Registro de llegada al hotel para dispositivos móviles: una guía completa

¿Qué es el registro de llegada para dispositivos móviles?

El registro de llegada al hotel para dispositivos móviles es un proceso basado en una tecnología que permite a los huéspedes registrarse en sus habitaciones con los dispositivos móviles, sin necesidad de hacer cola en la recepción. Este innovador servicio suele incluir la aplicación o la página web móvil del hotel, donde los huéspedes pueden confirmar su llegada, elegir la habitación y, en algunos casos, incluso acceder a ella con una llave digital.

El check-in en línea ha transformado por completo las compañías aéreas. Hasta ahora, el sector de la hostelería ha tardado en seguirlas. Una de las razones ha sido la falta de una necesidad empresarial sólida, pero también la complejidad del proyecto. Pero como los huéspedes lo exigen, cada vez son más los hoteles que adoptan esta tecnología.

Cada hotel es único y existen muchos proveedores de Sistemas de gestión hotelera (PMS). Esto hace que sea muy difícil para el hotelero empezar a planificar su transformación digital.

En este blog, te ofrecemos una visión general de cómo seleccionar la mejor solución de registro de llegada para tu establecimiento.

Antes del registro de llegada para dispositivos móviles

Desde el punto de vista de los huéspedes, el proceso de registro de llegada al hotel ha sido el mismo durante mucho tiempo:

1. Llegar al hotel.
2. Esperar en la cola.
3. Pagar.
4. Cumplimentar la tarjeta de registro.
5. Obtener la llave.
6. Ir a la habitación.

Todo esto puede llevar mucho tiempo, y si el huésped ha tenido un largo viaje hasta llegar a tu establecimiento, esto no es lo que quiere. No importa si tienes la mejor sonrisa de la ciudad, lo que quieren es entrar en su habitación.

Lo ideal sería que los huéspedes introdujeran sus datos antes de llegar al hotel, para evitar esta tediosa experiencia. Después, el hotel les facilita todos los detalles necesarios, como la organización del desayuno, las normas de seguridad y el acceso a la puerta.

Pero, en nuestra nueva realidad, los huéspedes lo prefieren. Para los huéspedes, es una cuestión de comodidad, la rapidez del proceso, la seguridad y la libertad de elegir cuándo hacerlo.

El 70 % de los hoteles ya han adoptado o tienen previsto adoptar la tecnología sin contacto para el registro de llegada, para pedir comida o para solicitar los servicios de conserjería, entre otros.

Para los hoteles, se trata de ahorrar costes, pero también de aumentar la satisfacción del cliente. Hacer las gestiones para cada huésped de forma manual es un proceso que requiere mucho trabajo y, en horas punta, puede llevar muchas horas.

Por qué tu hotel debe permitir el registro de llegada para dispositivos móviles

Subirse al tren del registro de llegada para dispositivos móviles es una decisión inteligente para cualquier hotel que desee adaptarse a los cambios y ofrecer a sus huéspedes lo que realmente quieren. Se trata de facilitar y agilizar las cosas: los huéspedes pueden ahorrarse las molestias de pasar por recepción y dirigirse directamente a su habitación, mientras que tu equipo dispone de más tiempo para proporcionar esos toques personales que hacen que una estancia sea especial. Además, muestra que estás al día de las tendencias tecnológicas, lo que siempre es positivo a los ojos de los viajeros expertos en tecnología.

Pasos para configurar el proceso de registro de llegada al hotel para dispositivos móviles

Configurar un proceso eficaz de registro de llegada al hotel para dispositivos móviles puede parecer complejo y abrumador.

Sin embargo, con las herramientas, la tecnología y los procesos adecuados, establecer este aspecto fundamental de la experiencia de reserva es muy sencillo. Por aquí puedes empezar:

Como en cualquier proyecto, debes definir tus objetivos en cuanto a lo que tiene hacer por ti el registro de llegada al hotel para dispositivos móviles. ¿Qué quieres conseguir?

1. Recopilar datos de los huéspedes para agilizar el proceso de registro de llegada.
2. Necesidad de recopilar los datos necesarios de la tarjeta de crédito para el pago.
3. Posibilidad de mejorar la habitación u otros servicios.
4. Abrir puertas o distribuir códigos de llaves.

Si analizamos cada etapa por separado, podemos empezar a entender cuál es la solución más adecuada para tu hotel, ya que cada característica tiene sus excepciones y sus costes. A continuación, veremos cada componente clave por separado para facilitar la comprensión del proyecto.

Integración con el PMS

Para que el registro de llegada para dispositivos móviles funcione, los datos de los huéspedes deben estar en el Sistema de gestión hotelera (PMS) de forma correcta y oportuna. Esto significa que la solución debe ser capaz de obtener datos del Sistema de gestión hotelera (PMS) y, preferiblemente, enviarlos de vuelta.

Muchos proveedores de Sistemas de gestión hotelera (PMS) admiten conexiones con sistemas de terceros. Lo más habitual es hacerlo a través de la Interfaz de programación de aplicaciones (API). Cuanto mejor y más abierta sea la Interfaz de programación de aplicaciones (API), más soluciones podrás elegir.

Lamentablemente, muchos proveedores de Sistemas de gestión hotelera (PMS) (sobre todo los locales) carecen de interfaces adecuadas. Esto significa que, aunque quieras seguir aplicando el registro de llegada para dispositivos móviles, no podrás hacerlo. Tener un Sistema de gestión hotelera (PMS) cerrado puede impedirte modernizar el hotel.

Preguntas que hay que hacerse al implantar un Sistema de gestión hotelera (PMS)

• ¿Dispone mi Sistema de gestión hotelera (PMS) de una API abierta?
• ¿Los proveedores de registro de llegada pueden enviar datos a mi Sistema de gestión hotelera (PMS)?
• ¿Hay que pagar por utilizar la API?
• ¿Pueden integrarse todos los proveedores?

Consejo profesional: Si el papel que desempeñas en tu hotel te obliga a estar en línea todo el tiempo, haciendo malabarismos con las tareas, entonces un Sistema de gestión hotelera (PMS) como Little Hotelier será una gran opción para ti. Su aplicación móvil está diseñada específicamente para ayudar a los hoteleros que tienen demasiado trabajo, permitiéndoles estar al día de las últimas noticias tanto si están en la recepción, en la oficina, en el banco o reunidos con inversores.

Formulario de llegada

Los hoteles tienen diferentes necesidades a la hora de recopilar datos de los huéspedes. Por ejemplo:

• Comprobación de que la reserva es correcta.
• Con fines de análisis.
• El Gobierno lo exige.
• Fines comerciales.
• Venta de servicios adicionales.

Como hotelero, probablemente querrás convertir el formulario en papel actual en uno digital. Esto significa que el editor de formularios de llegada tiene que poder personalizarse mucho para que puedas crear cualquier campo en el formulario.

De lo contrario, no podrás sustituir por completo los procesos actuales sin hacer concesiones o ir en contra de la legislación gubernamental.

Busca proveedores con opciones de personalización que no limiten tus posibilidades.

Cuestiones clave a tener en cuenta a la hora de añadir un formulario de llegada al registro de llegada al hotel para dispositivos móviles:

• ¿Puedo personalizar todos los campos?
• ¿El diseño se adaptará a mi marca?
• ¿Puedo incluir una suscripción a notificaciones de marketing?
• ¿Los huéspedes pueden firmar digitalmente la llegada?
• ¿Los huéspedes pueden presentar copias escaneadas de sus pasaportes o documentos de identidad?
• ¿Pueden facturar también los acompañantes?

Consejo profesional: El motor de reservas de [SiteMinder] se ha diseñado teniendo en cuenta estas preguntas, y la respuesta a todas ellas es «sí». Un motor de reservas sólido es clave para una experiencia de reserva sencilla, así que asegúrate de estudiar tus opciones con [SiteMinder] aquí.

Pago

Las reservas de los huéspedes pueden pagarse por adelantado, pero en muchos casos se pagan parcialmente o el huésped debe pagar la totalidad en el establecimiento.

Incluso si el pago se realiza en su totalidad, es posible que quieras obtener los datos de la tarjeta de crédito del huésped en caso de que solicite servicios o rompa algo por accidente. Esto implica que, en muchos casos, es imprescindible obtener los datos de la tarjeta de crédito del huésped.

Pero el término «pago con tarjeta» puede tener diferentes significados:

• Pedir los datos de la tarjeta mediante un formulario.
• Comprobar que la tarjeta de crédito es válida.
• Reservar fondos por adelantado.
• Efectuar el pago.

Decide qué quieres conseguir antes de dirigirte a los distintos proveedores, porque cuando aceptas un pago, también pagas una comisión a las pasarelas de pago y, en muchos casos, al proveedor de registro de llegada.

Preguntas que debes tener en cuenta:

• ¿El registro de llegada para dispositivos móviles estará disponible solo para clientes que han pagado?
• ¿Tienen que hacer los pagos los huéspedes?
• ¿Qué es la comisión de la pasarela de pago?
• ¿Se lleva comisión el proveedor de registro de llegada?

Consejos profesionales: sabemos que lo último con lo que quieres lidiar como hotelero es con problemas de pago. [SiteMinder Pay], nuestro módulo de pago, con un nombre muy apropiado, te facilita al máximo el cobro de lo que necesites, cuando lo necesites y a quien lo necesites, todo automáticamente.

Acceso a la puerta

El mayor reto con los proveedores de registro de llegada para dispositivos móviles es cómo abren la puerta los huéspedes. Hoteles de todo el mundo utilizan sistemas de puertas que muy pocos sistemas pueden integrar. O peor aún, utilizan llaves físicas. Esto significa que las soluciones digitales tienen dificultades para hacer que el proceso se realice completamente sin contacto.

Lo ideal sería modernizar también las cerraduras, pero hay formas de digitalizarse sin costosas actualizaciones.

Muchos establecimientos empiezan a modernizar su sistema de acceso en una sola planta o una categoría de habitación. Esto significa que todos los huéspedes que utilizan el registro de llegada en línea acaban siempre allí. Y después, poco a poco, van modernizando todo el establecimiento.

Además, pueden combinarse muchas opciones para, por ejemplo, tener una tarjeta de acceso con código PIN.

Estos son algunos ejemplos de acceso que puedes tener en cuenta con el registro de llegada para dispositivos móviles de tu hotel.

Tarjetas de acceso

Es la solución más utilizada en los hoteles. El problema de estas soluciones es que solo ofrecen opciones de conectividad limitadas con sistemas externos y son caras.

ASSA Vingcard, que es muy popular, proporciona su propia aplicación para el acceso a la puerta. Si optas por esta opción, tendrás que entregar las llaves físicamente en la recepción o disponer de un quiosco que dispense las tarjetas.

Módulo Bluetooth

Otra solución es modernizar las cerraduras con un módulo habilitado para Bluetooth, de modo que puedas hacer funcionar el sistema basado en tarjetas de acceso en paralelo.

Esto significa que puedes ofrecer la comodidad de la apertura de puertas sin contacto sin necesidad de realizar costosas actualizaciones, como cambiar cerraduras o incluso puertas, y seguir manteniendo la configuración actual de tu tarjeta de acceso.

Las puertas pueden abrirse con una aplicación en el teléfono del huésped o a través de una aplicación web centralizada capaz de abrir puertas.

Bloqueo del PIN

Esta opción se ha utilizado mucho en hostales y alojamientos de alquiler. La opción del PIN permite a los huéspedes entrar en la habitación aunque su teléfono no funcione o hayan perdido la tarjeta de acceso.

Estos códigos PIN se gestionan a través de wifi y funcionan del mismo modo que una tarjeta de acceso. Se asigna un PIN a una puerta con un límite. Esto significa que los huéspedes anteriores no pueden entrar en la habitación después de su fecha de salida. Además, puedes asignar un código maestro para el personal del hotel.

Llaves físicas

Muchos establecimientos pequeños siguen utilizando llaves físicas y no hay ninguna ventaja empresarial real en cambiarlas. Podrías utilizar cajas de almacenamiento con código de acceso para guardar las llaves; no es la solución ideal, pero es un buen paso intermedio.

Si tu establecimiento es pequeño, puedes preparar las llaves en un sobre o caja fuerte con código PIN y dar las instrucciones por correo electrónico.

Soluciones de registro de llegada al hotel para dispositivos móviles

Aquí veremos los distintos tipos de soluciones que hay. Como es lógico, cada proveedor tiene sus propios matices. Hay muchas soluciones diferentes, y cada una tiene sus ventajas y desventajas.

Soluciones basadas en la web

Son soluciones que no requieren que el usuario instale nada. Un clic desde el correo electrónico y todo listo.

La ventaja de las soluciones basadas en la web es que pueden ponerse en marcha muy fácilmente, y el coste inicial en términos de tiempo y dinero es bastante menor.

Muchos proveedores de sistemas de gestión hotelera (PMS) ya disponen de cierto grado de funcionalidad en este ámbito, pero puedes recurrir a terceros especializados en ello.

La implantación de soluciones de registro de llegada al hotel para dispositivos móviles tiene numerosas ventajas. En primer lugar, son fáciles de implantar, ya que no requieren una formación exhaustiva ni grandes cambios en los sistemas existentes. Esto las convierte en una opción rentable para los hoteles que desean modernizar la experiencia de sus huéspedes sin arruinarse.

La facilidad de uso de estas soluciones es otro punto a favor importante: los huéspedes las encuentran muy fáciles de usar, lo que contribuye a una experiencia de llegada fluida y sin complicaciones. Además, estos sistemas están diseñados para ser universalmente compatibles, lo que elimina las preocupaciones sobre incompatibilidades de dispositivos o software.

Sin embargo, hay que tener en cuenta algunas consideraciones. Una desventaja notable es que, si no se actualizan, estos sistemas pueden tener problemas para facilitar la entrada sin llave a las habitaciones, que es una expectativa cada vez mayor entre los huéspedes. Además, la necesidad de que los huéspedes envíen correos electrónicos para facilitar el registro de llegada para dispositivos móviles puede ser una limitación, especialmente en los casos en los que los huéspedes prefieren no compartir sus direcciones de correo electrónico.

Para completar la experiencia de registro de llegada para dispositivos móviles, estas soluciones pueden combinarse con un quiosco que ofrezca una solución basada en la web, lo que proporciona un método de registro de llegada alternativo a los huéspedes y mejora la eficacia general del proceso.

Quiosco de registro de llegada

Muchos hoteles optan por los quioscos por su atractivo físico, y porque la gente está acostumbrada a utilizarlos en los aeropuertos. Los colocas en recepción, le indicas a los huéspedes que los usen y, en general, funcionan bien.

Los quioscos de registro de llegada de los hoteles tienen sus propias ventajas y desventajas. En el lado positivo, son muy beneficiosos para dispensar tarjetas de acceso, ofreciendo una forma tradicional pero eficaz de garantizar a los huéspedes el acceso físico a sus habitaciones.

También son más accesibles para los huéspedes que no disponen de una dirección de correo electrónico o que prefieren no utilizar soluciones de registro de llegada digitales. Además, la presencia de un quiosco garantiza que el hotel pueda verificar la presencia física del huésped en el establecimiento, lo que añade un nivel de seguridad y un toque personal al proceso de registro de llegada.

Sin embargo, hay que tener en cuenta algunos inconvenientes. Desde la perspectiva del huésped, a menos que haya varios quioscos disponibles, el factor de comodidad puede no ser mucho mayor que el de los procesos de registro de llegada tradicionales, especialmente si se forman colas en horas punta. El coste de implantación de la tecnología de quioscos puede ser bastante elevado, teniendo en cuenta la inversión inicial en hardware y software.

Además, los costes de mantenimiento pueden ser más elevados que en el caso de soluciones digitales más sencillas, ya que requieren un mantenimiento regular para garantizar un funcionamiento correcto. Se deben sopesar detenidamente estos factores frente a las posibles ventajas para determinar la viabilidad de los quioscos para cualquier hotel.

Con los quioscos de registro de llegada, se benefician los hoteleros, pero no los huéspedes. Aún tienen que esperar en recepción, y los quioscos son otro punto de contacto que los huéspedes querrán evitar.

Soluciones basadas en aplicaciones móviles

El mercado está lleno de proveedores que permiten a los huéspedes hacer el registro de llegada, solicitar servicios adicionales o dar su opinión en las aplicaciones. Las aplicaciones de registro de llegada al hotel para dispositivos móviles tienen la ventaja añadida de funcionar sin conexión y ofrecer una experiencia muy visual.

Según una encuesta de J.D. Power, un número considerable de huéspedes (38 %) ni siquiera utiliza las aplicaciones durante su estancia en el hotel.

Pero hay una cuestión clave: los huéspedes tienen que descargarse la aplicación.

Las soluciones móviles basadas en aplicaciones para el registro de llegada al hotel ofrecen una experiencia dinámica e interactiva a los huéspedes, lo que mejora su interacción con el hotel desde el primer momento. Estas aplicaciones suelen tener capacidades fuera de línea, lo que garantiza su funcionamiento incluso en zonas con mala conexión a Internet.

Una ventaja añadida es la posibilidad de que estas aplicaciones permitan la entrada sin llave y los huéspedes puedan utilizar los teléfonos para desbloquear las puertas de las habitaciones, lo que añade una capa de comodidad y modernidad a su estancia.

Sin embargo, las soluciones basadas en aplicaciones plantean algunos retos. Una traba importante es la gran barrera para la instalación: los huéspedes tienen que descargar la aplicación, lo que puede disuadir a los reacios a instalar un nuevo software en sus dispositivos. Además, pueden surgir problemas de compatibilidad con el teléfono, ya que no todos los huéspedes disponen de teléfonos inteligentes capaces de ejecutar la aplicación con eficacia.

El proceso de configuración de estos sistemas también es más complicado en comparación con otras soluciones digitales, tanto para el hotel en términos de implementación como para el huésped en términos de uso. Estos factores deben tenerse muy en cuenta a la hora de decidir si una solución de registro de llegada basada en aplicaciones es la opción adecuada para un hotel.

Y eso supone una barrera importante, pero no significa que sea una mala idea. Si tu cadena hotelera es grande y tienes muchos clientes leales, puede que tenga sentido que cuentes con una aplicación de registro de llegada al hotel para dispositivos móviles.

Hay muchos tipos de soluciones diferentes con distintos precios. Y, a veces, el factor limitante puede ser otro, como que tu sistema de gestión hotelera (PMS) carezca de opciones de conectividad o que las cerraduras de las puertas estén anticuadas.