y tendencias de los estados financieros de la empresa. En este documento se reflejan las políticas de inversión o los riesgos financieros, por lo que resulta muy importante a la hora de tomar decisiones empresariales, especialmente para los inversores.
Cumplir con la normativa fiscal y contable
Todas las sociedades obligadas a formular y hacer el depósito de cuentas en el Registro Mercantil deben hacer la memoria contable. Se trata de un requisito legal para cumplir con las obligaciones fiscales y contables de la empresa.
Esto afecta a:
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- Sociedades anónimas
- SL
- Fondos de pensiones
- Sociedades de garantía recíproca o comanditarias por acciones
- Cualquier empresa o entidad obligada a hacer el depósito de cuentas
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Se trata, por tanto, de una obligación legal que si no se cumple puede dar lugar a la imposición de sanciones administrativas.
¿Cómo un software ERP puede ayudar con la memoria contable de una empresa?
Un software ERP para contabilidad permite centralizar toda la información de la empresa en una sola herramienta. Es una solución esencial para la gestión de la contabilidad: puedes llevar a cabo los distintos tipos de asientos contables, hacer la conciliación bancaria, calcular las Cuentas de Pérdidas y Ganancias, el Balance, la memoria contable, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
Esto implica que todas las operaciones, activos y pasivos de la organización se reflejan de manera clara en el software, lo que te permite automatizar las operaciones contables, como la elaboración del Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias o la presentación de la memoria contable.
Utilizar este tipo de solución empresarial es clave para ser más productivos, evitar errores a la hora de elaborar los documentos contables como el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, así como ahorrar tiempo al poder automatizar la gestión de contabilidad.
La memoria contable como base para una gestión contable eficiente
La memoria contable debe entenderse como una herramienta estratégica para hacer un diagnóstico financiero y contable completo de la organización.
Su elaboración es clave para obtener visibilidad de los riesgos y contingencias y estandarizar los procedimientos contables internos. Su función también es clave para que el equipo directivo pueda tener una visión completa de la estructura financiera, solvencia, productividad y evolución de resultados de la organización.
Como asesoría fiscal o departamento contable, es fundamental que puedas asegurar la precisión de los datos reflejados en la memoria contable. En este sentido, desde Zucchetti Spain te invitamos a utilizar la solución Altai Sociedades y Depósito, con la que podrás apostar por la digitalización y elaborar las Cuentas anuales y hacer el depósito de cuentas de tus clientes. Esto te permitirá ganar tiempo y facilitar tus relaciones con las administraciones públicas a través de un software que te permita automatizar procesos, centralizar toda la información y evitar errores humanos.
