La gestión de nóminas en las empresas es actualmente enormemente compleja. Cualquier organización que tenga un cierto número de personas contratadas dedica una cantidad notable de tiempo al cálculo de las nóminas.
Hacerlo correctamente es esencial para cumplir con la legislación laboral y los convenios. Sin embargo, muchas empresas carecen de herramientas que les permitan automatizar este proceso, por lo que parte del equipo de RRHH dedica demasiado esfuerzo a tareas manuales.
Entender la importancia del software de nóminas en este contexto es fundamental para transformar un proceso que puede ser causa de sanciones o conflictos legales con el personal si no se hace correctamente.
Desde Zucchetti Spain vamos a mostrarte las claves para una gestión de nóminas eficiente y automatizada, utilizando el potencial de la tecnología para la gestión de nóminas.
La importancia de una gestión de nóminas eficiente en la empresa
Ser eficientes al calcular una nómina implica que tu personal no tendrá que realizar las operaciones de manera manual, sino automatizada. Nos referimos a aspectos como el salario base, horas extra, bonificaciones, reembolsos, cotizaciones, impuestos, complementos salariales, vacaciones no disfrutadas y finiquito cuando corresponda.
Todos estos aspectos son cambiantes. Las horas extra pueden variar en una misma persona empleada mes a mes. Los reembolsos también dependen al final de los gastos por desplazamientos que haya que devolver a la persona empleada. Son demasiados puntos que hay que tener en cuenta para el cálculo de nóminas.
No se trata únicamente de la necesidad de llevar a cabo las nóminas digitales y sin gastar papel, que también, sino integrar los distintos elementos involucrados para calcularlas de manera automática.
Principales desafíos en la gestión de nóminas
La gestión de las nóminas implica diversos retos para las empresas que hay que abordar. Tu Departamento de RRHH requiere ser más eficiente para poder avanzar.
Veamos los puntos que debes tener en cuenta si quieres mejorar la gestión de nóminas.
Errores frecuentes en el procesamiento de datos
Cuando hay que introducir múltiples datos, se pueden producir errores. Por ejemplo, cuando se escriben los datos manualmente, o si se realizan los cálculos manuales. Tener en cuenta todas las variables aumenta el riesgo de errores, por lo que utilizar un software de nóminas que integre todos los sistemas y considere todos los factores, desde el contrato al convenio laboral y la legislación, es clave para evitar dichos fallos.
Cumplimiento de normativas laborales y fiscales
No se trata sólo de calcular las nóminas, sino de cumplir la normativa fiscal y legal para evitar problemas en caso de inspección. Por ejemplo, cada nómina debe reflejar correctamente el IRPF a cargo del trabajador que a la empresa le corresponde ingresar, así como también las cotizaciones.
Gestión de diferentes contratos y tipos de jornada laboral
Cada contrato puede tener distintas características: diferente nivel de antigüedad, condiciones salariales distintas por la categoría laboral en la que está inscrita la persona trabajadora, complementos salariales especiales para determinados puestos de trabajo… Y también personas que tienen distinta jornada laboral: a jornada completa, parcial, fines de semana… Tener todo esto en cuenta puede ser complejo sin un software.
Protección y seguridad de los datos sensibles
Los datos de las nóminas son privados y deben estar correctamente protegidos. Los documentos no se pueden guardar en cualquier lugar, a la vista de cualquier persona. Muchas empresas utilizan soluciones de nómina cloud para tener cada nómina almacenada en la nube y evitar así cualquier problema que afecte a la privacidad y confidencialidad de los datos.
Impacto del absentismo en la gestión de nóminas
El absentismo también puede tener consecuencias en la nómina, y para eso ésta tiene que corresponderse con las horas trabajadas reales. Nada de eso es posible si no se trabaja con un sistema de registro horario digital, que además de cumplir con la normativa más reciente, te permita detectar rápidamente el absentismo laboral.
Cálculo de horas extras
Las horas extra deben estar correctamente reflejadas. Una vez más, la integración entre software de nóminas y registro horario es fundamental para no tener que llevar a cabo el cálculo manualmente.
¿Qué soluciones pueden mejorar la gestión de nóminas?
Muchas empresas gestionan sus nóminas con un software. Pero eso no significa que lo estén haciendo correctamente. Para empezar, esa herramienta de gestión tiene que estar actualizada a las normativas y convenios más recientes. Por otra parte, tiene que ser una herramienta que integre gestión de nómina, registro horario y gestión de los reembolsos del personal.
Las soluciones más avanzadas y actuales van mucho más allá. Permiten automatizar el mismo cálculo de las nóminas para que tu personal no tenga que hacerlo y su papel se limite a la mera supervisión. Eso es posible si se aplican los beneficios de la Inteligencia Artificial en la gestión de nóminas.
Software de nóminas especializado
Trabajar con un software especializado te ayuda a ir un paso por delante. La gestión documental es más eficiente, no tienes que usar papel y no tienes que hacer el cálculo manual. Los salarios, cotizaciones, impuestos, complementos salariales y horas extra se calculan de manera automática, teniendo en cuenta la casuística y sin cometer errores.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a trabajar con un operador de nóminas con IA que te permita automatizar el proceso. De este modo, podrás gestionar tus nóminas, firmarlas y enviarlas automáticamente, y facilitar la integración de procesos con el resto de áreas de tu empresa, desde la contabilidad a la gestión de gastos de viaje y notas de gastos.
