El Radisson Blu Royal de Bergen digitalizó sus procesos de limpieza con hotelkit Housekeeping. Desde entonces, el hotel del Radisson Group consigue ahorrar hasta 24 horas semanales en la limpieza de habitaciones. El director general Frank Ove Wennevik nos habla de los problemas que presentaba anteriormente el departamento de pisos y describe con ejemplos concretos cómo hotelkit Housekeeping ha facilitado notablemente el trabajo diario.
1. Principales problemas antes de hotelkit
“Nuestra forma de trabajar y comunicarnos entre nosotros se caracterizaba por el uso de ingentes cantidades de papel. Diversas listas e informes impresos con los clientes, las salidas y las llegadas formaban parte de nuestra rutina diaria, y teníamos claro que queríamos cambiarlo.”
2. ¿Cómo funcionaba antes la asignación de las habitaciones? ¿Cómo se hace ahora digitalmente?
Antes, todo el proceso de asignación de habitaciones se hacía manualmente, implicando mucho tiempo y esfuerzo. La gobernanta y su equipo debían clasificar informes impresos y distribuir las tareas equilibradamente.
Con hotelkit Housekeeping, este proceso se ha digitalizado y agilizado: ahora se planifica la jornada en minutos desde cualquier lugar, incluso fuera del hotel. Además, la app permite monitorizar en tiempo real el estado de limpieza e inspección desde el móvil, y la asignación de tareas se optimiza con una interfaz sencilla que facilita distribuir habitaciones de forma rápida y eficiente.
3. ¿Cómo era la comunicación entre la recepción y el departamento de pisos antes de implementar la herramienta? ¿Qué ha cambiado desde entonces?
Antes, pisos y recepción intercambiaban información solo a través de llamadas telefónicas o reuniones, y cada día invertíamos aproximadamente una hora y media en estas cuestiones. Sin embargo, el resultado no siempre era satisfactorio. Muchas veces, pisos estaba ocupado limpiando y no podía atender inmediatamente las peticiones que les hacía recepción por teléfono. Como es normal, cuando alguien está ocupado, muchas de esas peticiones quedaban en el aire y no se resolvían.
hotelkit Housekeeping evita que sucedan este tipo de situaciones porque toda la información se encuentra en la plataforma y pisos puede consultar la aplicación de hotelkit para ver si hay otras tareas que llevar a cabo. Para la comunicación entre recepción y pisos, ya hay una nota independiente en hotelkit donde se actualiza cualquier información siempre que sea necesario.
Además, las tareas para los distintos tipos de habitaciones están definidas en hotelkit Housekeeping. De este modo, el sistema sabe qué hay que hacer, dónde y cuándo. Esto nos permite cumplir con los más altos estándares de calidad que exigimos al servicio de limpieza sin tanto esfuerzo organizativo previo, con cientos de llamadas telefónicas y reuniones presenciales.
4. ¿Cómo accede el personal de limpieza a la plataforma digital?
Adquirimos 23 smartphones para nuestro equipo de limpieza. Cada uno de estos dispositivos tiene una cuenta de usuario genérica de hotelkit, ya que el personal de la empresa de limpieza externa cambia de vez en cuando. Por supuesto, nuestra gobernanta y sus ayudantes tienen un acceso personalizado a hotelkit. El personal de limpieza llega al hotel por la mañana, recibe un smartphone nuestro como parte de su uniforme y ya tiene asignadas las habitaciones para su jornada laboral en la herramienta Housekeeping.
5. ¿En qué otros aspectos os ayuda hotelkit a ahorrar tiempo en vuestro trabajo diario?
La gobernanta y yo valoramos las tareas de hotelkit porque incluyen listas de comprobación con KPIs, lo que permite inspecciones rápidas y estandarizadas. Esto ha reducido el tiempo de inspección semanal de siete a cinco horas. Además, hotelkit Housekeeping automatiza tareas como el cambio de ropa de cama o la limpieza de habitaciones inactivas, agilizando la planificación. También mejora la atención a solicitudes y quejas de huéspedes, reduciendo el tiempo necesario de tres a una hora y media. Asimismo, facilita la comunicación directa con mantenimiento, haciendo más eficaz la gestión interdepartamental.
6. ¿En qué medida ha influido la implantación de estos procesos en la carga de trabajo diaria y en los costes?
«Creo que la eficiencia siempre ahorra tiempo y costes. hotelkit Housekeeping ha aliviado notablemente la carga de trabajo de la gobernanta, de sus asistentes y, por supuesto, también de nuestro equipo externo de limpieza. Además, ha minimizado el tiempo que perdíamos en la planificación. Especialmente en tiempos de escasez de personal, un soporte digital como hotelkit vale su peso en oro.»
7. ¿Cómo acogió hotelkit el personal?
Nuestro personal no tardó mucho en darse cuenta de las numerosas ventajas que ofrece la plataforma. En lugar de recibir una montaña de papeles, ahora el equipo de pisos puede consultar todas sus tareas en la aplicación de hotelkit.
No sólo los empleados más jóvenes valoran la comodidad digital de hotelkit, sino también los más veteranos del equipo están satisfechos con esta herramienta.
Imágenes cedidas: hotelkit
