Los gastos de viaje suelen ser una fuente de dificultades y conflictos entre las personas de la empresa y el área de Recursos Humanos. Si bien algunas personas, generalmente vinculadas a la dirección o a puestos de gran responsabilidad en algún departamento, disponen de tarjetas bancarias de empresa, no siempre es posible que toda persona trabajadora disponga de una, lo que obliga a realizar reembolsos por los gastos de viaje que ha puesto la persona de su propio bolsillo.
Encontrar un sistema que te permita llevar un control de los gastos, así como de la documentación que permite justificarlos, es determinante para que tu departamento de RRHH no tenga que perder el tiempo en tareas administrativas que acaban dando lugar a muchos errores y discrepancias si se realizan de forma manual.
¿Qué hacer para llevar una gestión de viajes de empresa eficiente y adecuada? La clave está sin duda en la automatización y la integración de datos a través de la tecnología. A lo largo de este artículo te mostraremos el papel que está jugando el software de control de gastos de viajes en las empresas a la hora de simplificar los procesos.
¿Qué métodos podemos utilizar para simplificar la gestión de los gastos de viajes de empresas?
Generalmente, el proceso tradicional para la gestión de gastos de viaje ha estado ligado a procedimientos manuales. Por un lado, se realiza un reporte y validación de los gastos, para lo cual se utiliza documentación en papel. Por otro lado, las solicitudes se gestionan de manera personal o telefónica con los supervisores, lo que resulta un proceso algo complicado ya que no existe un sistema sencillo para validar los gastos de viaje, entregar las facturas de dichos gastos y que el departamento de RRHH pueda aplicar los reembolsos en las nóminas.
El sistema que actualmente cada vez más empresas utilizan es el de las herramientas de gastos de viaje y nómina, que al proporcionar una integración entre los dos sistemas, permite automatizar el flujo de información entre las distintas partes implicadas (supervisores, personal que viaja por negocios, responsables de RRHH…).
Esto permite que el proceso de aprobación de gastos, documentación asociada y reembolso se realice de manera más rápida, ágil, intuitiva y sencilla, en mucho menor tiempo y sin el riesgo de cometer errores que suele acompañar a los procedimientos manuales tradicionales.
Además, se facilita la comunicación para que todo el proceso de gestión de viajes se realice conforme a la política de viajes corporativos de la empresa, y se pueda gestionar cualquier incidencia en poco tiempo, como la reclamación de cualquier cobertura del seguro de viaje para empresas que muchas compañías suelen tener contratado para distintas eventualidades.
¿Qué herramientas tecnológicas existen para simplificar la gestión de gastos de viajes de empresa?
Como antes se apuntaba, un software de gestión de gastos de viaje es la tecnología clave para llevar el control de todos los procesos asociados a gastos corporativos. Por una parte, vas a poder simplificar el proceso de supervisión de las solicitudes de gasto realizadas por el personal de la empresa y aprobarlas o rechazarlas de manera rápida, ágil y digital.
Toda la documentación asociada a cada gasto se puede subir a la herramienta a través de una sencilla fotografía, por lo que no tienes que gestionar papel, y los datos se registrarían de manera automática para que el departamento de RRHH pueda gestionar con rapidez y agilidad los reembolsos, sin errores.
Al mismo tiempo que utilizas un gestor de gastos de viaje que conecta con tu sistema de nómina, existiría un flujo de datos que facilitaría el registro de las facturas de gasto de la empresa y la gestión contable asociadas a éstas. En este sentido, podrías mejorar la comunicación entre los distintos departamentos implicados a los procesos de gestión de gastos de viaje.
¿Cómo integrar los gastos en viajes de empresas con un software de gestión?
La integración de los gastos de viajes en el sistema de software de la empresa sólo es posible cuando se trabaja con soluciones que facilitan la integración de procesos y la disponibilidad de un registro único de datos.
En esta línea, lo más recomendable no es contratar un software de control de viajes que funcione de manera aislada a los otros sistemas de tu empresa, sino que cuentes con la ayuda de un partner tecnológico como Zucchetti Spain, que te proporcione soluciones integradas y compatibles entre sí para la gestión de gastos de viaje, sistema de nómina, RRHH, gestión financiera y gestión de contabilidad.
¿Cómo la automatización simplifica la gestión de los gastos de viajes de empresa?
La simplificación de los procesos de gestión de gastos de viaje permite potenciar la productividad personal en los viajes de trabajo.
Las personas no tienen que estar preocupadas por acumular tickets y facturas en papel, o escribir continuamente al departamento de RRHH para reclamar los gastos, ya que todo se gestiona mediante un proceso controlado en el que se registran las fechas de solicitud y la documentación asociada en digital.
Por otra parte, se producen menos errores y malos entendidos, una realidad bastante habitual cuando estos procesos se llevan a cabo de manera manual, mediante conversaciones presenciales, telefónicas, o por e-mail. El hecho de disponer de un registro de datos para los gastos de viajes facilitará el seguimiento de cada operación y ayudará a evitar la falta de control.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer la solución ZTravel, el software de gestión de gastos de viaje y movilidad que puede ayudar a tu negocio a funcionar de manera más ágil y sistematizada. Evita errores, facilita la comunicación y el flujo de datos y mejora la rentabilidad y productividad de cada viaje, al mismo tiempo que mejoras la satisfacción y bienestar del personal.
