El registro horario es una obligación legal de empresas y autónomos con personas empleadas. Su función es registrar correctamente las horas trabajadas por el personal, de manera que se puedan reflejar correctamente en las nóminas y pagar lo que corresponde. Pero existen diversas situaciones en las que se puede producir fraude.
Desde Zucchetti Spain te alentamos a cumplir rigurosamente con el registro horario digital obligatorio para evitar cualquier posible ilegalidad. Cabe recordar que las empresas se pueden ver perjudicadas de muchas formas en este sentido, tanto por sanciones administrativas por parte de la Inspección de Trabajo como a nivel operativo en la organización.
¿Cuál es el principal objetivo del control horario?
El control horario persigue medir de manera precisa y exacta las horas trabajadas por el personal. La digitalización hace posible que se pueda conocer con detalle la hora de entrada y salida de la jornada laboral de las personas, teniendo en cuenta la hora, minuto y segundo.
El objetivo es que dicho registro horario permita pagar las horas extra correspondientes al tiempo real trabajado. Desde el punto de vista legal, ésta es la principal función del control horario, pero hay otras muchas razones por las que vale la pena llevarlo a cabo. No sólo para evitar sanciones, sino para conocer de manera fidedigna que el personal de la empresa está cumpliendo con sus obligaciones contractuales. También es de gran utilidad a nivel organizativo para gestionar turnos, permisos y vacaciones.
Claves esenciales para un control horario eficaz y evitar fraudes laborales
El fraude laboral se produce cuando el registro horario no refleja de manera exacta las horas de trabajo reales del personal. Aquí puede ser tanto que la empresa salga perjudicada (la persona empleada ha fichado un tiempo que no corresponde a la realidad trabajada) o beneficiada (los datos reflejan un menor tiempo trabajado del que corresponde realmente, por lo que se estarían pagando menos horas extra).
Si quieres asegurar un control eficaz del registro horario y evitar posibles fraudes, debes tener en cuenta las siguientes claves.
Implantar sistemas digitales de control horario
Actualmente, la nueva normativa exige que el registro horario se lleve de forma digital. Ya no es posible firmar una hoja de papel que refleje las horas trabajadas. Utilizar un software de control horario es la forma más eficiente de medir con exactitud las horas trabajadas.
Formación y concienciación de las personas empleadas sobre la importancia del registro
Las personas de la empresa deben recibir formación sobre los procedimientos adecuados para el fichaje de la jornada laboral. Deben tener en cuenta que según estos elementos se van a calcular las horas extra que corresponden pagarles. Pero también hay que considerar que si se trabajan menos horas de las correspondientes la empresa puede tomar medidas por el incumplimiento del contrato.
Auditorías internas periódicas para detectar irregularidades
Las empresas necesitan llevar a cabo auditorías internas para detectar cualquier posible irregularidad. Por ejemplo, que las personas hagan más horas extra de las que les corresponden, o que fichen pero no trabajen, o que trabajen, pero no fichen la entrada y salida de manera correcta.
Transparencia y comunicación clara sobre las políticas de control horario
La transparencia debe ser un punto esencial para cumplir con la normativa de registro horario. Debe tenerse en cuenta que esta información debe ser accesible para la Inspección de Trabajo y también para el personal y sus representantes, por lo que es vital que se utilice una herramienta que permita reflejar de estos datos de manera clara y automatizada.
Consecuencias del fraude en el registro horario para empresas
Las consecuencias de un fraude en el registro horario pueden ser letales para muchas organizaciones. Generalmente, los problemas se van a traducir en multas y sanciones, aunque también pueden derivar en demandas judiciales.
Además, no hay que olvidar que la falta de un control de las horas trabajadas reales tiene ya de por sí consecuencias negativas para las empresas, ya que se desconoce cómo está actuando el personal de la empresa, cuántas horas trabajan realmente. Puede haber situaciones de presentismo laboral, ausentismo o fraude en el registro horario, pero también problemas de burnout por exceso de horas extra, que acabe llevando al abandono laboral.
Veamos punto por punto los problemas más importantes asociados al fraude en el control horario.
Multas y sanciones económicas
Múltiples empresas y autónomos con personal han sido ya multados por el incumplimiento de la normativa del registro horario.
Las sanciones pueden rondar entre los 60 y 625 euros, cuando se trata de infracciones leves. En estos casos, suele producirse cuando la empresa no pone a disposición del personal los informes del registro horario, o no informa a las personas empleadas sobre sus condiciones laborales.
En los casos más graves, las multas pueden rondar desde los 625 a los 6250 euros. Éstas se producen cuando las personas trabajadoras han realizado horas extra y la empresa no las ha pagado. Por otra parte, las infracciones más graves pueden comportar multas de hasta 187.515 euros, y pueden tener lugar en casos extremos, cuando se producen impagos o hay personas menores de edad trabajando en la empresa.
Riesgo de demandas, inspecciones de trabajo y procesos judiciales
No debemos olvidar que las sanciones administrativas no son el único problema. La parte perjudicada, que suele ser la persona empleada, puede plantear una demanda judicial para cobrar horas extra trabajadas que no se han pagado. También pueden producirse situaciones en las que la Inspección de Trabajo detecte irregularidades o se descubran incumplimientos de la legislación laboral que deriven en procesos judiciales.
Ineficiencia en la gestión
La ineficiencia en la gestión del registro horario es uno de los principales problemas de muchas empresas. Esto en ocasiones tiene que ver con el sistema de registro de la jornada laboral utilizado, que no siempre cumple con la obligación del registro horario digital; por otra parte, es esencial que el sistema se adapte al teletrabajo, de manera que las personas que trabajan en remoto, de manera total o parcial, también puedan fichar el inicio y finalización de la jornada.
En otras ocasiones, el problema de la ineficiencia está relacionado con la falta de un software de nóminas que conecte con el software de registro horario, lo que obliga a calcular las nóminas manualmente.
Riesgo en auditorías
Otra circunstancia en la que las empresas se pueden ver perjudicadas es cuando se producen auditorías, que pongan de manifiesto problemas de compliance que puedan suponer un riesgo para la reputación de la empresa y el cumplimiento legal.
¿Cómo un software de gestión puede ayudar a evitar fraudes en el registro horario?
Utilizar un software de control horario es vital que las empresas puedan adaptarse de manera eficaz a la normativa del registro horario obligatorio digital.
Este sistema debe conectar además con el sistema de nómina para poder calcular de manera automática las nóminas del personal, evitando así las ineficiencias administrativas en la gestión laboral que puedan dar lugar a conflictos con el personal.
Por otra parte, no hay que olvidar que el software de gestión de personal que utilices en tu empresa debe ser una herramienta completa, flexible y escalable, que se adapte a todas las necesidades de tu negocio, incluyendo la gestión de las notas de gastos y los gastos de viaje. La integración de todos los procesos es esencial, ya que todo puede estar relacionado.
La suite de Zucchetti HR es un software de RRHH con Inteligencia Artificial que incluye las herramientas para control de registro horario digital, gestión del talento, gestión del desempeño laboral y formación, Portal del Empleado y gestión de nóminas, además de que conecta con tu software de gestión de viajes corporativos para tener todos tus gastos de personal bajo control e integrados en una sola plataforma.
