Uno de los objetivos de la contabilidad de las empresas es reflejar de manera precisa las finanzas de la empresa. Esto implica que los datos bancarios deben corresponderse con los asientos contables.
Para llevar a cabo este proceso, hay que llevar a cabo la conciliación de cuentas contables, lo que implica comparar las transacciones registradas con los libros contables. De este modo, se puede garantizar que la información contable es correcta y no existen discrepancias, lo que obligaría a realizar ajustes.
En el caso de las notas de gastos, el proceso puede ser complejo, ya que hay empresas en las que no se ha automatizado el registro de estas operaciones y su traspaso a contabilidad. Lo ideal es que las empresas puedan llevar a cabo este proceso de conciliación de manera automática, utilizando un software que permite traspasar directamente las notas de gasto a contabilidad.
En este post te explicaremos qué es y por qué es importante la conciliación automática de gastos.
¿Qué es la conciliación automática de gastos?
Se trata del proceso contable de comparar y ajustar las transacciones registradas en entidades externas con los gastos en los que ha incurrido la empresa, pero de manera automática, a través de un software de contabilidad. De este modo, se puede asegurar que los asientos contables coinciden con las operaciones.
Este aspecto es necesario para poder aplicar la deducción de las notas de gastos, ya que además de contar con las correspondientes facturas, es esencial que las operaciones queden registradas en los estados bancarios.
¿Para qué sirve la conciliación automática de gastos?
La conciliación automática de gastos tiene como objetivo ahorrar tiempo y evitar errores en la realización de este proceso contable, así como de facilitar la integración de procesos en la empresa para maximizar la productividad.
El objetivo de la conciliación de gastos es que todos aquellos en los que incurra la organización puedan quedar correctamente registrados en la contabilidad. De este modo, podrán aplicarse las deducciones correspondientes y en caso de inspección la empresa contará con la prueba documental para justificar las operaciones.
Diferencias entre la conciliación de gastos manual y automática
Cuando hablamos de la conciliación de gastos manual, nos referimos al proceso de comparar y ajustar los registros contables para que coincidan con las transacciones registradas en el banco o entidad que utilicemos.
Este proceso se realiza generalmente descargando los movimientos bancarios para un determinado período, y comparándolos de manera manual con los asientos contables que tenemos registrados en el Libro Mayor.
¿Cómo implementar la conciliación automática de gastos en los viajes de empresa?
Los viajes de empresa implican llevar a cabo determinados gastos, que deben quedar correctamente reflejados en la contabilidad. Hablamos de gastos necesarios para la actividad que realiza la empresa, a fin de cumplir con la legislación, los convenios aplicables a las personas trabajadoras y la política de viajes corporativos.
Para implementar la conciliación automática, lo primero y más importante es que exista un método que permita reflejar las transacciones y monitorizar las operaciones.
Los medios de pago en viajes de negocios deberían ser preferiblemente tarjetas inteligentes, que permitan tener todas las operaciones registradas, establecer límites para controlar el gasto y traspasar las operaciones directamente a contabilidad.
Por otra parte, estas operaciones deben quedar registradas en el software de gestión de viajes de negocios, que debe conectar con tu software de gestión contable para que se puedan registrar los asientos contables correspondientes, según la categoría del gasto, y realizar la conciliación bancaria de manera automática.
Beneficios de integrar la conciliación automática con una solución de gestión de viajes de negocio
Utilizar una solución de gestión de viajes corporativos que permita la integración con el software contable facilita la conciliación automática de los estados bancarios y las notas de gastos.
Estos son algunos de los principales beneficios.
Sincronización de datos en tiempo real
Si los datos bancarios y los asientos contables están sincronizados en tiempo real, podrás ahorrar tiempo y no tener que realizar la conciliación de manera manual. Además, en el momento en el que haya operaciones que no estén reflejadas en la contabilidad o que no tengan su correspondiente movimiento bancario, será mucho más fácil detectarlo.
Control y transparencia de los gastos de viajes
Al monitorizar todas las operaciones de gasto que se realizan durante los viajes de negocios, puedes maximizar la transparencia y evitar posibles fraudes. Además, si implementas tarjetas inteligentes que estén conectadas con tu software de gestión de viajes, podrás tener un mayor control sobre los gastos y evitar tener que realizar un alto número de reembolsos.
Acceso fácil y rápido a la información financiera
El software de gestión de viajes integrado con conciliación automática permite acceder de manera rápida a la información financiera de tu negocio. Podrás ver todos los gastos por viaje, según sus categorías, el lugar y fecha en el que se han realizado, así como gestionar las solicitudes de gasto, aprobarlas o rechazarlas, lo que facilita la supervisión y ayuda a la mejora continua.
¿Cómo elegir la mejor solución de conciliación automática de gastos?
Muchas empresas están gestionando las notas de gasto en los desplazamientos de las personas trabajadoras de manera manual. Esto obliga a realizar los registros contables de forma manual, lo que puede ser una fuente de errores. Lo ideal es que elijas una solución de conciliación automática que conecte con el software de gestión de viajes corporativos.
En el caso de muchos proveedores, no existe la posibilidad de realizar estas integraciones, por lo que lo ideal es que trabajes con un partner tecnológico que te proporcione soluciones compatibles y especialmente diseñadas para que puedas realizar la conciliación automática.
Descubre la solución ZTravel, de Zucchetti Spain, con la que podrás gestionar tus viajes de negocios, y hacer los traspasos a contabilidad de manera automática, así como llevar a cabo la conciliación bancaria.
