La optimización de costes debe ser una constante en la gestión de proyectos empresariales. En áreas de negocio como la construcción o la ingeniería, donde hay que establecer unos objetivos, planificar los recursos necesarios y determinar un presupuesto, aplicar medidas para automatizar procesos y evitar las desviaciones es fundamental para tener éxito.
No se trata sólo de reducir gastos, sino también de implementar estrategias que puedan ayudar a alcanzar los objetivos de manera más rápida y reduciendo los riesgos, desde un enfoque orientado a proyectos AGILE. ¿Qué pasos hay que dar para una adecuada optimización de costes y procesos?
¿Por qué es importante la optimización de costes en la gestión de proyectos?
Aplicar estrategias y técnicas de control de costes en la gestión de proyectos es determinante para asegurar la rentabilidad de dicho proyecto, así como también para mejorar los procesos y ganar eficiencia en la organización. La manera en la que se aborda un proyecto es un factor de competitividad que permite a las empresas lograr una mayor satisfacción de los clientes, por lo que se trata de un aspecto estratégico de gran relevancia.
En este sentido, las empresas deben abordar con inteligencia y la ayuda de herramientas tecnológicas la mejor forma de resolver los problemas de optimización de costes, como la gestión del inventario, la asignación eficiente de recursos y personal, el cumplimiento de los plazos o la elección de materiales y equipos.
¿Cuál es la diferencia entre reducción de costes y optimización de costes?
Llevar a cabo un proyecto requiere una planificación, coordinación y gestión adecuada durante cada una de las fases del proceso. Hay que establecer unos objetivos, recursos, equipo, canales de comunicación y presupuesto que permita lograr unos objetivos. Ese presupuesto debe optimizarse de la mejor manera posible para maximizar la rentabilidad y la satisfacción del cliente, pero no toda reducción de costes implica mejores resultados.
Una mala elección de materiales o equipos puede dar lugar, sin embargo, a una reducción inicial de los costes, pero a costa de que los plazos se prolonguen y los clientes queden insatisfechos. O en el peor de los casos, que se produzca un mayor riesgo de accidentes laborales o de que los procesos no se lleven a cabo de manera eficaz, dilatando sine die los proyectos y generando desconfianza en los clientes.
Las empresas deben enfocarse principalmente en la eficiencia de costes, es decir, que aquellos costes en los que incurramos sean realmente decisivos y necesarios para ser competitivos, cumplir los plazos y satisfacer al cliente. O sea, debemos enfocarnos en optimizar presupuestos y no simplemente en reducir costes.
¿Cómo identificar las áreas que necesitan optimizar los costes en una empresa?
Determinar las áreas de un proyecto en las que es necesario optimizar los costes debe hacerse de acuerdo a un criterio profesional y financiero. Hay que tener en cuenta todos aquellos elementos que no están contribuyendo al avance del proyecto, o están generando dificultades extra, impidiendo un funcionamiento ágil de los equipos de trabajo.
Por otro lado, es necesario revisar los costes que no tienen una influencia decisiva en el proyecto, o que se podrían reducir si se hiciera una mejor planificación. Por ejemplo, a través de un análisis profundo de la demanda, o una mejora en la estrategia de compras a proveedores. Utilizar herramientas en las que podamos tener un historial de datos y elaborar presupuestos detallados será clave para mejorar nuestra estrategia a largo plazo.
¿De qué manera podemos optimizar los costes de una empresa?
Hay diferentes áreas en las que una empresa que necesite llevar a cabo cualquier tipo de proyecto puede optimizar sus costes.
Automatización de procesos
Automatizar los procesos, empezando por todos aquellos procesos y trámites administrativos o relacionados con la gestión documental, es el primer paso para mejorar la coordinación, la comunicación interna y la productividad.
En esta línea, la automatización de procesos liberará al personal de tareas de tipo administrativo o de gestión documental que se pueden llevar a cabo a través de un ERP de gestión de costes y proyectos.
Cultura de mejora continua
Hay muchos procesos y costes que no se pueden optimizar a corto plazo, sin un análisis profundo de proyectos ya realizados. En esta línea, es imprescindible adoptar una cultura empresarial orientada a la mejora continua.
Cuando las empresas toman sus decisiones basadas en datos, gracias a las soluciones de ERP avanzadas, es posible entender con mayor acierto y precisión los errores que se están cometiendo y adoptar medidas para corregirlos en el futuro.
Mejor planificación y control presupuestario
Adoptar una mejor planificación de los procesos ayudará a que se cumplan los plazos de manera más rigurosa. Un mejor cumplimiento de los plazos suele venir asociado también a un mayor control presupuestario, ya que se ejecuta lo que inicialmente estaba planificado y se evitan cambios y desviaciones que puedan comprometer el éxito del proyecto.
Coordinación del equipo
A través de herramientas que faciliten la comunicación interna y la gestión documental de proyectos, las empresas pueden mejorar la coordinación de los equipos. Esto influye en la productividad del equipo y tiene también un impacto en la satisfacción de los clientes.
Evaluación continua del rendimiento
A través del análisis de datos, recogidos a través de la solución ERP, las empresas pueden hacer una evaluación continua del rendimiento del personal, tanto de manera individual como conjunta. En esta línea, se pueden abordar los factores que están influyendo en la desviación presupuestaria, el incumplimiento de plazos o los errores que se derivan en un mayor aumento de costes.
¿Qué herramientas pueden ayudar con la optimización de costes?
Sabemos que elegir un software de gestión de proyectos no es sencillo. Las empresas requieren de una solución avanzada, digital y especializada que les ayuda a mejorar su capacidad de planificación, control de costes, elaboración de presupuestos, gestión de inventario y gestión de recursos y personal.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a considerar la solución Solmicro ERP para la gestión de proyectos en tu empresa, una herramienta flexible, personalizable y completa, con la que podrás maximizar la eficiencia y la rentabilidad en tu negocio.
