Todas las primaveras, Hacienda se cuela en las vidas de los ciudadanos. Es todo un clásico la proliferación de noticias sobre el inicio de la campaña del IRPF con sus novedades y previsiones. Pero en el seno de las compañías, la Agencia Tributaria está presente de una u otra manera durante todo el año.
Responder adecuadamente a sus requerimientos y cumplir con las distintas obligaciones fiscales es una tarea crítica dentro de la gestión corporativa. Una buena tramitación de las relaciones con Hacienda permitirá no solo librarse de amonestaciones, sino aprovechar las distintas compensaciones que establezca la Ley.
¿Cómo justificar los gastos de viajes de empresa ante Hacienda?
En la labor de recopilación de la documentación oportuna para realizar las distintas presentaciones ante la AEAT siempre ha sido complejo compilar y justificar los gastos de empresa en viajes; en definitiva, fiscalizarlos.
En su proceso de consumo y gestión participan múltiples personas y, en buena medida, se compone de tiquetes y facturas simplificadas fáciles de traspapelar. Sin embargo, una correcta gestión de este tipo de gastos no solo impacta positivamente de forma directa en la contención del gasto general corporativo, sino que puede repercutir en deducciones fiscales que de otra manera no se contemplarían, incidiendo positivamente de forma indirecta en los resultados empresariales.
La justificación de los gastos de viaje ante Hacienda es crucial para evitar problemas fiscales y maximizar las deducciones posibles. Para ello, es fundamental llevar un registro detallado de todos los gastos incurridos durante el viaje, incluyendo facturas, recibos y otros documentos que respalden cada desembolso. Además, es importante que estos gastos estén claramente relacionados con la actividad empresarial y que se sigan los procedimientos establecidos por la empresa para la tramitación y autorización de los mismos.
¿Qué se consideran dietas y gastos de viaje según Hacienda?
Es esencial comprender qué conceptos entran dentro de la categoría de dietas y gastos de viaje de empresa según Hacienda. La normativa fiscal considera como tales aquellos gastos que se realizan durante los desplazamientos que estén debidamente justificados y se relacionen con la actividad empresarial o profesional. Esto incluye los gastos de transporte, alojamiento, manutención y otros gastos vinculados directamente al desarrollo de la actividad económica.
Principales gastos de viaje de empresa deducibles según Hacienda
- Transporte: Los gastos relacionados con el transporte son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente con la actividad empresarial. Esto incluye no solo los billetes de avión, tren, autobús o alquiler de vehículos, sino también los gastos adicionales como los de taxis, peajes, aparcamiento o combustible, necesarios para desplazarse durante el viaje.
- Alojamiento: Los costes de alojamiento durante el viaje también son deducibles si están relacionados con la actividad económica. Esto incluye los gastos de hospedaje en hoteles, apartamentos u otros tipos de alojamiento utilizados durante el desarrollo de la actividad empresarial.
- Seguros de viaje: Los seguros de viaje contratados para cubrir posibles eventualidades durante el desplazamiento, como cancelaciones, pérdida de equipaje o asistencia médica, son gastos deducibles siempre y cuando estén relacionados con la actividad económica.
- Otros gastos relacionados: Además de los mencionados anteriormente, otros gastos relacionados con el desarrollo de la actividad empresarial durante el viaje pueden ser deducibles. Estos pueden incluir, por ejemplo, los gastos de inscripción en conferencias o eventos profesionales, honorarios de guías turísticos si son necesarios para la actividad empresarial, o incluso los gastos de entretenimiento de clientes o proveedores siempre que cumplan con los requisitos establecidos por Hacienda.
Es importante tener en cuenta que, para que estos gastos de viaje sean deducibles, deben estar debidamente justificados y relacionados con la actividad empresarial. Además, es fundamental mantener una adecuada documentación y registros de todos los gastos incurridos durante el viaje para poder respaldarlos en caso de una inspección fiscal.
¿Cuál es el plazo máximo para deducir el gasto de un viaje de empresa según Hacienda?
En España, los gastos de un viaje pueden deducirse durante los cuatro años siguientes al momento en el que se produjeron. Por lo tanto, es fundamental mantener las facturas y los tickets correctamente archivados para poder respaldar la deducción de estos gastos en caso de una inspección fiscal. Una opción práctica y eficiente para gestionar esta documentación es utilizar un sistema de Recursos Humanos.
Los sistemas de RRHH pueden ser utilizados para almacenar de manera segura y organizada las facturas y los tickets relacionados con los gastos de viaje. Los empleados pueden cargar digitalmente estos documentos en el sistema, donde quedan registrados y accesibles para su consulta en cualquier momento.
Contar con una solución que automatice la gestión de gastos de viaje facilita este escenario al permitir centralizar en un mismo entorno los distintos flujos que se generan en la tramitación y ejecución de los desplazamientos.
La posibilidad de incorporar a ese proceso en tiempo real, incluso desde cualquier dispositivo móvil, evita pérdidas y garantiza su perfecta contabilización, al integrarse automáticamente con el ERP corporativo. Es decir, la empresa tiene un control absoluto de los gastos generados y las facturas relacionados con estos para incluir en sus distintas comunicaciones con la Agencia Tributaria.
Por tanto, mantenerse informado sobre la normativa fiscal vigente y contar con herramientas tecnológicas que faciliten la gestión de estos gastos son pasos clave para asegurar el éxito en la gestión empresarial.
