La facturación de una empresa es fundamental para su correcto funcionamiento y el éxito de su control financiero. Además, la facturación es un proceso esencial que permite reflejar aspectos clave para tu pyme como el precio de tus productos o servicio, la cantidad de ellos o los impuestos que les corresponden.
Llevar a cabo el proceso de facturación de manera correcta y ordenada es vital para evitar problemas que puedan derivar en sanciones, crisis de reputación o credibilidad con tus clientes y proveedores o incluso complicaciones financieras. Cometer errores en tu facturación puede resultar costoso y reflejar una imagen negativa de tu empresa. Por ello, te recomendamos apostar por herramientas y prácticas que aseguren una facturación sin fallos, transparente y adaptada a la ley.
En este artículo vamos a explorar los errores más comunes que suelen darse en el proceso de facturación y cómo minimizar errores. De esta forma podrás trabajar con una facturación eficiente y profesional y optimizar tu gestión administrativa.
Errores comunes en el proceso de facturación
Cometer errores en el proceso de facturación puede derivar en consecuencias graves, desde sanciones fiscales hasta pérdida de credibilidad o problemas de solvencia.
Es fundamental invertir tiempo y recursos en garantizar una facturación precisa y profesional. A continuación te explicamos algunos errores que debes evitar para tener una gestión financiera saludable y segura:
- No facturar inmediatamente. Es importante facturar tan pronto como se haya completado el trabajo. Es responsabilidad del proveedor emitir la factura correspondiente.
- Remitir la factura a la persona equivocada. Es poco profesional, complica el proceso y provoca retrasos. No siempre la persona que contrata es la que gestiona el pago.
- Facturar con errores. La factura debe ser precisa. Los detalles incorrectos y los errores se reflejan negativamente en la imagen de marca. Asegúrate de que los datos del emisor y receptor sean correctos: nombres, NIF, dirección, etc.
- Verifica que los conceptos y montos sean precisos.
- No desglosar los conceptos. En muchos casos es una cuestión de procedimientos internos para hacer seguimiento de los gastos internos.
- “Olvidarse” de los pagos atrasados. Puede ser un desafío, especialmente, si no existe un protocolo claro para hacerlo. Si no existen los mecanismos para identificar los atrasos, pueden pasar desapercibidos.
- No incluir condiciones de pago claras. Es un error bastante común. Si la fecha de vencimiento o las condiciones de pago no son suficientemente claras, lo más probable es que se generen problemas de cobro. Si, además, se establecen recargos por retrasos en los pagos, deberán reflejarse en la factura.
- Emitir facturas sin la identidad corporativa. Evita el reconocimiento de la empresa y puede hacer que la factura, directamente se ignore, si el volumen o la carga de trabajo es elevada.
- No hacer copias de seguridad. Al final del año fiscal se necesitarán para los registros financieros. El formato en papel es peligroso porque pueden extraviarse o deteriorarse.
- No llevar un registro adecuado. No conservar copias o matrices de las facturas emitidas y recibidas puede causar problemas en auditorías o inspecciones.
- Errores en los impuestos. Calcula correctamente los impuestos y aplicarlos según corresponda .
Cómo evitar errores en la facturación de tu pyme
En la era digital, la tecnología se ha convertido en una aliado inseparable de las pymes. Especialmente en el proceso de facturación, las herramientas tecnológicas permiten automatizar procesos y reducir infinidad de errores humanos. Por lo tanto, son un recurso seguro y certero para ayudarnos a gestionar las tareas de facturación y garantizar la eficiencia administrativa del negocio. A continuación te explicamos algunos ejemplos de cómo la tecnología puede ayudarte a evitar errores de facturación:
- Automatiza la generación de facturas, aumentando la eficiencia y reduciendo los errores.
- Permite generar facturas desde cualquier ubicación y enviarlas a tus clientes por email de inmediato.
- Ayuda a eliminar el papel. Esto no solo reporta beneficios económicos, también respecto a la protección del medio ambiente.
- Guarda los datos de tus clientes en un único repositorio centralizado y seguro. A partir del historial es posible analizar las necesidades reales y potenciales del cliente para construir relaciones más sólidas.
- Facilita la gestión de los datos de tus clientes.
- Permite automatizar y vincular diferentes procesos de tu negocio como la contabilidad, facturación, comercial, etc.
- Acelera los pagos al proponer y dar soporte a diferentes opciones de pago.
- Proporciona múltiples funciones como los detalles de pagos vencidos, facturas por cobrar, análisis por clientes, planificación, etc. es decir, impulsa el valor de los análisis financieros.
- Facilita la personalización de las facturas.
- Genera recordatorios sobre pagos atrasados y proporciona ayuda en la gestión eficaz de las cuentas por cobrar.
Conclusiones
La facturación es un proceso crucial para cualquier empresa, pero los errores pueden tener consecuencias significativas si no se detectan a tiempo. La facturación te ayudará a conocer el nivel de liquidez que tiene tu negocio y cuáles son tus productos o servicios estrella, según su volumen de ventas, también te ayudará a tomar decisiones estratégicas sobre tu empresa, evaluar tu negocio, y estudiar qué posibilidades de inversión tienes. Fiscalmente, el Estado podrá comprobar de dónde vienen tus ingresos, así tributarás correctamente y evitarás futuras sanciones de Hacienda.
