Uno de los costes habituales en muchas empresas que aún no disponen de su propia flota de vehículos son los gastos de kilometraje.
Llevar un control de lo que la persona trabajadora gasta en combustible y desplazamientos es muy importante para evitar que las finanzas de la empresa se vean perjudicadas.
En este post te vamos a dar las claves de todo lo que necesitas saber para controlar el gasto en coche por km, así como las claves que debes tener en cuenta para calcularlo.
Si además cuentas con tu propia flota de vehículos, lo ideal sería que tuvieses un software de gestión de flotas.
¿Qué son los gastos en kilometraje?
Se trata de los costes vinculados al uso de un vehículo por parte de las personas trabajadoras para llevar a cabo los desplazamientos necesarios para su actividad laboral.
No hay que confundirlo con el “plus de transporte”, que se refiere a los complementos salariales que la empresa puede incluir en la nómina por los gastos derivados de la distancia recorrida entre el domicilio de la persona trabajadora y el lugar de trabajo, y viceversa.
Calcular los gastos de locomoción y kilometraje implica calcular por una parte los kilómetros recorridos y luego multiplicarlo por el precio por km recorrido. ¿A cuánto se paga el gasto por kilometraje?
Desde julio de 2023, el precio de referencia es de 0,26 € por kilómetro recorrido, pero esto dependerá también de la política de gastos de la empresa y teniendo en cuenta lo que marque el convenio colectivo, o el convenio de la empresa, así como también en la política de gastos de viaje.
¿Qué gastos se incluyen en los gastos en kilometraje?
El kilometraje de un desplazamiento laboral no se limita únicamente a los gastos de combustible. También hay que añadir los gastos de mantenimiento del vehículo, el seguro de coche o los impuestos.
Aunque hay gastos que no suelen incluirse, como las multas de aparcamiento, es importante saber de qué estamos hablando cuando se habla de kilometraje.
Veamos los diferentes elementos que están incluidos.
Combustible
Es el gasto más evidente, y se determina por el coste de la gasolina o diésel en que haya incurrido el trabajador durante sus desplazamientos de trabajo. Para esto en principio hay que controlar los kilómetros que se realizan entre el lugar de origen y el de destino.
Gastos de desgaste y mantenimiento
Son los gastos relacionados con las reparaciones o desgaste del vehículo durante la actividad laboral.
Seguro de coche
Es la parte proporcional al importe del seguro del automóvil por el tiempo que la persona trabajadora lo utiliza para el trabajo.
Impuestos del vehículo
Se trata del Impuesto de Circulación, que es de obligado cumplimiento para todos los vehículos matriculados.
Hay que tener en cuenta que algunos gastos, como los peajes o el parking, no se consideran gastos de kilometraje, pero eso no quiere decir que la empresa no deba reembolsarlo a la persona trabajadora. En estos casos, se trata de una nota de gastos, que luego la empresa reembolsará en la nómina.
¿Cómo hacer la gestión de los gastos de kilometraje?
Muchas personas tienen dudas sobre cómo justificar los gastos de kilometraje. Generalmente no es necesario pasar una nota de gastos de kilometraje, sino simplemente conocer el lugar de origen, ruta, distancia y destino.
Este dato es suficiente para poder determinar el gasto de kilometraje que corresponde, y que debe ser la empresa quien calcule, teniendo en cuenta la referencia del convenio del sector o el convenio colectivo de la empresa, así como la política de viajes.
No obstante, las empresas tienen la obligación de hacer una gestión eficaz y controlada de los gastos de viaje. Lo cierto es que se puede y se debe requerir información sobre los viajes y desplazamientos, así como tickets y facturas que se hayan recogido durante el viaje. Para evitar la acumulación del papel y los errores derivados de la gestión manual, lo ideal es apostar por un modelo paperless.
Estos son algunos de los aspectos que es imprescindible controlar.
Establece una partida presupuestaria
En tu política de gestión de gastos debes establecer un presupuesto máximo para los gastos de kilometraje que se van a pagar al personal. Esto te ayudará a prever con mayor eficacia esta partida del presupuesto.
Utiliza las tarifas estándar de kilometraje
Debes tener en cuenta que el precio del kilometraje se estipula en el convenio colectivo de cada empresa, o en caso de no haberlo, en el convenio del sector.
Para calcular la tarifa, debes primero calcular el coste de cada kilómetro que se hace con el vehículo.
Informa a los trabajadores de manera clara la política de gastos de la empresa
Es esencial comunicar a las personas de tu plantilla de cuál es la política de gastos de tu empresa, en especial en lo relativo a los gastos de kilometraje. De esta forma, el personal sabrá qué gastos se le van a reembolsar y en qué casos debe pasar una nota de gasto a la empresa.
Digitaliza y automatiza el proceso
El proceso de gestión de los gastos de kilometraje tiene numerosas vertientes. El gasto tiene que pasar en ocasiones por un supervisor, éste tiene que aprobar la solicitud. Luego la persona que se desplaza tiene que recoger los tickets del viaje y enviar la información a la persona responsable. Gestionar todo este proceso sin herramientas digitales puede ser muy complejo, y además aumenta las posibilidades de fraude o error.
Hay que tener en cuenta que hoy día existen herramientas que permiten hacer la planificación y el seguimiento de las rutas por carretera que ha de hacer el personal de forma digital. Con una solución de software de movilidad también es posible gestionar las solicitudes y aprobaciones de gasto por parte del supervisor. También es posible remitir los tickets y facturas a través de una app, y que el departamento de RRHH aplique los reembolsos en la nómina de manera automática.
¿Cómo optimizar la gestión de gastos de kilometraje?
Optimizar el gasto en desplazamientos es una parte esencial de la gestión de gastos corporativos en una empresa.
La mejor manera de evitar posibles fraudes, errores al aplicarlo en la nómina o desviaciones del presupuesto es utilizar un software de movilidad para controlar las gastos de tu empresa.
