La gestión de proyectos implica la necesidad de una adecuada planificación de costes para asegurar la rentabilidad. Esto supone tener en cuenta de antemano los costes en mano de obra, materiales y herramientas necesarios para poder llevar a cabo los objetivos planteados.
En toda planificación de costes, sin embargo, pueden no contemplarse algunos costes ocultos, que no se están previendo de manera adecuada, pero que finalmente tienen un impacto en la cuenta de resultados, reduciendo tu rentabilidad.
Eliminar o a href=”https://www.zucchetti.es/blog/como-reducir-los-costes-en-una-empresa.html”>reducir los costes de una empresa implica considerar todas las fuentes de costes ocultos que puedan existir y que están dando lugar a una mala planificación. En este post te mostraremos qué son los costes ocultos y qué papel juega el sistema ERP para detectarlos y reducirlos o eliminarlos.
¿Qué son los costes ocultos y por qué suelen pasar desapercibidos?
Los costes ocultos son aquellos que no se han contemplado en la planificación inicial de costes al llevar a cabo un proyecto. Tienen que ver con errores de planificación o mala gestión de los recursos, algo que inicialmente no se suele contemplar porque generalmente tendemos a partir desde una posición optimista, en la que dichos costes no se van a producir.
Sin embargo, la realidad es que se pueden producir costes ocultos por muchos motivos, desde la baja productividad de una persona trabajadora a la recepción de unos materiales defectuosos que han retrasado el desarrollo del proyecto, o aspectos legales y normativos que no se habían contemplado y que han dado lugar a multas y sanciones.
Principales fuentes de costes ocultos en los proyectos
El objetivo de una empresa debe ser identificar cuál es el origen de sus costes ocultos. Esto es algo que se puede contemplar una vez se realiza una relación de todos los costes reales en los que se ha incurrido en un proyecto, teniendo en cuenta la productividad de la mano de obra y otros aspectos no previstos.
Veamos cuáles son las principales causas de que en numerosas ocasiones se presenten costes ocultos en el desarrollo de proyectos.
Mala planificación y gestión ineficiente de recursos
Una mala planificación del tiempo que lleva un proyecto puede derivar en mayores costes. Estos costes no se habían contemplado inicialmente porque si se planifica un proyecto para 6 meses, y finalmente dura 8, esos dos meses extra suponen un sobrecoste.
En ocasiones, la mala planificación y gestión del tiempo tienen que ver con la metodología de trabajo que estamos utilizando. Anteriormente ya te hablamos de las diferencias de los proyectos AGILE vs. tradicionales. Considera evolucionar hacia un modelo que te permita ser más adaptativo y eficiente para reducir los riesgos de que el tiempo y los costes se te vayan de las manos.
Retrasos y cambios en el alcance del proyecto
Un proyecto se puede retrasar por múltiples razones. Por ejemplo, que la cadena de suministro no esté funcionando correctamente. Y que los materiales de construcción de una obra no lleguen a tiempo puede dar lugar a una suma de ineficiencias, como que las personas trabajadoras no puedan llevar a cabo su tarea en el tiempo previsto y deban esperar. Considera este riesgo y cuenta con un plan de contingencia para saber cómo actuar en tales situaciones.
Falta de visibilidad sobre los gastos indirectos
Existen gastos indirectos que no quedan claramente contemplados. Por ejemplo, costes vinculados a la administración, a la gestión de la documentación o a la formación de los equipos pueden no haberse contemplado inicialmente para el desarrollo de un proyecto, pero sí deben tener visibilidad, ya que son gastos de la empresa y afectan a la cuenta de resultados y a la gestión operativa, aunque no tengan que ver directamente con el proyecto.
Baja productividad y tiempos no facturables
La baja productividad del equipo puede ser otro de los elementos difíciles de prever y que acabe desembocando en gastos ocultos. Si el personal no cumple con los objetivos marcados, puede deberse a que está poco motivado, o a que no cuente con mecanismos para hacer una adecuada evolución del rendimiento. Sólo te das cuenta después, cuando ves que no vas a cumplir con el plazo.
Recuerda que existen diferentes metodologías de gestión proyectos y es vital asegurar la rendición de cuentas. Los métodos AGILE permiten dividir los proyectos en tareas entregables en períodos más cortos para mantener un mayor control sobre la consecución de objetivos y facilitar la adaptabilidad.
Uso ineficiente de herramientas y tecnologías
Puedes invertir en activos y herramientas que proporcionen valor a tu empresa. Pero, ¿y si no se utilizan correctamente? Debes valorar el impacto en el ROI de cada tecnología, maquinaria o herramienta que introduces en tu empresa, y debes tener también en cuenta que sin una formación adecuada para tu personal, es posible que no obtengas el rendimiento esperado de éstas.
El papel de un ERP en la reducción de costes ocultos
El ERP de gestión de costes y proyectos desempeña un papel vital en la gestión de muchas empresas. Esta herramienta te permitirá planificar exhaustivamente los costes iniciales previstos para el desarrollo de cada proyecto, gestionar los recursos implicados y llevar un control de las posibles desviaciones.
Los costes ocultos en un ERP de estas características aparecen claramente diferenciados. Al poder visualizar claramente una comparativa entre los costes previstos iniciales y los costes reales en cada momento, podrás aplicar las medidas necesarias para adaptarte.
Esta solución es clave para asegurar la mejora continua y optimizar los costes a corto plazo para minimizar los riesgos y maximizar tu rentabilidad.
¿Cómo elegir un software ERP para reducir los costes ocultos en proyectos?
No todos los ERP están diseñados para empresas que requieren llevar a cabo la gestión de proyectos. Hay determinados sectores, como la construcción o la ingeniería, que necesitan herramientas con las que poder elaborar presupuestos, gestionar recursos y materiales, coordinar equipos y gestionar la documentación de forma centralizada.
Para poder trabajar desde un enfoque AGILE, orientado a la eficiencia y a la flexibilidad, debes elegir un software de gestión de proyectos que te permita centralizar toda la información y que cuente con herramientas específicas para el control de las desviaciones económicas y financieras en el desarrollo de cada proyecto.
