En la gestión de todo proyecto tiene que haber un objetivo claramente definido. Ya sea que te muevas en el mundo B2B o B2C, los servicios tienen como finalidad última proporcionar un entregable que aporte valor al cliente. Esto es lo que como los entregables de un proyecto.
Sin embargo, la realidad puede ser mucho más compleja cuando hablamos de las diferentes metodologías de gestión de proyectos. Hay proyectos que duran meses y otros años; hay determinados servicios en los que el riesgo es muy alto si se produce una desviación, por lo que hay que subdividirlos en entregables, que en su conjunto permiten alcanzar el objetivo final.
Para que tengas una visión clara de lo que significan los entregables de un proyecto en toda su dimensión, hemos preparado este artículo en el vas a poder entender claramente su función e importancia.
Definición de entregables en la gestión de proyectos
Los entregables son el resultado de un proyecto que se aspira a completar. Se trata de un elemento específico y preciso, que no se enfoca tanto en la meta o valor final que se pretende aportar en un proyecto, sino en los elementos tangibles o intangibles que hay que desarrollar para que sea posible.
Da igual el alcance que tenga dicho proyecto, si es un proyecto interno para el área de innovación de tu empresa (el diseño de un producto) o la entrega de un servicio al cliente, como la construcción de una vivienda.
¿Qué tipos de entregables existen?
Los entregables pueden ser externos o internos. Son externos cuando se realizan para el cliente final e internos cuando pretenden aportar un beneficio directo a la empresa.
Entregable externo
El entregable final de un proyecto puede ser un producto o servicio. Por ejemplo, el entregable en un proyecto de construcción de un local comercial sería el propio local que se ha llevado a cabo.
Entregable interno
Cuando hablamos de entregables internos, podemos referirnos a resultados que no tienen a los clientes finales como destinatario, sino a la empresa en sí. Por ejemplo, el desarrollo de un informe de ventas.
¿Cuál es la diferencia entre un entregable y la meta de un proyecto?
Los entregables van más allá de los objetivos, ya que definen de manera precisa los elementos que se van a entregar a un cliente o un supervisor o responsable de departamento. Los objetivos son de índole más genérica, incluyen también los beneficios que se desea obtener con los entregables del proyecto.
Ejemplos de entregables en diferentes tipos de proyectos
Si quieres tener más claro qué es un entregable en un proyecto, veámoslo a través de distintos ejemplos de proyectos.
Entregables en proyectos de implantación de un ERP
En un proyecto de implantación ERP, los entregables estarían compuestos por el documento de análisis de requerimientos, el plan del proyecto, el cronograma, la configuración del entorno, los manuales de usuario y procedimientos operativos, el informe de migración de datos, la capacitación de los usuarios y el propio sistema ERP desplegado.
Entregables en proyectos de gestión de recursos humanos
En un Departamento de Recursos Humanos, un tipo de entregable interno sería un plan de capacitación personalizado que se adecuase al desempeño, historial y evolución de cada persona trabajadora de la empresa. En muchas organizaciones, estos entregables internos se llevan a cabo a través de sistemas automatizados.
Entregables en proyectos de gestión de activos
Los entregables en un proyecto de gestión de activos podría ser, por ejemplo, el desarrollo del propio inventario de activos, o la elaboración de un Plan de Mantenimiento de Activos a través de sistemas de gestión.
¿Cómo gestionar y dar seguimiento a los entregables de un proyecto?
La gestión de entregables en un proyecto es un aspecto que requiere de organización, liderazgo y herramientas tecnológicas que faciliten el seguimiento de cada parte del proyecto.
Estos son los pasos principales que habría que dar para gestionar los entregables de un proyecto en una empresa.
Definir entregables claros y específicos
Los entregables tienen que ser precisos y específicos para que se puedan llevar a cabo de manera correcta. Esto permitirá medir el progreso de los mismos y hacer uan gestión más eficiente de los recursos.
Usar herramientas de gestión de proyectos
Utilizar herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos permitirá mejorar la coordinación, asignar roles y tareas de manera adecuada, establecer unos plazos y presupuestos y evitar posibles desviaciones. Veamos 3 elementos clave que pueden ser útiles.
ERP para gestión de proyectos
El software ERP de gestión de proyectos y costes permiten centralizar los datos y facilitar la coordinación del equipo, que tendrá acceso a la documentación, tareas y recursos vinculados al proyecto.
Diagrama de Gantt
Un Diagrama de Gantt es una herramienta visual utilizada en gestión de proyectos para representar las actividades de un proyecto a lo largo del tiempo. En el eje horizontal va el tiempo y en el vertical las actividades del proyecto. Luego, las barras horizontales muestran la duración de cada tarea según el tiempo estimado para finalizarla. Las tareas que dependen unas de otras se marcan poniendo flechas entre las barras.
Tableros Kanban
El tablero Kanban permite llevar a cabo la gestión de tareas de manera productiva. Se pone un tablero con columnas que reflejan los estados de flujos de trabajo, según el estado en el que se encuentran (por hacer, en progreso, hecho…). Esto permite tener una representación visual de todas las tareas en curso. Luego se entregan fichas con las unidades de trabajo, con una descripción clara y fecha de vencimiento.
Realizar un seguimiento regular del progreso
Para gestionar los entregables de un proyecto no basta con seguir un plan. Tiene que haber un responsable que realice un seguimiento regular de todos los entregables en progreso, de manera que se pueda supervisar que todo está funcionando según lo previsto.
Documentar y comunicar de manera transparente
Un elemento fundamental es la gestión documental de proyectos, lo que permitirá coordinar a todas las partes implicadas, mejorar la comunicación interna y actuar de manera transparente con todo el equipo.
Evaluar y ajustar los entregables a lo largo del proyecto
Los entregables deben ajustarse según las circunstancias y prioridades en medio de cada proyecto. En este sentido, es de gran importancia que las empresas sepan disponer de una herramienta que les permita visualizar claramente la marcha del proyecto y coordinar a todas las partes involucradas.
¿Cómo conseguirlo? Elegir un software de gestión de proyectos es uno de los aspectos estratégicos que mayor influencia va a tener en la gestión de entregables y la supervisión de todos los elementos que forman parte del proyecto, desde la gestión de los costes, presupuestos y materiales a la coordinación del equipo.
Errores comunes al definir entregables y cómo evitarlos
La definición de entregables debe ser clara, ya que si se producen malos entendidos, o se produjeran cambios durante el transcurso del proyecto, esto puede retrasar los plazos del proyecto.
Además, es de vital importancia entender que los entregables deben aportar valor real, ya que de otro modo, el equipo estará invirtiendo tiempo y recursos en tareas que no van a generar un retorno adecuado.
En este sentido, hay que trabajar con una metodología que facilite la coordinación y la gestión eficiente del riesgo. Las prioridades pueden cambiar a lo largo del tiempo, por lo que es vital contar con una herramienta que facilita la flexibilidad operativa y la subdivisión de entregables en pequeñas tareas sobre las que se pueda tener el control.
Otro de los errores habituales es no utilizar soluciones de software que permitan llevar a cabo una gestión completa del proyecto, teniendo en cuenta también las desviaciones y costes ocultos. A lo largo de un proyecto, tanto interno como externo, muchas cosas pueden cambiar. Por eso es vital tener en cuenta el control financiero.
¿Cómo asegurar que los entregables generen valor real?
Si quieres que los entregables de tu proyecto generen valor real al cliente final, deben estar claramente alineados con los objetivos. Los entregables deben ser completos y tener la calidad adecuada para aportar un valor más significativo.
Otro aspecto fundamental es hacer una buena gestión de expectativas, para lo cual la comunicación con el cliente es esencial, pero también la comunicación interna con todas las partes del equipo involucrado en el proyecto. Utilizar un software de gestión de proyectos permite visualizar los progresos, facilitar entregas iterativas y evaluar el impacto del proyecto.
