La gestión del cambio en los proyectos empresariales requiere tener en cuenta una comunicación clara y eficaz. Es de vital importancia gestionar la resistencia al cambio de manera adecuada. Proporcionar una capacitación y apoyo al equipo humano que ha de adoptar nuevos procesos y estrategias es vital para que la transformación tenga éxito.
En muchas ocasiones, ese cambio implica implantar un nuevo software para tener el control de todas las áreas del proyecto, desde la planificación al control de costes. Utilizar un ERP de gestión de costes y proyectos puede ayudar a clarificar los procesos y mejorar la automatización.
Desde este enfoque, cabe tener en cuenta algunos puntos esenciales para llevar a cabo con éxito la gestión del cambio.
¿Qué es la gestión del cambio en los proyectos?
La gestión del cambio consiste en el conjunto de estrategias y acciones que va a llevar a cabo la empresa para evolucionar desde unos procesos o modelo de gestión a otro.
Esto puede implicar un cambio de roles en el personal, el uso de nuevas herramientas tecnológicas o prestar una mayor atención a la optimización de costes en proyectos, utilizando para ello soluciones que permitan ejercer un control más preciso y eficaz.
Los pilares clave de una gestión del cambio efectiva
Para potenciar el control del cambio en gestión de proyectos hay algunos pilares fundamentales que tener en cuenta: liderazgo, comunicación, formación, planificación, gestión de la resistencia al cambio y monitorización.
Veámoslo más en detalle.
Comunicación
Una buena gestión del cambio en los proyectos implica comunicar de manera temprana y clara los objetivos, procesos, recursos y roles en los proyectos de la empresa. Actuar de manera transparente acerca de lo que tiene que hacer cada persona y las expectativas de la empresa permitirá generar confianza y potenciar la productividad.
Liderazgo comprometido
La gestión del cambio puede tener serias repercusiones en los resultados de la empresa. Por eso no se puede dejar al azar. Tiene que haber un liderazgo comprometido, que ejerza el papel principal en la comunicación del cambio en la plantilla, de manera que todos puedan adaptarse de manera adecuada.
Capacitación y desarrollo
Sin formación no hay éxito en la gestión del cambio en los proyectos empresariales. Es necesario abordar estrategias de capacitación que permitan a las personas aprender a utilizar las nuevas herramientas, entender su rol después de implementar nuevas tecnologías, o tener claras sus tareas, procesos y recursos que deben llevar a cabo, así como los procedimientos que se van a seguir según la metodología de gestión de proyectos.
Planificación
La planificación es otro de los elementos esenciales a la hora de abordar la gestión del cambio en proyectos. Por eso es muy importante elegir un software de gestión de proyectos que ayude a la empresa a establecer los objetivos, determinar los recursos y tareas asignadas a cada persona, así como implementar un presupuesto y controlar su cumplimiento.
Gestión de la resistencia al cambio
La resistencia al cambio se traduce por las dificultades que implica un cambio de roles, procesos o procedimientos. Para poder llevar a cabo la gestión del cambio con éxito, las empresas deben adoptar una actitud proactiva para superar los inconvenientes, miedos u objeciones que pueda plantear el personal.
Lograr este objetivo depende de aplicar una tecnología eficiente e intuitiva, acompañada de una comunicación eficaz que ayude a trasladar los cambios a la cultura empresarial.
Seguimiento y ajuste continuo
La gestión del cambio no termina en el momento que se han implantado nuevas metodologías, procesos o roles en el funcionamiento habitual de la empresa. La organización debe llevar a cabo un seguimiento de las modificaciones que se han llevado a cabo en estas áreas, determinar cómo están afectando a los indicadores clave de rendimiento y aplicar medidas que permitan el ajuste continuo.
¿Por qué una buena gestión del cambio en proyectos es importante?
Una gestión eficaz del cambio en los proyectos empresariales porque esto permitirá reducir el tiempo de adaptación de la plantilla a los nuevos procesos.
Como consecuencia, se reflejarán las ventajas en la mejora de la productividad, el cumplimiento de los plazos y la potenciación de la competitividad.
Una mala adaptación al cambio puede tener como consecuencia, por ejemplo, que no se estén aprovechando todos los recursos desplegados para mejorar la eficiencia. En este caso, hay que prestar mucha atención a los costes ocultos en la gestión de proyectos, ya que pueden generar desviaciones financieras y operativas.
¿Cómo un software de gestión de proyectos puede facilitar la gestión del cambio?
El software de gestión de proyectos es la herramienta fundamental para tener el control total de todas las áreas en la gestión de un proyecto empresarial. Te permiten establecer objetivos, desarrollar un cronograma de trabajo, fijar plazos de entrega, adaptarte a una metodología AGILE, determinar los roles y responsabilidades de cada persona y hacer un seguimiento continuo de los progresos de cada proyecto.
Una solución de estas características es esencial también para la gestión documental de proyectos, ya que se puede centralizar toda la información en un solo lugar. Esto permite lograr una mejor coordinación y comunicación entre las partes implicadas en cada proyecto.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de proyectos en la gestión del cambio?
Utilizar una solución de gestión de proyectos puede tener un alto impacto en la forma en la que las empresas afrontan el cambio. Hay 3 elementos en los que su repercusión será decisiva: la mejora de la colaboración, la visibilidad de los avances y la reducción de los riesgos.
Optimización de la colaboración entre equipos
El software de gestión de proyectos facilita la colaboración entre equipos, ya que permite centralizar todos los datos y documentación en una sola plataforma. Esto permite que las personas de distintos departamentos puedan trabajar con una misma plataforma, y facilitar la colaboración entre los miembros del equipo y el área administrativa.
Visibilidad total del progreso y de las áreas que requieren ajustes
Este tipo de solución tecnológica permite a los gestores de proyectos tener una visibilidad total sobre las distintas áreas implicadas. A través de este tipo de software, se pueden visualizar los principales KPI’s y evaluar el desempeño de cada persona implicada en el proyecto.
Reducción de riesgos y mejora en la adaptabilidad a los cambios
Cuando las empresas utilizan un software de gestión de proyectos, pueden disponer de herramientas que les permiten controlar los costes ocultos y evitar las desviaciones, lo que ayuda a reducir los riesgos financieros. Por otra parte, facilita la adaptabilidad ante cualquier cambio que pudiera darse durante el proyecto.
¿Cómo elegir la mejor solución para abordar la gestión del cambio en una empresa?
Lo ideal es utilizar un software de gestión de proyectos que facilite la integración de procesos y sea fácilmente accesible y con una interfaz intuitiva.
Trabajar con un ERP de proyectos requiere contar con el apoyo de un equipo de soporte que nos resuelva cualquier duda.
Contar con un partner tecnológico como Zucchetti Spain que nos acompañe en el proceso de implantación puede hacer que la gestión del cambio se pueda abordar con éxito.
