La externalización de servicios administrativos supone un ahorro de cargas sociales, costes fijos y gastos para las empresas. No es extraño, por tanto, que muchas organizaciones busquen la posibilidad de realizar auditorías especializadas que permitan evaluar los niveles de gasto, asegurar el seguimiento de las buenas prácticas profesionales y garantizar el cumplimiento normativo para evitar sanciones.
En esta línea, en este post vamos a mostrarte los beneficios que supondría para tu negocio la externalización de servicios administrativos y qué importancia tiene además la transformación digital de las empresas para tener un mayor control sobre los gastos y procedimientos internos.
¿Qué es la externalización de servicios administrativos?
La externalización de servicios administrativos es el proceso mediante el cual una empresa delega ciertas tareas o funciones administrativas en proveedores externos. Esto supone que en lugar de realizar ciertas actividades administrativas a través del propio personal de la empresa, ésta contrata a un autónomo o empresa externa para que se encargue de esas funciones.
¿Cuáles son los principales servicios administrativos que se pueden externalizar?
Existen diversos servicios administrativos que pueden delegarse en otras empresas. Uno de los más habituales, sobre todo en las PYMEs, es el de la gestión de la contabilidad y la gestión laboral, ya que a través de asesorías y despachos externos pueden delegar una parte de las tareas de la organización, como son los procesos administrativos.
Dentro de estas actividades, hay que mencionar un elemento importante, como es la gestión de las nóminas, un proceso que puede ser largo y complejo de realizar si se tiene un cierto número de personas empleadas.
También hay que tener en cuenta la gestión de los viajes corporativos, que pueden estar sujetos a numerosos gastos que hay que deducir en la contabilidad o reembolsar en las nóminas. Esto se puede hacer hoy día a través de un software de control de gastos de viajes.
El proceso de control de los viajes corporativos incluye muchas tareas, como la contratación de seguros de viajes para empresas, llevar a cabo la planificación de los gastos, la gestión de tickets y facturas, la aplicación de los reembolsos correspondientes en las nóminas del personal.
¿Cuándo es el momento ideal para externalizar los servicios administrativos?
Cada PYME debe decidir en qué momento es necesario externalizar sus procesos administrativos en empresas externas especializadas, pero generalmente esto se lleva a cabo cuando aumenta la complejidad de los procesos y se carece del personal especializado suficiente para llevarlos a cabo.
Hay tres situaciones clave en las que es imprescindible recurrir a profesionales y empresas externas para la realización de servicios administrativos.
Crecimiento rápido de la empresa
Si una empresa crece con una gran rapidez y sus procesos se vuelven más complejos, ya no se puede llevar la gestión contable de manera sencilla. Esto ocurre, por ejemplo, si se contratan muchas personas y las nóminas son cada vez más distintas entre sí, o si se llevan a cabo cada vez más viajes de negocios y se hace necesario contar con empresas externas que ayuden a definir y asegurar el cumplimiento de la política de viajes corporativos.
Necesidades de cumplimiento normativo
Los cambios normativos pueden ser también un reto para muchas empresas que todavía no se han adaptado y requieren de empresas especializadas que les acompañen durante el proceso. Es el caso por ejemplo de la actual situación con la Ley Crea y Crece y la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas B2B, así como también la necesidad de cumplir con Verifactu* y el uso de herramientas de software ERP homologadas que permitan garantizar el cumplimiento normativo.
Contar con un partner tecnológico es clave para tener la seguridad de que nuestras soluciones digitales permiten que la empresa cumpla con todos los requisitos legales y además sea eficiente y productiva en cada área de negocio
Optimización de recursos internos
Muchas empresas tienen dificultades para asumir un crecimiento demasiado rápido, lo que genera sobrecargas en determinadas áreas de negocio. Si la empresa es pequeña y tiene una escasa especialización en cada departamento, se hace imprescindible optimizar los recursos internos de la organización y contar con empresas externas especializadas para el desarrollo de los procesos administrativos.
¿Cómo elegir el proveedor de servicios para una auditoría externa adecuada?
Llevar a cabo una auditoría externa puede ser la solución ideal para valorar si tu empresa está en una situación de incumplimiento normativo o no es lo suficiente productiva por no disponer del personal especializado necesario, o estar llevando a cabo los procesos de manera errónea y descontrolada.
Un proveedor de servicios de auditoría externa permite analizar las empresas a nivel normativo y tecnológico para determinar si están siguiendo las mejores prácticas del sector, si cumplen con las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales o si están llevando a cabo las nóminas correctamente.
A la hora de elegir el proveedor de servicios para una auditoría, debemos optar por empresas especializadas en el área que nos interesa mejorar. Esto se puede valorar si has detectado errores, descontrol o dificultades en la gestión de cualquier departamento.
¿Qué tipos de herramientas tecnológicas ayudan con auditorías para empresas?
Si quieres realizar una auditoría en tu empresa, es indispensable contar con el software adecuado para la gestión del negocio. Si hablamos del cumplimiento normativo, contar con soluciones como Solmicro Digital Hub te puede ayudar al cumplimiento de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude.
Por otra parte, el control interno de la gestión de gastos y en especial la gestión de notas de gastos y gastos de viaje se puede gestionar a través de la solución ZTravel, el software de gestión y planificación de gastos de viaje que te permite optimizar tus recursos y mejorar el control de tu empresa.
Zucchetti Spain pone por su parte su amplio catálogo de soluciones innovadoras, con Solmicro ERP a la cabeza para la planificación y gestión empresarial, así como también nuestra solución Zucchetti HR con sistema de nómina, cumplimiento de la normativa del registro horario y aplicación automática de los reembolsos de los gastos de viaje.
