Un trámite de gran importancia que es necesario que las empresas con personas empleadas realicen cada año es la presentación del modelo 145. ¿En qué consiste este modelo y quién tiene que llevarlo a cabo?
Es posible que muchas asesorías laborales hayan gestionado el envío de este modelo para sus clientes, lo que puede ser una tarea larga y compleja si cuentas con una amplia cartera. Lo ideal es que puedas gestionar todos tus trámites a través de un software de gestión fiscal, lo que también te permitiría almacenar el modelo 145 y aplicar las condiciones de cada persona en la elaboración de las nóminas.
En este post te vamos a explicar detalladamente qué es el modelo 145 y para qué sirve.
Modelo 145: ¿qué es y para qué sirve?
El modelo 145 es el documento en el que las personas trabajadoras exponen cuál es su situación personal y familiar a la empresa. Se trata de un trámite que se realiza anualmente, debido a que la situación de una persona puede variar a lo largo de ese tiempo, aunque también se debe hacer si se produce cualquier cambio al respecto
Es imprescindible para poder calcular el IRPF que corresponde pagar, según las condiciones de la persona. Este documento permite informar sobre diferentes aspectos que influyen en la retención del IRPF que se aplicará en la nómina. Las situaciones del modelo 145 que deben reflejarse son:
- Estado civil
- Hijos/as o descendientes
- Discapacidad propia o de familiares
- Residencia en comunidades autónomas con regímenes especiales
¿Quién debe presentar el modelo 145?
El modelo 145 de la Agencia Tributaria es obligatorio para todas las personas trabajadoras, ya que de otro modo, la empresa no podrá reflejar correctamente y de forma actualizada la situación personal y familiar de la persona contratada, por lo que el cálculo del IRPF podría no ser correcto.
No obstante, el modelo 145 es una obligación de la empresa, por lo que las personas trabajadoras no lo podrán rellenar, a menos que tú se lo envíes y te lo rellenan y envíen firmado de vuelta.
Hay que tener en cuenta que el modelo 145 es una obligación de la empresa. No es que la persona trabajadora ni la empresa tengan que presentar el modelo a Hacienda, si bien la persona empleada debe informar a la empresa a través de este documento de su situación personal. El objetivo de este modelo, que no se presenta en la AEAT, es que el cálculo de la retención del IRPF aplicada en la nómina se haga correctamente.
¿Por qué es importante el modelo 145 para el IRPF?
El modelo 145 es importante porque refleja la situación personal y familiar de la persona trabajadora de manera actualizada.
La empresa utiliza la información del modelo 145 para aplicar el porcentaje de retención adecuado en función de la situación personal y familiar de la persona empleada.
Si no se entrega o se rellena mal, la empresa podría aplicar una retención estándar más alta o baja de lo que corresponde a la persona empleada, lo que puede afectar a su salario neto mensual y la declaración de la renta.
De esta forma, la persona trabajadora puede optimizar el gasto fiscal a lo largo del año, distribuyendo la retención del IRPF de la manera más adecuada, según su situación personal y familiar. Además, también puede ser útil para optimizar la gestión fiscal de una empresa, ya que le permitirá evitar errores en el cálculo del IRPF retenido en las nóminas.
¿Cómo rellenar el modelo 145?
Para rellenar el modelo 145, la persona empleada debe indicar los datos correspondientes para los siguientes apartados: datos del perceptor que efectúa la comunicación, hijos y otros descendientes menores de 25 años, ascendientes mayores de 65 años, pensiones compensatorias en favor del cónyuge y anualidades por alimentos, pagos por la adquisición o rehabilitación de vivienda habitual utilizando financiación ajena, con derecho a deducción.
Si te preguntas cómo rellenar el modelo 145, lee los siguientes pasos para rellenarlo correctamente.
Datos personales y situación familiar
Cuando te entregan el modelo 145, lo primero que vas a encontrar es la información relativa a datos personales y situación familiar. Aquí debes rellenar los siguientes datos:
- Nombre y apellidos
- Fecha de nacimiento
- Situación familiar: 1) Soltero, viudo, divorciado o separado sin hijos a cargo; 2) casado y tu cónyuge no gana más de 1500 euros al año; 3) cualquier otra situación familiar que no corresponda a las situaciones 1 y 2.
Información sobre hijos y personas a cargo
En este apartado, debes indicar si tienes hijos menores de 25 años o que cuenten con una discapacidad superior al 33%. Debes anotar sus nombres, fecha de nacimiento, si conviven contigo y si tienes la guarda y custodia exclusiva.
También hay que indicar si se vive con los padres o abuelos (personas mayores de 65 años) y si estos no cuentan con ingresos superiores a 8000 euros, en cuyo caso deberás anotarlos en este apartado.
Deducciones por discapacidad o rentas exentas
Si tú o tus familiares tenéis una discapacidad reconocida igual o superior al 33%, debes marcar la casilla correspondiente. Esto es muy importante, porque se aplicará una mayor reducción en la cantidad retenida del IRPF.
Situaciones especiales que afectan al IRPF
Existen varias situaciones especiales que pueden afectar la retención del IRPF en tu nómina y la declaración de la renta. Por ejemplo, si tienes una familia numerosa, o pagas una pensión anual a tu ex-cónyuge por orden judicial, esto afectará al IRPF. También si pagas anualidades por alimentos a tus hijos fijadas por una sentencia, o una hipoteca con deducción firmada antes de 2013.
Por último, tras rellenar todos los apartados, sólo queda que ambas partes firmen. El documento debe tener además la fecha correspondiente.
¿Dónde hay que presentar el modelo 145?
Una de las dudas que suelen surgir con el modelo 145 es cómo se presenta y dónde. Vamos a tratar de aclararlo.
Presentación en la empresa
El departamento de RRHH envía el modelo 145 a las personas trabajadoras para que informen de su situación personal y familiar. La persona empleada lo rellena y luego lo envía de nuevo al Departamento de RRHH, debidamente firmado. Éste es el proceso más habitual, aunque si tu empresa no gestiona directamente las nóminas, sino que lo hace a través de una asesoría laboral, es la asesoría laboral quien debe gestionarlo.
Presentación online
Un punto importante que hay que tener claro es que el modelo 145 no se presenta online en la AEAT. Se presenta a la empresa. Eso sí, se puede presentar a la empresa en formato físico o digital. Rellenar el modelo 145 online es lo ideal, ya que de esa manera, si la empresa trabaja con un software, le resultará más fácil aplicar en la nómina y además, no hay que gastar papel, ni escanear documentos firmados.
¿Cómo evitar errores al presentar el modelo 145?
Para evitar cometer errores al rellenar el modelo 145, es importante que la persona trabajadora entienda todos los puntos y pueda reflejar su situación de manera precisa. Hacer el modelo de forma online permitirá que no haya malos entendidos en cuanto a los datos personales.
Generalmente, una asesoría laboral informará a las personas empleadas sobre las dudas que tengan a la hora de marcar los elementos que correspondan según su situación. Además, podrá aplicar los datos correspondientes a cada persona trabajadora en las nóminas de manera correcta, actualizada y automatizada, especialmente si utiliza un software de gestión que le permita llevar a cabo este proceso.
¿Qué tipo de herramientas tecnológicas pueden ayudar a las empresas con el modelo 145?
Tanto si tu empresa gestiona el cálculo de las nóminas y la gestión del modelo 145 de manera interna, como si tienes una asesoría y gestionas las nóminas de múltiples clientes, lo ideal hoy día es utilizar un software empresarial para crear y almacenar los datos de manera sencilla y automatizada y evitar errores.
Utilizar un software para asesorías y despachos permite a tu negocio realizar todos los trámites, desde contabilizar el IVA hasta realizar la contabilidad de la empresa. Pero también te va a permitir gestionar las nóminas y llevar a cabo todos los trámites laborales, incluyendo la gestión del modelo 145 de las personas trabajadoras.
