Información sobre el cliente y sus retos
El hotel Sercotel Pintor el Greco se encuentra en la encantadora ciudad española de Toledo, ubicada a unos 65 kilómetros al sur de Madrid. Toledo es un destino popular entre los turistas, especialmente por su fascinante casco antiguo. El hotel de 57 habitaciones y cuatro estrellas ofrece el más alto nivel de confort durante la estancia de sus huéspedes, siendo también un lugar popular para celebrar reuniones y eventos. Dos salas para eventos tienen capacidad para 60 personas.
El mayor desafío al que se enfrentaba el equipo de Sercotel Hotel Pintor el Greco era la optimización de la comunicación interna entre departamentos. El objetivo era, por lo tanto, crear una plataforma central para integrar a todos los empleados. La información importante relacionada con el trabajo diario y el conocimiento interno del hotel debía estar disponible en una sola plataforma. De esta forma, los empleados pueden informarse de forma rápida y sencilla y, sobre todo, los nuevos empleados pueden familiarizarse con mucha más facilidad con los diferentes procesos. Principalmente, deberían organizarse mejor las tareas: se debía poder transmitir las tareas directamente al empleado responsable para que este pudiera procesarlas con más rapidez.
hotelkit es el sistema perfecto para agilizar la comunicación entre todos los departamentos del hotel. Su uso es realmente simple e intuitivo y nos facilita el trabajo diario, coordina el trabajo diario de todos los departamentos como por ejemplo: órdenes de servicio, averías o información de última hora.
Fase de implementación y prueba
A principios de 2018, el equipo del Sercotel Hotel Pintor El Greco pudo comprobar por primera vez los beneficios que hotelkit aportaba a su trabajo diario. Posteriormente, todos los empleados recibieron en solo tres semanas la formación necesaria para poder empezar a utilizar con éxito hotelkit. Durante estas sesiones de formación, el equipo recibió explicaciones precisas sobre todas las características del software, así como sobre las diversas herramientas y otras posibles aplicaciones.
A mediados de febrero de 2018, al iniciar la prueba gratuita de 30 días, todos los 27 empleados ya estaban familiarizados con el sistema, por lo que la fase de prueba transcurrió sin ningún pro-
blema. El equipo evaluó la innovación de manera muy positiva con unanimidad, ya que después de unos días quedó claro que las rutinas diarias se pueden simplificar y hacer más eficientes.
Resultados
El éxito de implementar hotelkit fue reconocido rápidamente: después de unos meses utilizando hotelkit se observó un uso muy intensivo, ya que en total más de 8000 actividades ayudaban a facilitar el trabajo diario. Lo cual significa un promedio de 1100 actividades al mes o 38 al día.
Se produjeron un total de 1279 Notas, lo que equivaldría a 180 Notas al mes. De esta forma, los empleados pueden pasar fácilmente y de manera eficiente toda la información importante al siguiente turno sin que se escape ninguna información.
Los procesos de trabajo digitalizados hacen que la colaboración sea más fácil y eficiente para todo el equipo. Con hotelkit ahorramos mucho tiempo, que podemos usar de manera diferente.
Gracias al uso de las herramientas Tareas y Listas de comprobación, el equipo obtiene una estructura clara a la hora de realizar sus actividades. Esto no solo contribuye a una forma de trabajo rápida y eficiente, sino que también garantiza que se den todos los pasos necesarios. Se crearon un total de 265 listas de comprobación, que incluyen, por ejemplo, una lista para controlar el área del desayuno. Con la herramienta de Reparaciones, las órdenes se envían directamente a los técnicos responsables y así el equipo logra realizar la mitad de las órdenes de reparación en menos de un día.
La información importante, como por ejemplo la instalación de antenas WiFi o el uso de las salas de conferencias, se envía a los departamentos pertinentes con la herramienta Novedades. De esta manera, los empleados responsables siempre están bien informados.
Con el fin de mejorar constantemente su propio servicio, el Sercotel Hotel Pintor El Greco utiliza la herramienta Ideas. Hasta ahora ésta contiene 70 entradas, es decir, diez por mes. De esta manera, los empleados aportan sus propias ideas, como por ejemplo, si tienen una sugerencia relacionada con una mejora en la oferta del desayuno, con medidas de creación de equipos o con otros procedimientos del negocio hotelero.
