¿Qué es una factura de hotel?
Una factura de hotel es un documento emitido a los huéspedes, que incluye un registro detallado de los cargos en los que se ha incurrido durante la estancia en el hotel.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Las facturas de hotel y los recibos de hotel son documentos diferentes. Cuando un huésped paga la factura, se genera un recibo como prueba del pago.
En esta guía, te contamos todo lo que los hoteles deben saber sobre las facturas: por qué son importantes, cómo y cuándo se emiten, y cómo gestionarlas mejor.
¿Para qué sirve una factura?
El objetivo de una factura es proporcionar a los huéspedes un registro detallado de los cargos en los que han incurrido durante su estancia. Sirve para garantizar transparencia y generar confianza.
Y si el viaje puede desgravarse, la factura también sirve como comprobante oficial de la transacción, en caso de que las autoridades fiscales lleven a cabo una auditoría o inspección, ya sea del huésped o del hotel.
¿Por qué es importante simplificar la facturación?
La facturación es una parte inevitable de las operaciones de cualquier empresa (por no hablar de que garantiza recibir el pago por los servicios prestados), por lo que el proceso debe ser lo más eficiente y eficaz posible.
Simplificar la facturación y garantizar que sea rápida y precisa te permite:
- Reducir el tiempo que el personal dedica a las tareas de gestión y aumentar el tiempo de que dispone para dedicar a tareas más valiosas, como mejorar la experiencia de los huéspedes.
- Minimizar los errores humanos gracias a la automatización, para mejorar tanto la precisión como el cumplimiento normativo.
- Reducir los tiempos de espera de los huéspedes para causar buena impresión durante el registro de salida.
Entender el ciclo de una factura
Las facturas constituyen el tercer paso de las cuatro etapas del proceso de pago del hotel: cuenta del huésped > albarán > factura > recibo.
La factura se genera a partir de un albarán, que el huésped debe revisar en el momento del check-out. Se crea desde la cuenta del huésped, que incluye el registro de los cargos acumulados durante la estancia. Una vez pagada la factura, se emite un recibo como comprobante de pago.
Cómo comprobar la factura de una reserva
Cuando generes una factura, debes revisarla antes de entregarla al huésped. Pregúntale el nombre o comprueba su documento de identidad para verificar los datos, y luego revisa brevemente los cargos por si algo no cuadra.
¿Quién paga la factura?
La mayoría de las facturas las paga el huésped en el momento del check-out, pero si un huésped ha pagado por adelantado la habitación y no ha incurrido en ningún cargo adicional o ha pagado estos cargos sobre la marcha, es posible que no haya que cobrar nada durante el registro de salida.
También existe la facturación directa, mediante la que una empresa u organización paga la estancia. Es una opción común para viajes de empresa y grupos turísticos.
Cómo pagar la factura
Los hoteles tienen el control total de los métodos de pago que ofrecen. Es buena idea ofrecer todas las opciones de pago que prefieren los huéspedes para mejorar la experiencia.
Cómo hacer una factura de hotel: aspectos de formato básicos
¿Cómo hacer una factura de hotel? Hoy en día, la mayoría de los documentos se crean automáticamente mediante generadores de facturas o herramientas de facturación, pero es bueno saber cómo crearlas, en caso necesario. Estos son los aspectos básicos.
Qué incluir en una factura
Las facturas de los hoteles deben incluir la siguiente información:
- Datos del hotel
- Datos del huésped
- Datos de la estancia
- Lista detallada de los cargos
- Pagos y ajustes
- Base imponible, impuestos y total
- Condiciones de pago
Personalización de facturas según la identidad de marca
Las facturas son una excelente oportunidad para dar visibilidad a la marca del hotel. Añade logotipos y datos de contacto, adapta el documento con los colores de tu marca e incluye un mensaje de agradecimiento personalizado en la parte inferior.
Cumplimiento normativo y obligaciones fiscales
Para garantizar que las facturas y los sistemas de facturación cumplan todos los códigos y requisitos fiscales relevantes, lo mejor es trabajar con profesionales.
Gestión de situaciones de facturación complejas
Elige una herramienta de facturación que pueda gestionar situaciones complejas como estancias grupales o largas, cancelaciones, pagos divididos y servicios combinados como paquetes o eventos.
Simplifica la facturación con la tecnología adecuada
Las mejores herramientas de facturación no son soluciones independientes, sino que se integran con el resto del software de tu hotel. Esto abre las puertas de la automatización, para agilizar el proceso de facturación y reducir errores. Por ejemplo, puedes añadir la consumición del bar a la cuenta del huésped.
Estrategias de datos para facturas
Si los datos se transmiten automáticamente entre las distintas funciones del software del hotel, podrás analizar la información generada por el software de facturación. Con estos datos, puedes llevar un seguimiento de la ocupación, retocar la estrategia de precios, hacer previsiones de los ingresos e identificar carencias y oportunidades.
Si estás buscando una herramienta de ingresos y distribución hotelera que te permita sacar el máximo partido a los datos y conectar con la herramienta de facturación que elijas, tu mejor opción es SiteMinder.
