Los documentos administrativos que una empresa debe manejar para su operativa diaria no deben confundirse. No es lo mismo una factura y un albarán, aunque ambos son necesarios para el buen funcionamiento de las empresas. Pero su función es diferente, en especial en lo que respecta a la fiscalidad, para lo cual sólo la factura tiene validez.
En este post te mostraremos qué es un albarán y una factura, cuáles son los elementos que contienen y cuáles son las principales diferencias entre ambos.
Además, te mostraremos un modelo de albarán y factura que puedes seguir como referencia, aunque lo correcto es que si tienes una empresa puedas utilizar un sistema ERP que te permita hacer la contabilidad automática de facturas.
¿Qué es un albarán?
El albarán es un documento cuya función consiste en acreditar la entrega de mercancías o prestación de un servicio. No incluye los mismos datos que una factura y no tiene efectos tributarios.
Información que debe incluir un albarán
Este documento comercial incluye los datos del proveedor, los datos del cliente, la descripción de los productos y/o servicios entregados, la fecha en la que se ha realizado el albarán y el número de albarán, que suele ser correlativo.
Tipos de albaranes más comunes
Generalmente hablamos de dos tipos de albaranes, que son los siguientes:
- Albarán valorado: son aquellos en los que se incluyen los precios unitarios y totales de los productos y servicios entregados. El objetivo de este importe es informar a Hacienda
- Albarán no valorado: el otro tipo de albarán es aquel en el que se incluyen lo datos de proveedor y receptor, y la descripción de los productos y servicios, pero no el importe
Según su naturaleza, se puede también distinguir entre albarán de entrega (cuando corresponde a productos y servicios entregados) y o albarán de devolución (en caso de que se trate de la devolución de productos entregados al cliente.
Ejemplo de albarán
Para que nos hagamos una idea de cómo sería un albarán, estos son los elementos que debe contener un albarán de entrega valorado.
Nº de albarán: 000023123
El nombre del proveedor SL
Dirección del proveedor
CIF del proveedor
El nombre del cliente SL
Dirección del cliente
NIF del cliente
Producto / Cantidad / Precio unitario / Total
Nombre del producto / 100 / 2,50 € / 250 €
¿Qué es una factura?
La factura tiene unas connotaciones diferentes al albarán. Se trata de un documento fiscal y mercantil, de carácter obligatorio en la mayoría de transacciones comerciales entre empresas y autónomos y particulares. Eso implica que tiene efectos tributarios. Lo que tenemos que declarar a Hacienda es la suma de las facturas.
Para poder llevar a cabo una gestión de la contabilidad avanzada, es esencial que puedas automatizar la creación y almacenamiento de tus facturas en un software especializado.
Datos obligatorios en una factura
Una factura debe contener los datos del emisor y los datos del receptor (nombre, dirección, código postal, CIF o NIF). Además, debe incluir el número de factura, que debe ser correlativo, la fecha de la factura y los productos y servicios, con la base imponible, el tipo de IVA aplicado y el total con IVA, así como también retención del IRPF si la hubiere y total de la factura.
Tengamos en cuenta también que la nueva normativa de facturación y el sistema Veri*factu implica que, en el momento en el que se deba aplicar, en las facturas debe aparecer un código QR y un hash o huella digital que permita garantizar la autenticidad y la inalterabilidad de la factura.
Tipos de facturas y su uso
Las facturas pueden ser ordinarias, rectificativas o recapitulativas:
- Facturas ordinarias: es la factura que contiene todos los datos obligatorios y es la que se utiliza en las operaciones de compraventa.
- Facturas rectificativas: corrige errores de facturas emitidas
- Facturas recapitulativas: la factura recapitulativa agrupa varias operaciones a un mismo cliente en un determinado período
Es muy importante tener en cuenta que en la actualidad existe la obligación de emitir factura electrónica entre empresas y autónomos, por lo que es crucial contar con el software de gestión empresarial adecuado para poder emitirlas.
También existen otros tipos de facturas, como la factura simplificada, que equivale a los tickets de compra, y no permite deducir el IVA. Por otra parte, existen también las facturas proforma o presupuesto, que no tienen validez fiscal y su único objetivo es informar al cliente.
Ejemplo de factura
Nº de factura: 000023123
Empresa proveedora SL
Dirección del proveedor
CIF del proveedor
Cliente receptor SL
Dirección del cliente
NIF del cliente
Producto / Cantidad / Precio unitario / Base imponible / Tipo IVA / IVA / Total
Nombre del producto / 100 / 2,50 € / 250 € / 21% / 52,50 € / 302,05 €
Diferencias clave entre albarán y factura
Ahora que tienes claro qué es una factura y un albarán, veamos sus principales diferencias, que son importantes.
Momento de emisión
El albarán lleva la fecha del día de la entrega del producto o servicio al cliente. Sirve como prueba de que los clientes han recibido los productos o servicios. En cambio, la factura se emite en el momento de realizar la operación.
Valor legal y fiscal
Un albarán es un documento comercial, no tiene efectos tributarios, aunque sí es una prueba justificativa de los productos o servicios entregados. En cambio, una factura tiene validez fiscal y contable. Los importes de las facturas se contabilizan como ingresos o gastos, se incorporan a los registros del IRPF o Impuesto de Sociedades o el IVA.
Contenido
El contenido de una factura tiene que incluir aquello que es imprescindible para que sea legal, como es la base imponible, el IVA, la retención del IRPF (si corresponde) y el total. En cambio, el albarán no necesita incluir los importes, sólo es imprescindible que incluya la descripción de los productos o servicios entregados.
Obligatoriedad
Mientras que el albarán no es obligatorio, la factura sí lo es en determinadas operaciones en las que la empresa no tenga posibilidad de emitir una factura simplificada.
Uso en la gestión administrativa y contable
El uso del albarán es puramente administrativo y permite justificar las operaciones logísticas y de envío a nivel operativo, pero no tiene efectos contables. En cambio, los registros de la factura sí se incorporan en los asientos contables.
¿Cuándo y cómo usar un albarán o una factura?
El albarán se usa cuando se envían productos o servicios al cliente. Las facturas deben remitirse siempre en cualquier operación por entregas de bienes y prestación de servicios, salvo en aquellos casos en los que la empresa tenga la posibilidad legal de emitir una factura simplificada, si se cumplen determinados requisitos, como suele ocurrir en la hostelería y el comercio minorista.
¿Cómo un software de contabilidad puede ayudar en la gestión de albaranes y facturas?
Hemos visto qué diferencia hay entre un albarán y una factura. Ahora es importante saber en qué medida tu empresa debería utilizar un software para gestionar sus facturas y albaranes. En el caso de muchos negocios, así como asesorías que trabajan con múltiples clientes, es imprescindible utilizar un software de contabilidad para poder automatizar las operaciones lo máximo posible.
