Vivimos en una sociedad hiperconectada y sobre informada. En un mundo donde estamos expuestos a un bombardeo constante de noticias a través de múltiples canales, algo que no contribuye necesariamente a que estemos mejor informados, la buena relación con los medios desempeña un papel fundamental en el éxito de cualquier compañía. Las plataformas sociales se han convertido en una importante fuente de información para los periodistas por su inmediatez y mensajes concisos. Pero para noticias de fondo y temas que requieren de una mayor complejidad, los medios de comunicación necesitan otras fuentes más cercanas: portavoces con los que poder hablar, o intercambiar información escrita, de una forma más directa. En este punto es donde las agencias de comunicación como Círculo de Comunicación juegan un papel fundamental, puesto que conectan a expertos y líderes de opinión con los medios para ofrecer al público reportajes de calidad, actuales y de análisis.
Para diferenciarse de la competencia, los gabinetes o agencias de comunicación tienen claro la importancia de cómo, para quién y dónde comunicar. Ya no es suficiente hacer una buena nota de prensa o comunicado, ahora es imprescindible tener una buena estrategia de comunicación con los medios
El primer paso para tener éxito pasa por identificar los más relevantes para el interés de cada empresa y comprobar que su público coincide con el de la marca. Puede que no sean los que tengan más audiencia o difusión, pero no se deben descuidar por este motivo. Así, es esencial disponer de una lista específica de periodistas y medios en los que centrarse y organizar con ellos una presentación personalizada del equipo de la agencia o gabinete de comunicación que, en el futuro, mantendrán contacto con ellos. con ellos: Este es el segundo escalón.
Las relaciones de confianza no se consiguen en un día por lo que es imprescindible continuar forjando esa dirección bidireccional: seguir con la personalización de los mensajes, ofrecerles información que pueda ser de su interés, mantener una buena y constante relación de forma telefónica o por mail (sin agobiar, eso sí), manejar adecuadamente situaciones de crisis y, por supuesto, atender siempre a sus peticiones de la forma más rápida y adecuada que se pueda. Otra forma de mantener esa buena relación es tener en cuenta a los periodistas en proyectos de gran interés para la marca como viajes, desayunos de prensa o prueba de productos. Estas son algunas de las técnicas principales que las empresas pueden utilizar para aprovechar al máximo las relaciones con medios. También las colaboraciones y alianzas potencian los resultados y fortalecen la presencia de la marca.
Además, seguir las apariciones mediáticas del cliente para anticiparse a sus necesidades, ofrecer información “a la carta” y ser rápido en las interacciones son factores fundamentales en cualquier plan de comunicación o relación con los medios.
Otra práctica importante es llevar a cabo estrategias con influencers, capaces de aumentar la visibilidad de la marca y generar una mayor influencia en los consumidores por su engagement y la construcción de relaciones más auténticas y consolidación de las ya existentes. En ocasiones, estos influencers ejercen como portavoces de una compañía.
LA NECESIDAD DE LA FORMACIÓN DE PORTAVOCES
Para que una organización pueda comunicarse con éxito, destacando los mensajes clave de su compañía y que sea capaz de establecer buenas relaciones con los medios de comunicación y, en consecuencia, con su público objetivo (y también el potencial), es necesario contar con portavoces experimentados que se encarguen de comunicar de una forma eficaz ante cualquier situación, ya sea de crisis o más ‘amigable. Ahora bien, la pregunta es clave: ¿Cualquier directivo está capacitado o es necesaria una formación previa?
Es indudable que la capacidad de contactar con el público puede ser una característica innata de algunas personas; sin embargo, ciertas situaciones requieren una comunicación muy medida para la que se necesita una formación específica para llegar a ser un buen portavoz. Y debe ser previa a la difusión del mensaje.
Hacer entrevistas, ya sea en radio, televisión o prensa, gestionar encuentros con los medios, hablar en ruedas de prensa, improvisar en un canutazo para la radio son algunas de las tareas más comunes de los portavoces. Pero la formación debe ir más allá, ya que también son la cara visible en situaciones de crisis o provocadas, por ejemplo, por fake news o los denominados trolls en RR.SS. En estas situaciones, la preparación previa toma un papel protagonista por el efecto viral.
Es necesario contar con protocolos y materiales de comunicación, pero también es imprescindible promover una adecuada formación en otros ámbitos: forma de tratar al periodista, cómo mirar a la cámara, postura al hablar o, incluso, elegir la vestimenta. Todo comunica.
En este sentido, Círculo de Comunicación asesora a directivos y cuadros medios en su actuación ante los medios de comunicación, también en situaciones críticas, de modo que sean capaces de reforzar las habilidades necesarias para preparar y controlar el curso una comunicación eficaz y exitosa
