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La tecnología en el sector hotelero sigue avanzando a un ritmo vertiginoso y el software de gestión hotelera (PMS) sigue siendo esencial para los hoteleros que desean mejorar la gestión de su negocio.
La clave para aprovechar las ventajas de un software de gestión hotelera eficaz es seleccionar el adecuado para tu establecimiento. Es fundamental que sepas exactamente qué es la tecnología de gestión hotelera y por qué es importante que la implementes en tu hotel.
Todos los hoteles necesitan algún tipo de sistema de gestión hotelera (PMS), sin embargo, no todos los PMS son iguales y puede ser complejo saber cuál es el más adecuado para tu propiedad. Vamos a explicarte todo lo que necesitas saber sobre los PMS para hoteles para que puedas tomar una decisión informada para el tuyo.
¿Qué es un sistema de gestión hotelera?
Un software de gestión hotelera es una tecnología que permite a los operadores y propietarios de hoteles agilizar sus tareas administrativas y, al mismo tiempo, aumentar sus reservas tanto a corto como a largo plazo.
Tu sistema de gestión hotelera no sólo es importante para las operaciones que haces en el día a día, sino que es una parte vital para mejorar la experiencia general de tus huéspedes. Desde que tus huéspedes empiezan el proceso de reserva online hasta que finalizan su estancia y dejan reseñas una vez que regresan a casa, tu sistema de gestión hotelera está ahí para mejorar su experiencia.
Encontrar un sistema de gestión hotelera que ofrezca las funciones que necesitas es necesario para gestionar eficazmente tu hotel en el clima económico mundial.
Las soluciones de PMS basadas en la nube son la mejor forma de automatizar y acelerar todos los procesos importantes de tu hotel, incluidos:
- Recepción y confirmación de reservas
- Gestión de reservas
- Generación de facturas e informes
- Check-in/check-out
- Traslado de habitaciones
- Comprobación/edición de la disponibilidad
- Comunicación con los huéspedes
La tecnología basada en la nube puede gestionar todas estas tareas con facilidad gracias a su capacidad para integrarse completamente con los gestores de canales, los motores de reservas y los sistemas de gestión de ingresos. A pesar de ello, existen algunas dudas sobre la validez y la rentabilidad de las herramientas de PMS basadas en la nube, como por ejemplo:
¿Es importante un software PMS para hoteles?
El software PMS para hoteles es increíblemente importante para cualquier empresa que busque optimizar sus tareas diarias. Desde la recopilación de datos en un solo lugar hasta la automatización de procesos, son fundamentales para garantizar que las actividades que consumen mucho tiempo se realicen rápidamente, lo que aumenta la eficiencia general. Esto significa que puedes centrarte en las operaciones hoteleras más importantes.
Estas son algunas de las ventajas de un sistema de gestión hotelera.
Reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas
Un sistema de gestión hotelera adecuado debería hacer gran parte del trabajo por ti, de forma que minimice el tiempo dedicado a tareas administrativas y te permita centrar tus esfuerzos y energía en lo más importante. El software también debería proporcionarte datos valiosos sobre la retención, satisfacción y productividad de los empleados.
En el vertiginoso entorno actual de los viajes, es fundamental automatizar tantas tareas como sea posible. Un sistema de gestión de propiedades puede ayudarte enormemente en este sentido.
Aumenta tu presencia en línea
Un software de gestión integrado con un creador de páginas web te permite aceptar reservas directas online y desarrollar una web fácil de usar. Naturalmente, esto puede aumentar tu relevancia en los resultados de los motores de búsqueda y mejorar tu presencia en línea, lo que permite que otros viajeros descubran tu propiedad durante su proceso para reservar por Internet.
Establece relaciones con los huéspedes
Desarrolla una mejor relación con tu público objetivo. Los huéspedes fieles que ya se han alojado varias veces en tu establecimiento agradecerán la mejora de su experiencia.
El software de gestión hotelera no sólo beneficia a los clientes habituales, sino que la tecnología te permitirá llegar a nuevos mercados que no habrían descubierto tu marca de otra forma.
Gestiona tu distribución
Con un sistema de gestión hotelera que se integre con un gestor de canales, podrás anunciarte en muchos canales manteniendo la paridad de tarifas. Desde las grandes OTA y los GDS, hasta las agencias de viajes independientes, podrás proporcionar información de reservas en tiempo real a tus agentes, lo que te ayudará a impulsar las reservas.
Gestiona tus ingresos
Gracias a las innovadoras herramientas de fijación de precios que te permiten crear una estrategia flexible de precios por habitación, podrás maximizar los ingresos por habitación en cualquier momento.
Poner el precio adecuado a tus habitaciones es la clave para tener éxito en este sector tan competitivo, y disponer de estas herramientas puede ayudar significativamente a la estrategia de gestión de ingresos de tu hotel.
Aumenta las reservas
Al fin y al cabo, el objetivo de todas las funciones de tu solución de gestión hotelera es aumentar las reservas que recibe tu establecimiento.
Tanto si quieres aumentar tus reservas fuera de temporada como ampliar tu oferta a nuevos segmentos de mercado, el software de gestión hotelera adecuado puede mejorar el éxito de tu hotel.
Características de un sistema de gestión hotelera
Los sistemas de gestión son importantes tanto para los operadores hoteleros que gestionan grandes cadenas como para los hoteleros independientes. Un PMS puede ayudarte en diversas áreas, entre ellas:
Reservas
Tu sistema de gestión hotelera debe ayudarte a gestionar tus reservas de forma eficiente y eficaz automatizando el proceso.
Te permite centrarte más en interactuar con tus huéspedes. Un PMS también reduce significativamente el riesgo de overbooking en tus habitaciones, lo que mejora directamente la experiencia de los huéspedes en tu establecimiento.
Y dado que hoy en día es más probable que los viajeros reserven por Internet que por teléfono o a través de una agencia de viajes, debes tener en cuenta tanto las reservas directas como las de terceros. Esto te permitirá maximizar los ingresos generados por reserva. Es importante que consideres un software que se integre con un motor de reservas online.
Operaciones de recepción
Esta funcionalidad permitirá al responsable de recepción ver y actualizar las reservas de habitaciones, registrar la entrada y salida de los huéspedes y procesar los pagos. Los huéspedes no quieren problemas en su experiencia de entrada. La comodidad es clave, por lo que contar con un sistema que mejore los procesos garantizará la satisfacción de tus huéspedes y permitirá que tu personal disponga de más tiempo para atenderlos.
Gestor de canales
Gestionar un hotel con un software que ofrezca una gestión de canales te permitirá crear y aplicar una estrategia de distribución diversa que impulse las reservas todo el tiempo. La creación de asociaciones con diferentes tipos de agentes del sector, desde OTA a GDS, es necesaria para sobrevivir en un clima competitivo.
Gestión de ingresos
Un sistema de gestión de ingresos (RMS) ayuda al equipo directivo de un hotel a entender cómo ajustar y mejorar los procesos para obtener mejores resultados y optimizar las finanzas. Indicadores clave de gestión como la ocupación, el RevPAR (ingresos por habitación disponible) y el GOPAR (beneficio bruto de explotación por habitación disponible) son medidas que se tienen en cuenta para ayudar a mejorar las estrategias de precios con el fin de vender más habitaciones a la tarifa más óptima.
Integración de datos de clientes y CRM
Recopilar y organizar los datos de los clientes es fundamental para cualquier hotelero. Un sistema CRM debe integrarse con el sistema de recepción y reservas para cotejar todos los datos de los huéspedes procedentes de cada fuente. Esto proporcionará a tu equipo de gestión una potente base de datos que te ayudará a mantenerte en contacto con los huéspedes durante y después de su salida. Así podrás impulsar los esfuerzos de marketing, te permitirá compartir promociones y fomentará las opiniones de los huéspedes. Los clientes que repiten pueden ser recompensados a través de programas de fidelización, que son particularmente importantes para las grandes cadenas hoteleras y complejos turísticos.
Servicio de limpieza
Un módulo de limpieza en tu sistema PMS puede conectar al personal de limpieza con el equipo de recepción. La funcionalidad clave del módulo de limpieza son las tareas de mantenimiento de la propiedad, como la gestión del estado de las habitaciones, la asignación de limpiadores y la asignación de tareas a los empleados de limpieza. Si utilizas un software PMS basado en la nube, el personal de limpieza puede actualizar el estado de las tareas a través de un dispositivo digital.
Servicios de punto de venta
Es probable que en tu hotel haya varios puntos de venta. Ya sea en la recepción, en el restaurante del hotel o en el spa, un módulo de punto de venta en tu sistema PMS es indispensable cuando se trata de gestionar transacciones. Su propósito es automatizar y mantener los datos financieros seguros en un solo lugar. Esto mejorará la experiencia de los huéspedes a la hora de cargar productos y servicios a su habitación para una experiencia fluida en todo momento.
Facturación y opciones de pago
Cuando el sistema PMS de tu hotel se integra con tu sistema de pago, te puedes beneficiar de pagos más rápidos, una reducción de errores y más opciones para procesos de pago automáticos. Esto no sólo es beneficioso para tus huéspedes, sino que puede ser eficiente para el personal de tu hotel. Estos sistemas de pago están diseñados para procesar pagos con tarjeta de débito y crédito en recepción, pagos realizados online, y pueden crear automáticamente facturas para los huéspedes.
Informes
Tomar decisiones basadas en datos es clave para comprender y mejorar el rendimiento de tu negocio. La elaboración de informes y el análisis te permiten revisar los procesos actuales, determinar lo que funciona bien y lo que debe mejorarse. Un informe eficaz a través de tu PMS puede permitir una mejor planificación estratégica y, dependiendo del software PMS, puede ser capaz de generar informes de auditoría, informes de mantenimiento, etc.
Integración del sistema de gestión hotelera
La integración de un PMS para hotel se refiere a la conexión y el funcionamiento sin fisuras del sistema PMS con otros softwares. Puede tratarse del gestor de canales de tu hotel, motores de reservas online o el procesamiento de pagos. El sistema PMS de tu hotel es el corazón de las operaciones de tu propiedad, y esto puede amplificarse cuando se integra con éxito con otros sistemas para crear un centro basado en la nube que ayude a dirigir tu negocio. La capacidad de tu software PMS para hoteles de conectarse e integrarse con otros sistemas elimina la necesidad de perder tiempo en tareas administrativas.
Aspectos a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de propiedades para tu hotel
Elegir un programa que ofrezca un editor web o un creador de páginas web te permitirá construir un sitio limpio, atractivo y fácil de usar que anime a los huéspedes a reservar su estancia en tu establecimiento. Algunas de las principales características que debes buscar son:
- Que esté basado en la nube.
- Que se integre con otros programas.
- Que sea multifuncional.
- Que tenga funcionalidad de interacción de autoservicio.
- Que tenga procesos sencillos de reserva y upselling.
- Que admita modelos de precios clásicos y dinámicos.
- Que ayude a detectar clientes recurrentes.
- Que simplifique las tareas diarias.
Desafíos de un sistema de gestión hotelera
Algunos hoteleros pueden tener dudas a la hora de implantar un sistema de gestión hotelera. Hay algunas razones por las que pueden pensar que un sistema PMS supone un reto. Por ejemplo:
- La tecnología basada en la nube es difícil de usar y confusa.
- Los datos sensibles no son seguros y son vulnerables a los hackers.
- El software actual es igual de bueno.
- Un PMS sólo es interesante para grandes hoteles.
- La tecnología es demasiado cara.
Muchas de estas preocupaciones son infundadas y hay muchos datos que demuestran cómo, en general, un PMS basado en la nube puede proporcionarte más control sobre tu negocio hotelero, en algunas de las siguientes áreas:
- Un mayor grado de personalización.
- Capacidad de elaboración de informes y análisis de datos.
- Integración con otros sistemas de terceros como OTA y sistemas de reservas.
- Facilidad de acceso desde cualquier lugar y dispositivo.
- Lista de sistemas de gestión inmobiliaria.
Existen cientos de sistemas de gestión inmobiliaria en el mercado. El aspecto más importante a la hora de elegir uno es asegurarse de que sea fácil de usar, que tenga todas las funciones que necesitas y que sea capaz de integrarse con el resto de tus sistemas importantes, como tu gestor de canales.
Algunos ejemplos populares que puedes encontrar son:
- Little Hotelier
- Mews
- Sirvoy
- CloudBeds
- Frontdesk Anywhere
- eZee Frontdesk
- Hotelogix
- Maestro
- OPERA
- Avvio
Y la lista continúa. Encontrar un PMS si aún no tienes uno requerirá algo de investigación y evaluación.
Software de gestión hotelera: preguntas que debes hacer a los proveedores
Seleccionar el software hotelero adecuado es fundamental, especialmente en un mundo en el que los consumidores dependen más de sus dispositivos cada día que pasa. Una inversión en el software adecuado puede marcar la diferencia en tu camino al éxito como operador hotelero, pero requerirá cierta investigación.
Estas son las siete preguntas principales que debes hacer a tu proveedor de sistemas hoteleros:
1. ¿Cómo mantiene el producto su relevancia en el sector hotelero?
Aunque el núcleo de un sistema tecnológico puede seguir siendo el mismo a lo largo del tiempo, el producto tendrá que adaptarse a las tendencias y preferencias cambiantes de los viajeros dentro del sector hotelero. Debes plantearte esta pregunta para comprender cómo la tecnología puede ayudar y apoyar el crecimiento de tu hotel junto con el sector
2. ¿Con qué frecuencia se actualiza o mejora la plataforma?
Siempre se puede mejorar el software y la tecnología, y los mejores proveedores de software para hoteles se asegurarán de que sus clientes dispongan de actualizaciones y mejoras periódicas. Es importante saber con qué frecuencia estarán disponibles estas actualizaciones, cómo podrás implementarlas con éxito y cómo podrían afectar a tus canales de distribución o a tus informes.
3. ¿Qué nivel de atención al cliente recibirás de la empresa?
Desgraciadamente, demasiados proveedores de tecnología hotelera se centran en tácticas de venta agresivas sin ofrecer mucho apoyo una vez finalizada la compra. Conviene verificar con el proveedor que habrá un contacto directo para dar soporte al software, proporcionar formación cuando se la solicites y trabajar con el personal una vez instalada la tecnología.
4. ¿Es segura la plataforma del hotel?
La seguridad debe ser una de las principales prioridades del proveedor de tecnología hotelera elegido. Pregunta por los detalles relativos a sus funciones de seguridad, ya que es imprescindible que tanto los datos de tu hotel como los de tus huéspedes estén seguros.
5. ¿Con qué facilidad se puede personalizar el sistema?
Los proveedores de tecnología hotelera deben ofrecer un sistema versátil que incluya no sólo las funciones genéricas necesarias para cualquier hotel, sino también funciones adaptables que permitan a una empresa personalizar la plataforma para una marca concreta. En última instancia, tu inversión en tecnología tiene que dar como resultado un sistema que funcione específicamente para tu hotel.
6. ¿Qué funciones de información están disponibles?
Algunas de las funciones más importantes de un software de gestión hotelera son los informes. Comprueba que puedes elaborar informes detallados con datos en tiempo real, ya que es la única forma de conocer el mercado, tus resultados y los de la competencia para garantizar el crecimiento de tu marca.
7. ¿Cómo puedo acceder al sistema tecnológico del hotel una vez implantado?
Asegúrate de invertir en un sistema que te permita gestionar tu hotel desde cualquier lugar. Necesitas tecnología hotelera optimizada para todos los dispositivos, incluidos smartphones y tablets.
El futuro de los PMS en la industria hotelera
Un sistema de gestión hotelera es una herramienta de negocio esencial para cualquier hotel o propiedad. La tecnología impulsa todo lo que hacemos en nuestra vida cotidiana, por lo que disponer de un software de primera clase puede mejorar enormemente tu modelo de negocio. Los hoteleros dependen de esta tecnología para llevar a cabo sin problemas las operaciones de atención al público, incluida la gestión de la recepción y las operaciones administrativas, como la elaboración de informes.
Al actualizar tu sistema PMS, estarás al día de las últimas tendencias tecnológicas y esto permitirá a tu empresa satisfacer las demandas de los viajeros de hoy en día. Las expectativas tanto de los huéspedes como del personal evolucionan continuamente, por lo que el software de tu hotel debe estar a la altura. Las opciones de pago flexibles, la entrada sin llave y los registros de autoservicio son sólo algunas de las formas en las que está evolucionando el sector hotelero.
