Muchas empresas están implementando el registro horario digital para adaptarse a la nueva normativa. En muchos casos, se hace para cumplir con una obligación legal. Pero hay que tener muy en cuenta que la elaboración de las nóminas depende directamente de las horas trabajadas por el personal, lo que incluye las horas extraordinarias, que pueden variar cada mes.
La complejidad del sistema de nóminas hace que muchos departamentos de Recursos Humanos no sean eficientes a la hora de elaborar las nóminas. Esto lleva a cometer errores que pueden tener importantes consecuencias. Vamos a mostrarte cómo la integración entre registro horario digital y sistema de nómina es clave para evitar errores.
¿Cómo funcionan los programas de registro horario digital y nóminas?
El software de control horario permite que las personas, cuando se conecten a través de su ordenador de empresa, o su dispositivo móvil, puedan registrar el inicio y finalización de la jornada laboral en el software. Esto permite que se pueda determinar tanto la hora como el minuto de entrada y salida. Estos datos se pasan automáticamente al software de nóminas, que contabiliza las horas extra de acuerdo a las condiciones y contrato de cada persona.
Beneficios de integrar el registro horario digital con el sistema de nómina
El registro horario digital integrado con sistema de nómina permite a las empresas evitar las ineficiencias de tener que calcular y elaborar manualmente las nóminas, cuando hay distintos datos que pueden ser variables, como las horas extra.
Estos son los principales beneficios de la integración de ambos tipos de aplicaciones.
Mayor precisión en los cálculos salariales
El cálculo salarial se realiza de forma precisa, teniendo en cuenta las horas extra trabajadas por cada persona empleada. Y no sólo eso, también se consideran los reembolsos que hay que aplicar, según los gastos de viaje y desplazamientos que hayan sido abonados por la persona empleada.
Automatización de procesos administrativos
Este proceso se lleva a cabo de manera automática, lo que facilita los procesos administrativos de contabilización de los gastos, así como de las horas extra trabajadas. Es decir, en tu contabilidad van a quedar correctamente reflejados los costes salariales de cada mes, teniendo en cuenta las horas extra, cotizaciones, complementos salariales y todos los aspectos implicados.
Cumplimiento normativo garantizado
Las empresas deben garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, así como el registro horario digital obligatorio. Hoy día es imprescindible utilizar un software que permita llevar a cabo el registro automático, que se pueda consultar digitalmente y que pueda permitir al acceso a los representantes, personas empleadas o inspectores de trabajo y Seguridad Social de manera transparente.
Mejor visibilidad y transparencia
La integración de nóminas y registro horario digital permite mejorar la visibilidad de las horas trabajadas y la transparencia con el personal de la empresa, ya que si los datos se calculan automáticamente, no hay lugar para errores.
¿Qué problemas soluciona la integración del registro horario con la nómina?
Muchas empresas tienen actualmente diversos problemas debido a la falta de integración entre los sistemas de control horario y el software de nóminas.
Estos son algunos de los problemas que esta realidad está generando en muchas empresas.
Reducción de errores
El cálculo y elaboración de las nóminas de forma manual suele dar lugar a errores, lo que genera descontento en el personal de la empresa.
Optimización de la gestión de horas extras y permisos
Hay un límite de horas extra que pueden llevar a cabo las personas trabajadoras, por lo que hay que hacer una buena planificación. También hay que tener en cuenta los permisos para llevar una gestión de turnos eficaz.
Retrasos en el procesamiento de la nómina
Los sistemas para el registro de la jornada laboral tradicionales, aparte de que con la nueva normativa ya no van a ser legales, generan retrasos, ya que implican calcular la nómina manualmente. Esto puede tener como consecuencia que se acabe pagando tarde las nóminas.
¿Cómo implementar la integración del registro horario y el sistema de nóminas?
La integración del registro horario y el sistema de nómina es fundamental para la eficiencia en el área de Recursos Humanos.
Si quieres implementar este tipo de solución, es esencial dar los siguientes pasos.
1. Identificar las necesidades específicas de la empresa
Determina qué tipo de herramientas tiene tu empresa actualmente, cuáles son los principales problemas que estás teniendo y qué tipo de herramienta te haría falta para solucionarlo. En muchos casos, la solución no pasa por una aplicación de registro de horario digital, sino por un software de gestión de Recursos Humanos completo y flexible que incluya estas funcionalidades.
2. Seleccionar el software adecuado
Una vez has evaluado las necesidades de software de tu empresa, debes elegir la herramienta más adecuada. Lo ideal es utilizar una solución flexible, escalable, que se adapte a las necesidades presentes y futuras de tu organización. Generalmente, las empresas utilizan una herramienta de registro horario tradicional, y un programa de gestión de nóminas o RRHH, pero es necesario evolucionar hacia una solución unificada.
3. Planificar la implementación
El siguiente paso es planificar la implantación del software, teniendo en cuenta las configuraciones y parametrizaciones de la herramienta que se va a implantar.
4. Integración de sistemas y adaptación a los flujos de trabajo
Por otra parte, debes asegurar la integración del sistema de nóminas con registro digital en tus procesos de trabajo.
5. Pruebas de funcionalidad
Hay que llevar a cabo los procesos y pruebas necesarias para verificar que todo funcione correctamente.
6. Capacitación del personal
Por último, es clave capacitar al personal de la empresa para que pueda utilizar la herramienta de software de nóminas, así como registrar la jornada laboral de manera automática desde el smartphone o el ordenador de trabajo.
¿Qué herramientas y software son los más adecuados para esta integración?
La automatización de los procesos de nómina y registro horario se puede llevar a cabo con un operador de nómina con IA, como Altai Nómina y pAIroll, en el caso de las asesorías, despachos y pequeñas y medianas empresas que desean automatizar el cálculo de nóminas sin errores y llevar a cabo la integración con el registro horario digital.
Por otra parte, también es posible implantar un software de gestión integral de Recursos Humanos, como Zucchetti HR, una solución completa con todas las funciones para la gestión del talento, Portal del Empleado, gestión de costes y presupuestos, sistema de nómina y gestión de la movilidad y gastos de viajes.
