La digitalización ha transformado los procesos de gestión contable, que siempre han implicado el papel de diferentes partes: administración, empresas y asesorías. El uso de soluciones de gestión digital para el control de la facturación, la tesorería, los impuestos y la gestión contable hacen imprescindible evolucionar hacia un sistema que permita la colaboración entre las distintas partes.
Si la legislación está avanzando hacia un modelo en el que se puedan comunicar las facturas a Hacienda en tiempo real a través de los sistemas ERP, también es esencial lograr la máxima colaboración entre asesorías y empresas. En esto consiste principalmente la contabilidad colaborativa.
A lo largo de este post vamos a profundizar en esta materia y mostrarte las ventajas de utilizar un programa de gestión de despachos con el que puedas facilitar al máximo la comunicación con tus clientes.
¿Qué es la contabilidad colaborativa?
Es una metodología de trabajo en la que asesorías y empresas trabajan de forma colaborativa, con soluciones digitales que permiten compartir datos en tiempo real y facilitar la comunicación interna.
Para la gestión contable de una empresa hoy día es imprescindible que se utilicen herramientas digitales que permitan contabilizar los ingresos y gastos, así como pagos y cobros, de manera rápida y sencilla, sin tener que enviar los documentos por e-mail, así como hacer el cierre del ejercicio contable de manera eficiente y minimizando el número de errores debido a la falta de integración entre los sistemas de la asesoría y los de la empresa.
¿Cómo funciona un sistema de contabilidad colaborativa?
Un sistema de contabilidad colaborativa funciona mediante el uso de un programa de contabilidad y facturación, generalmente tipo SaaS, con el que las asesorías y las empresas pueden intercambiar documentos e información en tiempo real.
Esto reduce notablemente la carga administrativa de los procesos tradicionales de la gestión contable, ya que se pueden evitar numerosas comunicaciones por correo electrónico o llamadas telefónicas para hacer clarificaciones. Además, se puede hacer un seguimiento eficaz de los registros financieros y visualizar cualquier modificación que se haya realizado. Además, utilizar un programa de contabilidad en la nube ayuda notablemente a mejorar la automatización de tareas repetitivas en las asesorías, como puede ser por ejemplo la conciliación bancaria o la la gestión fiscal de la empresa
Ventajas de la contabilidad colaborativa
La contabilidad colaborativa es una forma de mejorar la eficiencia en las asesorías a través de la transformación digital. Utilizar este tipo de metodología permite que tu empresa pueda gestionar un mayor número de clientes, facilitar la comunicación con estos, reducir los errores y mejorar la productividad.
Éstas son algunas de las ventajas más importantes de la contabilidad colaborativa.
Información centralizada y en tiempo real
Utilizar un programa de contabilidad online para llevar la gestión contable te permite centralizar toda la información de la empresa en un solo lugar. Las diferentes partes involucradas pueden acceder, visualizar cualquier documento en tiempo real y facilitar así el trabajo de las distintas partes.
Cumplimiento normativo reforzado
Una de las grandes ventajas de utilizar una solución digital de contabilidad para asesorías es que tu empresa podrá cumplir con la normativa de manera eficaz. Por una parte, podrá mantener la confidencialidad de los datos, al trabajar con soluciones que permiten asegurar un nivel reforzado de seguridad y cumplir con la RGPD. En otro aspecto, también es esencial para poder cumplir con la obligación de empresas y autónomos de realizar facturas electrónicas B2B, que entrará en vigor cuando termine de desplegarse la Ley Crea y Crece.
Flexibilidad y adaptabilidad
Disponer de una solución de contabilidad avanzada permite a las asesorías poder gestionar la fiscalidad de sus clientes de manera más flexible y eficaz, accediendo a datos en tiempo real y facilitando los procesos de la asesoría.
Automatización de tareas
Las asesorías pueden maximizar la automatización de tareas a través de una herramienta que les permita hacer la conciliación bancaria automática, llevar la gestión de los libros contables y asegurar la coherencia con los libros de facturas. Además, facilita el proceso de elaboración de las declaraciones tributarias, al poder realizar el proceso automáticamente.
Reforzar la seguridad de los registros contables
Las asesorías deben utilizar soluciones que les permitan garantizar la confidencialidad de los datos de sus clientes, con una protección adecuada frente a los problemas de ciberseguridad. Enviar los datos relativos a facturas y contabilidad a través del correo electrónico o almacenarlos en los propios ordenadores de las asesorías puede no ser la opción más segura. Lo mismo ocurre con el caso de los certificados digitales, ya que son un elemento especialmente sensible.
¿Qué desafíos enfrentan las empresas en implementar la contabilidad colaborativa?
El principal desafío de las empresas para implementar la contabilidad colaborativa es que las asesorías se digitalicen y faciliten el proceso de comunicación para evitar que se produzcan múltiples errores debido a la carencia de datos en tiempo real.
Cuanto más centralizados estén todos los elementos involucrados (facturas, tickets, extractos bancarios, libros contables y balance…), mayor será la eficiencia de procesos en las asesorías, se cometerán menos errores y se podrá trabajar de manera más segura.
Por su parte, las empresas podrán compartir la información en tiempo real con la asesoría con la que trabajen, lo que hasta ahora suele suponer un hándicap que daba lugar a una mayor disfuncionalidad debido a que asesorías y empresas no disponen de una herramienta común a la que ambas puedan acceder y disponer de datos actualizados.
¿Qué herramientas tecnológicas puede ayudar con la contabilidad colaborativa?
Lo ideal es que las asesorías puedan implementar un software de gestión de contabilidad, especialmente diseñado para despachos y asesorías profesionales, con las que puedan llevar la gestión tributaria de los clientes de manera eficiente.
Las soluciones de Zucchetti Spain para asesorías y despachos permiten mejorar la productividad, controlar todos los procesos relacionados con la facturación y contabilidad de las empresas para un funcionamiento más eficiente y seguro.
