Uno de los retos de las empresas es automatizar el cálculo de las nóminas para evitar errores y ahorrar tiempo. El cálculo de nóminas puede ser un proceso complejo, ya que hay muchos elementos que cambian mes a mes, y los contratos y condiciones salariales de cada persona pueden ser distintos.
Horas extra, bonificaciones e incentivos, dietas y gastos de viaje…, son muchos los factores que hay que tener en cuenta para calcular una nómina. Si no tienes una forma de integrar todos los elementos en un solo software y que se pueda calcular automáticamente, tu equipo de RRHH estará dedicando demasiado tiempo a tareas manuales, tal como vas a descubrir en este post.
¿Qué es el cálculo automático de nóminas?
Consiste en el proceso de calcular, confeccionar, firmar y enviar las nóminas a cada persona empleada, mes a mes, de manera correcta y en el tiempo adecuado, cumpliendo con las exigencias del Estatuto de los Trabajadores, los convenios colectivos y las obligaciones contractuales.
Cuando hablamos de calcular las nóminas automáticamente, no nos estamos refiriendo simplemente a un sistema de nóminas, donde introduces algunos datos y genera una nómina automática todos los meses. Hablamos de un software que contabiliza las horas extra trabajadas porque conecta con el sistema de registro horario digital, o que tiene en cuenta los reembolsos que hay que aplicar por gastos de viaje, así como otros factores.
Ventajas de calcular automáticamente las nóminas
Los departamentos de Recursos Humanos pueden ahorrar tiempo y costes gracias al cálculo de las nóminas. Pero hay también otros muchos beneficios que pueden tener un impacto en el Departamento de Recursos Humanos.
Ahorro de tiempo y recursos administrativos
Los recursos que estás destinando a tareas administrativas, como el cálculo de nóminas, no se están dedicando a otras funciones igualmente importantes. Por otra parte, es vital evitar el uso de papel y apostar por las nóminas digitales, remitida de forma electrónica a cada persona empleada.
Cumplimiento normativo
No basta con crear las nóminas. Tienes que adaptarte a las obligaciones legales que supone hacer una nómina y pagar el salario correspondiente a las personas empleadas. Eso implica que la nómina sea correcta, pagarla sin retrasos y que esté firmada por ambas partes.
Mayor seguridad y confidencialidad de los datos
Los datos de las nóminas están sujetos a la normativa de protección de datos, por lo que no deben divulgarse. Necesitas un sistema que te garantice la seguridad de la información. Muchas empresas están apostando por un sistema de nómina cloud, de manera que no tengan que almacenar ellos mismos la información en sus propios sistemas, más vulnerables que la nube.
Integración con otros sistemas empresariales
El cálculo de nóminas, como antes se apuntaba, no es un proceso aislado. Hay muchos factores interrelacionados, como los gastos de viaje, las bonificaciones e incentivos,, las horas extra registradas en el sistema de control horario… Tu sistema de nómina debe conectar con las herramientas que miden estos datos para poder reflejarlos en la nómina correctamente.
Facilita la generación de informes
Necesitas tener una visión global de los costes laborales, las nóminas y el personal de tu empresa. Todo esto es posible cuando trabajas con un software que te permite generar informes personalizados.
Escalabilidad y adaptabilidad al crecimiento de la empresa
Tu empresa no será la misma mañana que hoy. Por eso necesitas una solución de software de nóminas escalable y que pueda adaptarse a la evolución de tu empresa a lo largo del tiempo.
Pasos para calcular automáticamente las nóminas
Las nóminas se deben calcular automáticamente con un software, pero para ello hay que seguir determinados pasos. Lo primero es contar con información detallada sobre tu personal y poder recopilarla en tiempo real.
Además, debes considerar las obligaciones legales y fiscales que te obligan en cada caso. Teniendo esto en cuenta, la herramienta que utilices debe efectuar los cálculos, validarlos y generar las nóminas, enviarlas, permitir la firma electrónica y, por último, generar informes.
Recopilación de datos de empleados
La recopilación de todos los datos que forman parte de una nómina es esencial para la automatización. Pero muchas veces no puede haber un flujo de datos eficaz entre todos los sistemas, por lo que en muchas organizaciones se está utilizando un operador de nóminas con IA. Utilizar la Inteligencia Artificial en la gestión de nóminas permite ahorrar tiempo a la hora de recopilar datos y evitar tareas manuales.
Configuración de parámetros legales y fiscales
Para hacer un cálculo de nóminas correcto a través de un software, hay que establecer los parámetros legales y fiscales que se deben tener en cuenta en cada nómina. Por ejemplo, el porcentaje de IRPF correspondiente según la situación personal y familiar de la persona trabajadora.
Ejecución y validación de cálculos
El cálculo y confección de las nóminas implica crear los documentos de manera automatizada, con los datos correctos, pero también validar los cálculos. Esa operación, que en muchos casos hasta ahora la realizaba un técnico de RRHH, se puede llevar a cabo con IA para ahorrar tiempo y evitar errores.
Generación de recibos y reportes
Un software de nóminas te permite generar recibos de las nóminas, así como informes detallados para que puedas tener una visión global de los costes laborales de tu empresa y puedas mejorar tu estrategia de gestión de personas.
¿Cómo implementar un sistema automático de nóminas en tu empresa?
Para implementar un sistema automático de nóminas en tu negocio, debes elegir el software adecuado, confirmar que se puede integrar con el resto de sistemas y proporcionar la formación y soporte necesario a tu equipo de RRHH para facilitar su uso.
Software de nóminas: características clave
La gestión de nóminas puede ser un proceso complejo sin un software adecuado. Éste debe permitir lo siguiente:
- Recopilar todos los datos normativos y contractuales, gastos de viaje u horas trabajadas implicados para la generación de la nómina
- Efectuar el cálculo correcto de las percepciones salariales, las cotizaciones e impuestos
- Firmar y enviar la nómina a las personas trabajadoras
- Enviar los datos de manera automática al área de finanzas y contabilidad para efectuar los pagos de las nóminas
Integración con otros sistemas
La integración entre todas las áreas implicadas (contabilidad, registro horario, gestión de gastos de viajes y movilidad, etc.) es fundamental para que en la nómina se reflejen de manera automática todos los datos que correspondan y sin errores.
Formación y soporte para el equipo
Es de vital importancia dotar a tu equipo de las herramientas formativas necesarias y el soporte técnico para poder utilizar el software de nóminas y aprovechar todo su potencial.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a automatizar la gestión laboral de tu empresa con un sistema que te permita controlar el registro horario digital, gastos de viaje y el cálculo de nóminas de manera automática.
