El 38% del personal de hotel acusa a la experiencia con el PMS (sistema de gestión de propiedades), como uno de los factores de peso en la decisión de dejar un trabajo anterior. De este dato se desprende que, antes de hacer cambios en el software de un hotel, conviene pensárselo dos veces.
Dicho esto, para muchos hoteles en España la actualización de algunos sistemas ya no es opcional, dado que las nuevas regulaciones imponen la incorporación de un gestor de vacaciones y ausencias, como puede ser Factorial u otros del mercado.
Tiempo = dinero
Actualmente existen sistemas digitales que evitan usar ficheros, hojas de asistencia o máquinas para fichar físicamente, como aquellas que se ponían en las entradas de las fábricas antiguamente. En definitiva, se reduce el tiempo que cada empleado pasa entre que llega al lugar e inicia su jornada, mientras que se descarga una parte de las tareas a realizar por el equipo de recursos humanos.
Resulta lógico entonces que aquellos encargados de la gestión de vacaciones, ausencias y horas trabajadas, particularmente el equipo de recursos humanos, quienes se encargan de estas tareas, tengan un espacio abundante de tiempo para dedicarse a otros aspectos más sustanciales de la organización, como pueden ser la planificación de formaciones, el team building o la gestión del talento.
Sobre este último punto, la hotelería tiene una deuda pendiente, como veremos más adelante, gracias a los estudios realizados sobre el porcentaje de individuos que deciden abandonar sus trabajos por culpa del mal funcionamiento de la tecnología de reservas y gestión.
Herramientas eficientes = empleados eficientes
De acuerdo a un estudio de Cloudbeds, el 38,1% de los empleados de hoteles acusó a los problemas técnicos del sistema de reservas como uno de los factores más importantes en su decisión de renuncia. Este dato revela que una pequeña modificación, como puede ser el software, tranquilamente puede resultar en cambios duraderos y de gran repercusión. Como si se tratase de un “efecto mariposa”.
La información pasa de importante a urgente si se tiene en cuenta que estamos parados sobre una industria con una tasa de rotación del 40,5%, exacerbada por la sobrecarga de trabajo y la falta de personal. Dado que contratar a un nuevo empleado es costoso, la implementación de sistemas eficientes, que faciliten procesos intra-empresa, pueden resultar doblemente rentables.
Al mismo tiempo, el gestor de vacaciones y ausencias permite tener un monitoreo exacto de las horas de trabajo y de los tiempos que se usan para descansar, fomentando el balance entre la vida dentro y fuera del hotel.
Dar pie a una relación saludable con el trabajo previene males como el estrés crónico y el burnout, al tiempo que también incrementa el valor percibido de la empresa en sitios como Glassdoor, atrayendo nuevos talentos.
Más transparencia y menos errores: Ganancia asegurada
Delegar tareas que se repiten sin fin en una máquina no solamente suena a ahorro de tiempo, también suena a maximización de recursos, ya que estos sistemas automáticos que barren las imprecisiones, los descuidos o incluso esos problemas derivados de la «letra de médico» que algunos supervisores pueden tener.
Además de esquivar errores, permiten ver la información en tiempo real y, en el caso de los softwares más avanzados, ya están integrados con los sistemas de nómina. Esto garantiza mayor precisión en el cálculo de los salarios y reduce significativamente las posibilidades de conflictos laborales que terminen en costosos juicios para el hotel.
Por último, el debate es estéril en países como España, donde ya se ha incorporado el fichaje digital de forma obligatoria para casi todas las empresas, con contadas excepciones. Según lo establecido en el Real Decreto Ley 8/2019, el control horario deberá realizarse a través de una de estas herramientas para evitar incumplimientos que dan curso a multas de hasta 6.250€.
Herramientas: las que más y las que menos
Por todos los motivos enumerados y acumulados en estas líneas, cada vez son más los hoteles y alojamientos que han abandonado los ficheros rellenados a mano y las hojas de cálculo “caseras” para dar espacio a las nuevas herramientas en la nube.
Para un hotelero que busca la mejor solución, en el mercado hay varias opciones distintas, que podríamos dividir en dos grandes grupos: las integrales y las específicas, según el caso.
En la primera línea, la de vanguardia, están Factorial, Sesame HR, Beebole o Clockify, empresas que dan funciones avanzadas completas. La contracara de este servicio integral suele estar asociada a sus costos y a la inversión de tiempo que requiere atravesar la curva de aprendizaje.
Los hoteles y alojamientos más pequeños pueden encontrar utilidad en TSheets by QuickBooks o en Hubstaff, una aplicación que además permite conocer la geolocalización de los empleados. No podemos dejar de nombrar herramientas como Ficha.Work y Kenjo, otras de las opciones más conocidas del sector.
Imágenes cedidas: Alexandr Podvalny en Unsplash
