Las empresas orientadas al desarrollo de proyectos necesitan una solución integral que les permita tener el control de los costes, materiales, mano de obra y presupuesto. Se trata de un aspecto crucial para la productividad y la planificación financiera y operativa de cada proyecto, por lo que puede tener una incidencia en la marcha de la empresa.
A continuación vamos a mostrarte en qué consiste un software de gestión de proyectos y cuáles son las características que debe reunir para poder aportar las máximas ventajas competitivas a tu negocio.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Un software de gestión de proyectos es una herramienta de gestión que cuenta con los módulos necesarios para gestionar los distintos procesos de un proyecto de manera integrada en una sola herramienta.
El enfoque de este tipo de sistema ERP no está orientado a la mera gestión de la facturación de productos o servicios, sino que pone en relación los costes y recursos involucrados en el desarrollo de un proyecto, así como las distintas fases para su consecución.
Este tipo de solución de software está, por tanto, enfocada en evitar desviaciones, tanto financieras como operativas, en la gestión de los proyectos de la empresa, de manera que se pueda minimizar los riesgos y ofrecer un buen servicio a los clientes. Generalmente, están orientadas a empresas de servicios, como instaladoras o empresas de ingeniería. También se pueden encontrar distintos tipos de software de gestión de proyectos, por ejemplo las soluciones verticales de Solmicro ERP orientadas a instaladoras, Ingenierías o el área de servicios.
¿Qué características debe tener un buen software de gestión de proyectos?
Una buena solución de gestión de proyectos debe ser un software completo, modular, personalizable y escalable, que permita la máxima integración de procesos y ayude a mejorar la planificación.
Éstas son algunas de sus principales características:
Flexibilidad
Tiene que ser un software adaptable, que permita una cómoda adaptación a las particularidades de la empresa, o llevar a cabo desarrollos personalizados. Esta flexibilidad de tener un ERP a medida permitirá que la empresa pueda beneficiarse de una herramienta que podrá seguir utilizando y explotando a lo largo de los años.
Facilidad de uso
Utilizar un programa de gestión de proyectos de fácil uso permitirá reducir la curva de aprendizaje del personal encargado de gestionar la herramienta. Esto facilitará el trabajo de las distintas partes involucradas y ayudará a que todo tu equipo pueda trabajar de manera más productiva.
Integración
Ésta es sin duda una de las claves principales de un buen software de gestión de proyectos. La integración de los distintos procesos (diseño técnico, creación de presupuestos, gestión de la documentación, gestión financiera y administrativa, control de costes y RRHH…) permitirá que puedas hacer un seguimiento de cada proyecto de manera individualizada, de manera que puedas reducir los riesgos y maximizar los beneficios.
Informes
Una solución ERP de proyectos como Solmicro ERP te permitirá elaborar informes detallados con la relación de los costes y los ingresos obtenidos por cada proyecto. Esto te permitirá perfeccionar tus procesos para hacer tu negocio más rentable y evitar desviaciones y hacer una mejor gestión del tiempo.
Seguridad
Todo proyecto lleva asociados una serie de datos, permisos legales y documentos, que tu empresa debe almacenar para mayor seguridad. Centraliza toda la información relacionada con cada proyecto individual, de manera que puedas consultarla y acceder a ella de manera sencilla.
Beneficios de contar con un software de gestión de proyectos
Utilizar una solución para la gestión de proyectos tendrá un impacto significativo en tu empresa. La mayoría de las organizaciones están utilizando herramientas obsoletas, que no les proporcionan una adecuada integración de procesos, lo que aumenta la complejidad de la gestión de cada proyecto.
Estos son los 4 principales beneficios de utilizar un programa de gestión de proyectos:
Mayor productividad
Tu equipo podrá ser más productivo al poder colaborar y trabajar en equipo de manera más eficiente a través del software. También tendrán un conocimiento en tiempo real de lo que están haciendo las otras partes, podrán compartir cualquier información o documento y hacer un seguimiento de las distintas fases del proyecto.
Menor riesgo
Tu empresa podrá contar con mayores garantías para cumplir con los plazos de entrega y reducir los riesgos financieros asociados a cada proyecto. Es de gran importancia que tu negocio pueda hacer una planificación eficaz de las distintas fases y procesos involucrados, de manera que puedas evitar desviaciones.
Ahorro de tiempo
El cumplimiento de los plazos y la gestión eficaz del tiempo son algunos de los principales retos de una empresa orientada a la gestión de proyectos. El sistema ERP te permitirá controlar los tiempos destinados a cada fase, implementar metodologías AGILE que permitan obtener elementos entregables y optimizar el tiempo trabajado por los profesionales.
Mayor visibilidad
Ten una visión panorámica de todos los proyectos de manera individual y facilita el trabajo en equipo. Esto te permitirá tener una visión más clara de la fase en la que se encuentra cada uno, de manera que puedas optimizar tu estrategia para lograr los resultados que esperas. Combinar una solución ERP y analytics te permitirá controlar los principales KPI’s de cada proyecto y maximizar tu eficiencia.
¿Por qué es importante contar con un software de gestión de proyectos?
Ahora que ya sabes qué es un software de gestión de proyectos, es importante conocer su papel en la empresa para mejorar la eficiencia y optimizar tus procesos. Estamos hablando de un tipo de software que te ayudará a digitalizar la gestión de proyectos de manera inteligente, a la que puedes acceder desde cualquier lugar, ya que esa es una de las ventajas de trabajar en la nube.
Las empresas que gestionan proyectos y están orientadas a la consecución de objetivos (el diseño técnico de una obra de ingeniería, una instalación eléctrica…), necesitan herramientas que les permitan disponer de una hoja de ruta de las distintas fases, mano de obra, documentación y recursos involucrados en cada una.
Se trata de servicios de gran envergadura en los que es vital reducir los riesgos, ya que sin una planificación inteligente pueden dilatarse demasiado los tiempos, con los sobrecostes a lo que esto puede dar lugar. Un ERP orientado a gestión de proyectos permitirá mejorar la planificación, el control de los costes y la productividad de tu equipo.
