Las estadísticas de viajes de negocios pueden arrojar gran cantidad de información útil para la toma de decisiones. En una empresa en la que se realicen desplazamientos de manera habitual, ya sea para actividades, ferias sectoriales, visitas a clientes o viajes para visitar a proveedores y partners, es de gran importancia aprovechar el potencial de los datos para analizar los costes y el ROI de cada viaje.
El análisis de datos en los viajes de empresa debe hacerse, por tanto, de una forma planificada, utilizando un gestor de viajes corporativos que permita organizar y hacer un seguimiento de los protocolos y procedimientos adecuados para lograr los objetivos deseados por la empresa.
¿Qué es el análisis de datos enfocado a viajes de negocios?
Consiste en aprovechar las funciones del Big Data para viajar por negocios. A través del procesamiento y análisis de grandes cantidades de datos relacionadas con los viajes corporativos, las empresas pueden determinar cuáles son las mejores decisiones en cuanto a gastos, elegir las mejores rutas y medios de transporte para los desplazamientos o evaluar el valor que aporta un viaje a la rentabilidad de la empresa.
¿Cómo el análisis de datos en viajes de negocios ayuda en la toma de
decisiones?
Los viajes de negocios generan datos, y esos datos se pueden recoger en una herramienta de software que permita procesar la información y extraer conclusiones. Con esta herramienta se puede crear automáticamente un informe de gastos de viaje, donde queden reflejadas todas las partidas a las que se ha destinado el presupuesto para el viaje.
A partir de dichos informes, la dirección puede tomar decisiones con respecto a los viajes corporativos para que sean más rentables, o modificar su política de viajes corporativos para establecer unos criterios globales que permitan tener el control sobre los aspectos financieros, trámites y procesos de los viajes corporativos.
Hay tres elementos en los que el Big Data puede ayudar a la mejora de la toma de decisiones.
Uso del Big Data para reducir los gastos en viajes de negocios
Una de las formas en las que se puede aprovechar el análisis de datos de viajes de empresa es utilizar el análisis de grandes cantidades de datos para ahorrar en viajes de empresa, de modo que las organizaciones puedan lograr la mayor eficiencia de costes y obtener el mayor retorno de la inversión.
Calcular la rentabilidad de los viajes de negocios a partir del análisis de datos
El análisis de los datos nos permite poner en relación los costes o gastos de viaje con la rentabilidad generada por estos. Todo viaje debe tener un ROI suficiente y adecuado para justificar el viaje. De lo contrario, la empresa está cayendo en ineficiencias que requerirían, o bien un mayor esfuerzo para aumentar los ingresos durante los viajes corporativos, o bien una optimización de los gastos (o ambas).
Mejorar la experiencia del trabajador en su viaje de negocios
Las personas que viajan por motivos laborales demuestran un mayor grado de compromiso. Es de gran importancia que las empresas cuiden al personal de la organización. De este modo, se podrá incidir en su bienestar laboral y su motivación. En primer lugar, es clave aplicar los reembolsos que correspondan en las nóminas de las personas trabajadoras.
Además, hay que asegurar que los viajes proporcionen un nivel de comodidad y protección adecuados para la persona empleada, de manera que se puedan prevenir accidentes de trabajo, así como un incremento de la insatisfacción laboral y el burnout.
¿Qué herramientas se utilizan para la recopilación y análisis de datos de viajes de negocios?
La recopilación y análisis de datos de viajes empiezan desde el mismo momento en el que se planifica un viaje corporativo. Las personas que participan en dicho viaje y que incurrirán en gastos que serán cargados a la empresa deben solicitar la aprobación por parte de los supervisores. Lo mejor es que esto se realice de forma ágil y digital para evitar retrasos y complicaciones.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que la gestión de viajes corporativos implica un proceso de gestión documental exigente. Todos los gastos deben tener su correspondiente factura, y esta factura debe pasar tanto a contabilidad como al área de RRHH para la aplicación de reembolsos en la nómina cuando corresponda.
Hay que recordar que si no se justifican los gastos de viaje, las empresas no podrán aplicar las deducciones que correspondan en el pago del Impuesto de Sociedades. Lo más importante es que las organizaciones cumplan tanto a nivel legal como corporativo para evitar sobrecostes y asegurar el cumplimiento de la política de viajes de empresa.
¿Por qué un software de gestión ayuda a analizar los datos de viajes de negocio?
El software de gestión de viajes es la herramienta central que permite asegurar una adecuada planificación, supervisión y control de los trámites y procesos documentales ligados a cada viaje.
Este tipo de herramienta facilita la comunicación entre el área administrativa del negocio y las personas que van a participar en un viaje de negocios. A través de una simple aplicación, las personas pueden solicitar la aprobación de un determinado gasto, así como presentar las facturas correspondientes a cada gasto para que todo pueda gestionarse de manera digital.
De esta forma, las empresas pueden gestionar más eficazmente los gastos de viaje, no se utiliza papel, ni hay procesos manuales. La comunicación y colaboración entre las partes (RRHH, contabilidad, dirección, equipos de trabajo…) se realiza de manera ágil y rápida para que todo se realice de manera transparente.
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