La gestión de flotas de vehículos implica tener en cuenta los distintos elementos que hacen posible los viajes y desplazamientos en tu empresa. Responsabilizarse de este área implica controlar las rutas para ahorrar tiempo y costes a la hora de ir a un determinado destino, cuidar el mantenimiento de los vehículos y cumplir con todas las obligaciones legales.
Si quieres saber qué debes tener en cuenta para una gestión de la movilidad empresarial inteligente, bien diseñada y planificada, a fin de maximizar la rentabilidad de tu negocio, en Zucchetti Spain vamos a darte las claves que necesitas conocer.
¿Qué es la gestión de flotas y por qué es clave en viajes corporativos?
Consiste en el proceso de administrar, organizar, gestionar y dirigir las flotas de vehículos que forman parte de una empresa. Entre otras funciones, las empresas deben responsabilizarse del ahorro de combustible, ubicación y movimientos de sus vehículos, mantenimiento, seguros, planificación de rutas, bienestar de las personas que conducen, cumplimiento normativo y gestión documental.
Gestionar eficazmente la flota de vehículos tendrá un impacto importante en los viajes de empresa. En primer lugar, porque te permitirá planificar mejor los viajes y evitar que posibles incidentes te impidan llegar a un lugar a tiempo, o incremente tus costes. Por otra parte, el conjunto de tareas que forman parte de la gestión de flotas es clave para asegurar una eficaz gestión de los gastos corporativos.
¿Cuáles son las 10 claves para una gestión eficiente de flotas de vehículos?
Las 10 claves para una gestión de flotas de vehículos están orientadas a optimizar los costes y la gestión operativa. Esto repercute tanto en el bienestar de las personas que se desplazan como en el buen funcionamiento de la empresa.
1. Planificación eficaz de rutas y desplazamientos
La planificación de rutas permite lograr que los vehículos lleguen antes a su destino, puedan evitar embotellamientos o exceso de tráfico, facilitando así el bienestar del personal que se desplaza por trabajo. Por otra parte, también es clave para mejorar la sostenibilidad.
2. Mantenimiento preventivo regular
Un punto esencial para una buena gestión de flotas es hacer un mantenimiento preventivo regular de los vehículos. Estos deben estar siempre a punto para poder utilizarse y evitar averías. Además, debemos tener en cuenta que en caso de incidencias, o cuando los gastos puedan ser elevados, el alquiler de coches en viajes de negocios también puede ser una opción.
3. Seguimiento y monitoreo en tiempo real
Muchos desplazamientos por parte del personal de la empresa requieren llevar un control y monitorización desde la central. Es muy importante que las empresas cuenten con las herramientas necesarias para la geolocalización por GPS de sus vehículos. No sólo ya para controlar el desempeño del personal, sino para facilitar la organización.
4. Política clara sobre uso de vehículos
La gestión de flotas debe ajustarse a la política de viajes corporativos en todo lo que respecta al uso de los vehículos para desplazarse durante los viajes de negocios. Eso significa que hay que planificar las rutas del modo más eficiente, procurando que puedan ir varias personas en un mismo vehículo para reducir el impacto medioambiental y optimizar los costes.
5. Control de costes operativos
Los desplazamientos y viajes de negocio conllevan costes operativos. Es de gran importancia que las empresas puedan mantener dichos costes bajo control, de manera que los gastos de logística y desplazamiento no tengan un impacto negativo en los resultados de la empresa.
6. Gestión eficiente del combustible
Los gastos de combustible son un factor importante en lo que respecta a la gestión de flotas de vehículos. Debes procurar optimizarlos, promoviendo un buen uso de los vehículos y planificando rutas para reducir el tiempo que tu personal pasa en la carretera.
7. Formación y concienciación de los conductores
Un punto esencial en la gestión de flotas es formar y concienciar a los conductores sobre las mejores prácticas para ahorro de combustible, rutas de desplazamiento y procedimientos para garantizar el cumplimiento normativo y evitar posibles multas.
8. Uso de software especializado en movilidad para RRHH
El software especializado facilita el seguimiento en tiempo real de los desplazamientos y viajes de empresa. Muchas organizaciones están implementando también soluciones como ZTravel, un software de gestión de viajes con el que puedes controlar los viajes corporativos de tu empresa.
9. Gestión de incidencias y emergencias
En todo desplazamiento de trabajo se pueden producir percances. Un vehículo al que se tiene que llevar la grúa, un accidente que supone llevar a cabo gestiones con el seguro… Es responsabilidad de la gestión de flotas asegurar que todos los procedimientos se pueden llevar a cabo correctamente.
10. Evaluación continua y análisis de datos
Para asegurar una buena gestión de gastos de viaje, es de gran importancia evaluar de manera continua la situación de la flota de vehículos, analizar los costes operativos y las principales incidencias, y aplicar medidas para corregir y mejorar los resultados.
¿Cómo un software de viajes de empresa puede ayudar en la gestión de flota de vehículos?
Un software de gestión de viajes es clave para la planificación de las rutas de viaje y el control de los gastos de viaje. Cuando las personas de una empresa se desplazan por razones de trabajo, hay que tener en cuenta aspectos como las rutas que van seguir, los gastos de combustible, o cualquier posible gasto vinculado al desplazamiento.
Gestionar todos estos aspectos de forma digitalizada, desde un software, te permite capturar y registrar los gastos de manera rápida y digital, hacer el traspaso a contabilidad, aplicar reembolsos en la nómina de forma automática, o gestionar y supervisar las solicitudes de gasto.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer nuestra solución de gestión de la movilidad, el software de gestión de gastos de viajes con el que puedes optimizar los costes y mejorar la planificación de tus desplazamientos.
