El plan de contingencia empresarial es un aspecto de gran importancia en todas las empresas sujetas a riesgos. Es el caso más habitual en las industrias, que deben contar con un adecuado protocolo de actuación ante diversas situaciones, como accidentes laborales o cualquier situación de emergencia que pueda afectar a la maquinaria o la producción.
A lo largo de este artículo vamos a mostrarte qué es un plan de contingencia y cómo puedes elaborarlo, teniendo en cuenta los puntos más importantes para su desarrollo.
¿Qué es el plan de contingencia de una empresa?
El plan de contingencia empresarial persigue dar una respuesta a las incidencias que se producen en las empresas cuando ya se han producido.
Va mucho más allá del Plan de Prevención de Riesgos Laborales, ya que no se limita al cuidado del personal, sino al conjunto de los recursos de la empresa. Además, tiene como objetivo dar respuesta a situaciones de crisis y asegurar la continuidad del negocio.
Un Plan de Contingencia Empresarial tiene efectos en la manera de abordar una situación de emergencia. Se centra en aspectos como la evacuación, recuperación o comunicación, durante o después de los incidentes. Su finalidad es minimizar el impacto que ésta pueda tener en la organización, tanto a nivel operativo y legal como financiero. En especial, las industrias pueden verse gravemente afectadas por diversos tipos de incidentes, desde la explosión de una caldera a la rotura de una máquina, incendios o inundaciones.
Pasos para elaborar un plan de contingencia de una empresa
Hay una serie de elementos que deben formar parte de todo plan de actuación ante situaciones de emergencia en una industria. Veamos punto por punto cómo elaborar un plan de contingencia empresarial.
Identificar y evaluar los riesgos
Debemos realizar un minucioso análisis de los distintos riesgos que pueden afectar a una industria. Estos pueden englobar desde los desastres naturales a los problemas tecnológicos, pasando por los fallos humanos o errores financieros.
Definir los recursos críticos y funciones esenciales
Identifica los procesos fundamentales para el funcionamiento del negocio y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Prioriza estas funciones para aplicar un sistema de recuperación que te permita seguir operando lo antes posible.
Establecer roles y responsabilidades
¿Quiénes y cómo van a actuar en caso de cada contingencia? Necesitas tener un equipo, con funciones claramente delimitadas, que sepa lo que tiene que hacer y cuándo.
Crear procedimientos de respuesta
Un apartado esencial en el diseño de proyectos que contemplan una respuesta ante las contingencias es crear protocolos que respondan a diversos tipos de escenarios, desde evacuaciones a pérdida de datos o emergencias de salud.
Desarrollar un plan de recuperación
Establece cómo restaurar las operaciones lo antes posible tras un incidente. Debes tener en cuenta los plazos en los que esto se va a llevar a cabo, ya que puede suponer una dura prueba para tu empresa.
Diseñar un plan de comunicación
¿Cómo vas a informar a clientes, proveedores y personal de tu empresa, o cualquier parte afectada, en medio de una situación crítica? Esto debe estar establecido en un plan de comunicación, donde se definan los medios y tiempos que se van a emplear.
Capacitar al personal y realizar simulacros
Un buen plan de contingencia no es nada si las personas involucradas no saben cómo aplicarlo, o no lo han intentado nunca. La práctica es esencial para poder responder con eficacia en situaciones reales, pero también para evaluar la efectividad del plan. Es muy importante realizar simulacros periódicos.
Evaluar y actualizar el plan de forma continua
Las contingencias pueden dar lugar a que se reconozcan nuevos riesgos en los que no se había reparado. Hay que aprender la lección y mejorar el plan de manera continuada.
¿Cuál es la diferencia entre un plan de contingencia empresarial y un plan de gestión de riesgos?
La principal diferencia entre un plan de gestión de riesgos y un plan de contingencia empresarial es que éste último es de carácter reactivo. Es decir, se actúa durante o después de que se ha producido la incidencia, con el objetivo de actuar de manera eficiente para minimizar los daños provocados por ésta.
Mientras que el Plan de Gestión de Riesgos se enfoca en tareas de inspección y prevención de riesgos, tanto de los que pueden afectar a las personas trabajadoras como al conjunto de los recursos de la industria, el Plan de Contingencia Empresarial está indicado para actuar con rapidez y eficacia ante las emergencias.
Ambos planes son necesarios y se complementan mutuamente, por lo que son de gran importancia para mejorar el funcionamiento de las industrias.
Errores comunes en la creación de un plan de contingencia empresarial
La creación de un plan de contingencia empresarial es esencial para garantizar la continuidad del negocio ante situaciones adversas. En ocasiones, sin embargo, las empresas tienden a cometer algunos errores, ya que no todas saben cómo hacer un plan de contingencia empresarial.
El primer y mayor error es subestimar los riesgos, lo que conduce a realizar un plan incompleto que presenta diversas lagunas que podrían tener consecuencias negativas. Una empresa que, por ejemplo, no contemple en su plan de contingencia cómo actuar ante un ciberataque o fallo humano puede tener dificultades añadidas en caso de que se produzca este tipo de situación. Hay que tener en cuenta, no obstante, que no por el hecho de tener un buen plan de contingencia que afecte a todas las áreas de negocio hay que dejar de prever los riesgos. Optar por la mejor tecnología para la industria, empezando por un sistema ERP vertical avanzado y moderno, ayuda a proteger los datos, facilitar su tratamiento y prevenir la posible pérdida o robo de la información.
¿Por qué es importante elaborar un plan de contingencia de una empresa?
Un plan de contingencia es fundamental para garantizar la continuidad del negocio ante situaciones críticas. Es la llave que te va a permitir proteger tus activos críticos, tomar decisiones inteligentes en los momentos de mayor peligro y evitar la improvisación, con los enormes riesgos (y gastos) que ésta puede suponer.
Disponer de los protocolos de actuación adecuados permitirá proteger la reputación de tu empresa, cumplir normativas y estándares y poner a salvo tus finanzas, así como potenciar la resiliencia de tu organización, que podría verse negativamente afectada si se producen daños críticos en tu industria.
¿Qué tipos de software puede ayudar a desarrollar un plan de contingencia?
Nosotros te recomendamos que adaptes tu industria a la era digital para que, en primer lugar, toda la información esté centralizada y a salvo en la nube, de manera que los problemas de índole informático o de ciberseguridad no supongan un grave riesgo para el funcionamiento de la organización.
Contar con un sistema ERP avanzado, seguro y eficaz que te permita asegurar una buena gestión documental y se integre con el software de gestión de Recursos Humanos para desarrollar una estrategia de prevención de riesgos laborales te permitirá cubrir todas las posibles contingencias de tu empresa antes, durante y después de que se produzcan.
