¿Qué es la huella digital en el contexto de la legalización de libros?
La huella digital es un código alfanumérico único que identifica de manera inequívoca el contenido de un archivo electrónico. Este hash actúa como una firma técnica del documento.
Cuando presentas los libros contables de forma telemática ante el Registro Mercantil, el sistema genera la huella digital del archivo. La huella certifica que el contenido de los libros presentados en ese momento es el mismo que el que guarda la empresa.
La digitalización y los procesos telemáticos implican que Registro Mercantil y huella digital tienen que ir de la mano. Es esencial asegurar que los documentos sean exactamente los mismos a los aportados por la empresa, garantizando su autenticidad e inalterabilidad. Estos documentos llevarán un código único generado para poder hacer el depósito de las cuentas anuales. Anteriormente ya te explicamos cuáles son las funciones del Registro Mercantil y la importancia de esta institución para proporcionar transparencia y seguridad jurídica.
¿Cómo se genera la huella digital?
El proceso de añadir la huella digital a los archivos de los libros que se deben presentar en el Registro Mercantil no se realiza de manera manual. El contable o asesor legal de la empresa debe generar en primer lugar los libros en formato digital, y una vez hayan sido aprobados para su depósito en el Registro Mercantil, acceder antes a la sede electrónica del Colegio de Registradores para su legalización.
Ahí se tendrán que subir los libros y el sistema calculará de manera automática la huella digital que estos van a llevar, proporcionando un resguardo que contendrá el mismo hash y los datos de presentación.
Ahora bien, hay muchas empresas que prefieren trabajar con un software de gestión para empresas, como las soluciones Altai, de Zucchetti Spain, que facilitan la gestión contable y las operaciones administrativas, pudiendo legalizar los libros desde la herramienta, que conecta directamente con la sede electrónica.
Ventajas de usar huella digital para la legalización de libros
La huella digital es un ejemplo más de la progresiva digitalización de los procesos con la administración pública. Sus beneficios son evidentes para todas las partes.
Autenticidad en la legalización
La huella digital garantiza que los libros contables presentados en el Registro Mercantil son los mismos que ha generado la empresa, sin posibilidad de alteraciones posteriores.
Garantía de autenticidad y seguridad
Gracias al uso de algoritmos criptográficos, la huella digital proporciona un nivel adicional de seguridad, lo que permite dotar de la máxima fiabilidad e integridad a los documentos que vas a depositar en el Registro Mercantil.
Cumplimiento de normativas legales
La incorporación de la huella digital cumple con los requisitos establecidos por la normativa mercantil vigente, asegurando que el proceso de legalización de libros sea conforme a la ley.
Ahorro de tiempo y recursos
La legalización telemática con huella digital elimina la necesidad de desplazamientos y trámites presenciales, agilizando el proceso y reduciendo costes administrativos.
¿Por qué es importante la legalización con huella digital de los libros?
Todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil tienen que hacer el depósito de cuentas en esta institución. Existen diferentes modelos de cuentas anuales, como ya explicamos, pero cualquiera que éstas sean, la legalización de los libros contables se debe hacer de forma telemática, como marca la Ley 14/2013.
Casos de uso en el sector legal y mercantil
Por ejemplo, supongamos que una empresa cierra sus cuentas a 31 de diciembre, como marca la legislación, y ahora su equipo contable o la asesoría con la que trabaja tiene que generar los libros y legalizarlos con huella digital. Este proceso se tendrá que llevar a cabo telemáticamente de manera previa al depósito de cuentas, que se tendrá que hacer antes del 30 de abril.
Pero hay otros muchos casos en los que se requiere la legalización de libros. Por ejemplo, legalizar el Libro de Actas tras la junta de los socios, lo cual es clave para confirmar que los documentos que posea la administración no se han alterado tras su legalización.
¿Qué tecnologías permiten la huella digital para legalizar libros?
Si bien puedes hacer la legalización de libros de forma telemática a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores, muchas asesorías legales y equipos contables en las empresas utilizan herramientas de software empresarial que les permiten legalizar los libros directamente desde la solución, conectando directamente con la sede electrónica.
A través de un software de contabilidad, se pueden generar los libros de forma digital y de manera automatizada, a partir de la facturación, las operaciones bancarias y las nóminas de la empresa, y luego generar los libros contables que se aprobarán en la Junta y realizar su legalización con huella digital de una manera más rápida y sencilla, mejorando tu productividad y ayudándote a optimizar tus procesos.
