Descubre cómo proteger tu negocio y evitar sanciones.
En el sector de la hostelería y residencias de estudiantes, recopilar los datos personales de los clientes es una parte esencial del proceso de registro y cumplimiento de obligaciones legales. Sin embargo, hay una línea muy fina entre cumplir con la normativa y vulnerarla, especialmente cuando hablamos de la gestión del DNI de los clientes.
En Green Software, trabajamos de la mano con Cober Legal, nuestro partner especializado en la Ley de Protección de Datos (LOPD), para asegurarnos de que nuestros clientes operen dentro de la legalidad, protegiendo tanto sus negocios como la privacidad de los usuarios.
¿Qué puede salir mal al fotocopiar un DNI?
Uno de los errores más comunes que hemos identificado en el sector es la fotocopia o el escaneo completo para capturar y almacenar una imagen del DNI de los clientes, una práctica que puede parecer inocente pero que conlleva riesgos legales significativos. De hecho, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a hoteles por gestionar de forma incorrecta los datos personales de sus clientes.
Un ejemplo reciente lo encontramos en el expediente PS/00078/2021, en el cual un hotel fue sancionado inicialmente por vulnerar el principio de minimización de datos, uno de los pilares del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En este caso, el hotel escaneaba y almacenaba la imagen completa del DNI de los clientes, lo cual se consideró un tratamiento excesivo e innecesario de datos.
¿Por qué no es suficiente cumplir a medias con la ley?
Muchos alojamientos, por desconocimiento o por falta de implementación de políticas de protección de datos, mantienen prácticas de recopilación que van más allá de lo necesario. En este caso, el hotel enfrentaba una multa considerable, aunque finalmente la sanción fue reducida a 15.000 euros tras adoptar medidas correctivas.
A pesar de la reducción, esta sanción deja una lección clara: el incumplimiento del RGPD puede tener graves consecuencias, no solo económicas, sino también en la reputación de la empresa. Gestionar incorrectamente los datos de los clientes puede generar desconfianza y perjudicar la imagen del negocio.
Soluciones tecnológicas: OCR como respuesta
Para evitar problemas legales, es esencial adoptar soluciones tecnológicas que permitan la extracción de los datos estrictamente necesarios sin comprometer la privacidad de los clientes. En este sentido, Green Software colabora con Delta Informática, expertos en soluciones tecnológicas, quienes ofrecen un escáner de DNI que, utilizando tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), permite extraer únicamente la información esencial del documento de identidad, sin necesidad de guardar la imagen completa. Este tipo de tecnología no solo ayuda a cumplir con la normativa, sino que también ofrece un proceso más ágil y seguro.
Asegúrate de revisar tus prácticas actuales en cuanto al tratamiento de los datos personales. ¿Fotocopias los DNI de tus clientes? ¿Escaneas documentos completos sin saber si es necesario? Si es así, estás exponiendo tu negocio a riesgos que pueden evitarse mediante la adopción de tecnologías adecuadas y procesos simplificados.
¿Tienes dudas sobre cómo gestionar los datos de tus clientes?
Contáctanos, estaremos encantados de ayudarte a implementar las mejores soluciones y proteger tanto a tus clientes como a tu negocio. Puedes contactarnos en el Tfn 985.134.202 o en el mail comercial@greensoft.es
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