Uno de los retos en muchas empresas es hacer una gestión eficaz de los gastos de viaje. Los costes de viaje, como dietas y transporte, muchas deben ser reembolsados en la nómina de la persona trabajadora, lo que supone una carga de trabajo administrativo que hace más compleja la elaboración de las nóminas.
En esta línea, es de gran importancia asegurar la integración entre software de gastos de viaje y sistema de gestión de nómina. Con la primera herramienta, podrás contabilizar dietas y gastos de viaje, y al estar integrada con el sistema de nómina, podrás hacer el cálculo de las nóminas y los reembolsos correspondientes para cada persona de la plantilla de manera automatizada y digital.
La gestión de reembolso de gastos de viaje puede ser un proceso complejo según el tamaño y el número de desplazamientos realizados por tu personal. Veamos la importancia de la integración del sistema de nóminas con el software de gestión de viajes.
Beneficios de integrar tu software de gastos de viaje y sistema de nóminas en uno
La integración entre software de gestión de gastos de viaje y el sistema de nómina ayuda a tu empresa a centralizar la información, ofrecer la máxima transparencia a tu personal, evitar los errores derivados de la gestión manual y automatizar procesos. Todo esto hace que el cálculo de las nóminas sea más rápido, preciso y eficiente. Además, ayuda a prevenir el fraude.
Permite automatizar los procesos
La automatización de procesos es una de las ventajas generadas por la posibilidad de contabilizar gastos de viaje de personal y aplicarlos directamente a las nóminas.
No tendrás que calcularlo manualmente, lo que haría que el proceso sería muy complejo, pues tendrías que sumar todos los reembolsos que correspondan del transporte, las dietas y pernoctaciones realizadas por tu personal durante los viajes y desplazamientos de trabajo.
Reduce los errores y los fraudes
El cálculo manual de los reembolsos derivados de los gastos en los que tu personal haya incurrido y que sean aplicables a la empresa puede dar a lugar a numerosos errores. Esto es habitual si se tienen que analizar cientos o miles de tickets, según el tamaño de tu empresa y los gastos corporativos de cada mes.
Esta complejidad en la gestión del reembolso de los gastos de viaje puede derivar también en fraudes, con personas de la empresa que atribuyan facturas y tickets que no corresponda a la empresa reembolsar, de acuerdo con la normativa y su política de gestión de viajes de empresa.
Mejora la precisión y la transparencia
Cuando se llevan todos los registros de forma digital, tanto las facturas y tickets proporcionados por el personal, como el mismo cálculo y envío de las nóminas de la plantilla, las personas trabajadoras pueden gozar de una mayor transparencia. En todo momento podrán además consultar las nóminas en su Portal del Empleado, accediendo a través de su cuenta de usuario.
Aumenta la eficiencia operativa
Los procesos de gestión de viajes corporativos y cálculo de nóminas pueden ser una tarea administrativa enormemente compleja. Esto hace perder tiempo a tu personal del departamento de RRHH en procesos administrativos que en sí mismos no aportan ningún valor a la empresa, pero que son necesarios para cumplir con la normativa y reembolsar a las personas trabajadoras lo que justamente les corresponde. Una manera de optimizar el tiempo y evitar tareas complejas y heterogéneas, que impliquen muchos cálculos, es aumentar la eficiencia operativa con un software de gestión de gastos de viajes integrado con el sistema de nómina.
Cumplimiento normativo
Es esencial que nuestra política de gastos de viajes se ajuste al cumplimiento normativo, y también en todo lo que respecta a los convenios colectivos en vigor para el sector. Debe hacerse teniendo en cuenta también los límites y condiciones formales que marca la legislación para que dichos gastos sean deducibles para la empresa.
¿Qué se considera gastos de viaje de un trabajador?
Las empresas pueden aplicar diferentes tipos de reembolsos, ya sea por dietas, o reembolsos por kilometraje, en el caso de aquellas personas trabajadoras que se han desplazado utilizando su propio vehículo o un vehículo alquilado. Los gastos de viaje se pueden reembolsar en su importe exacto, en los casos en los que el personal puede presentar las notas de gastos (tickets o facturas), por dietas o reembolso mixto.
Dietas
Se trata de los gastos de viaje que cubre la empresa hasta un importe fijo, con el objetivo de que la persona empleada pueda desplazarse para realizar su trabajo de manera adecuada. Las dietas pueden incluir un límite diario, por pernoctación y comidas, y pueden ajustarse al mínimo indispensable para cumplir con el convenio, o bien aportar beneficios adicionales.
Gastos de transporte y kilometraje
Son aquellos gastos en los que la persona trabajadora ha incurrido para poder desplazarse al lugar en el que va a realizar su actividad por un viaje de trabajo. Se mide por el kilometraje o n.º de kilómetros que se ha realizado con el vehículo, así como también teniendo en cuenta los costes de alquiler del vehículo por el tiempo que se haya utilizado.
También se pueden contemplar otros gastos de transporte en caso de que se hayan utilizado otros medios para el desplazamiento, como aviones o trenes, si bien en estos casos generalmente es la empresa la que realiza el pago de la factura, en lugar de imputarse a posteriori.
Cómo se contabilizan los gastos de viaje del personal
Para contabilizar los gastos de viaje, se requiere disponer de la factura y/o ticket en caso de que no la haya para poder contabilizar dicho gasto y aplicar las deducciones correspondientes en el IVA e Impuesto de Sociedades, según los límites del marco legal.
Los gastos de viaje tienen que estar necesariamente asociados a la actividad económica de la empresa. Por otra parte, debe realizarse un registro contable de todos y cada uno de los gastos, de manera que pueda procederse al cálculo de los impuestos conforme a estos.
Habrá gastos que el personal de la empresa ha realizado y la empresa deba reembolsarlos a través de las nóminas. Esto se hace utilizando un software de gestión de viajes como ZTravel, integrado con el sistema de nómina de Zucchetti Spain, con el que se podrán actualizar las nóminas de forma automatizada conforme a los reembolsos que corresponda llevar a cabo cada mes.
